Il Planning Game per superare i rischi di stima dell’effort e dei costi di un progetto

Stimare l’effort ed i costi di un progetto è, per alcuni project manager, uno degli aspetti più difficili della gestione del progetto stesso.

Per preparare un piano di progetto accurato e completo, sarà necessario, infatti, stimare molte cose. Quanto tempo ci vorrà per fare il lavoro, quanto costa il lavoro, quanti soldi il progetto permetterà di risparmiare o di guadagnare, l’entità del rischio e una moltitudine di altri aspetti.

Con stima si intende determinare approssimativamente la dimensione, l’estensione, il valore, il costo o la natura di qualcosa.

Come diranno molti project manager, la parola chiave in questa definizione è “approssimativamente”.

L’essenza del project management è così, anche con una significativa esperienza precedente, l’incertezza inerente a qualsiasi progetto. Questa semplicemente non consente una precisione assoluta nelle stime.

Approcci di stima per l’effort ed i costi di progetto

Inutile tornare a parlare delle differenze tra effort e durata delle quali abbiamo parlato approfonditamente in questo articolo Restiamo sul concetto che la stima è essenzialmente un’ipotesi, e vediamo cosa è possibile fare per renderla la migliore ipotesi possibile.

Ecco cinque metodi per ottenere stime il più realistiche possibili:

• Chiedere alla persona responsabile dell’esecuzione del lavoro di preparare il preventivo.
• Chiedere ad un esperto in materia o una persona con esperienza in quella determinata area di fornire la sua opinione.
• Utilizzare i dati storici – magari provenienti da progetti passati simili – e apportare le modifiche appropriate (lezioni apprese).
• Utilizzare come guida prove, studi sul campo o altre esperienze simulate.

Tutti questi approcci sono sicuramente validi e, a seconda dell’occasione, alcuni funzioneranno meglio di altri.

L’approccio migliore dipenderà da fattori quali la disponibilità di dati storici, le capacità di stima degli esecutori delle attività o degli esperti in materia e la quantità di tempo disponibile per preparare una stima.

Le stime dovrebbero riflettere ciò che il project manager ritenga sia il risultato più probabile e quindi non deve aver paura di applicare il suo giudizio sull’input che riceve, purché abbia una ragione per farlo.

Stimare le insidie

Stimare è sicuramente un processo difficile e ci sono molti fattori che possono minare l’accuratezza o la validità delle stime di effort o di costo di un progetto.

Tra le insidie più comuni ci sono le seguenti:

• Ambito di lavoro mal definito: ciò può accadere quando il lavoro non è suddiviso sufficientemente o i singoli elementi di lavoro sono interpretati male.
• Omissioni: in poche parole, ci si è dimenticati qualcosa.
• Ottimismo eccessivo: in questo caso, uno scenario di successo viene utilizzato come base per la stima ed il worst case non viene neanche considerato.
• Padding – imbottitura: questo accade quando lo stimatore include un fattore di sicurezza nella stima, una sorta di cuscino che assicuri che la stima venga soddisfatta o non superata.
• Mancata valutazione del rischio e dell’incertezza.
• Stime frettolose: se le stime sono fatte frettolosamente per rispettare una deadline troppo ravvicinata, quasi probabilmente non saranno realistiche.
• L’esecutore e lo stimatore hanno due diversi livelli di abilità: le persone lavorano a diversi livelli di efficienza e a volte incidendo in modo significativo sui tempi e sui costi di un’attività. Per questo è necessario fare una stima considerando chi andrà realmente a svolgere il lavoro.
• Pressione esterna: a molti project manager vengono assegnati obiettivi specifici – e a volte irrealistici – di effort e costo di progetto. Se un project manager si dovesse trovare in questa situazione, dovrebbe comunicare ciò che ritiene sia ragionevolmente raggiungibile.
• Mancato coinvolgimento degli esecutori delle attività: una stima sviluppata senza coinvolgere chi andrà ad eseguire quell’attività potrebbe essere inaccurata perché basata su concezioni errate. Per questo è importante sempre un confronto diretto fra lo stimatore e l’esecutore.

Il Planning Game: un metodo di stima

Oltre ai tradizionali metodi per stimare effort e costi di un progetto, ne esiste un altro, principalmente utilizzato dai team Agili: il Planning Game.

Il motivo per utilizzare questo metodo è di evitare l’influenza degli altri partecipanti.

Il Planning Game dovrebbe costringere le persone a pensare in modo indipendente e proporre i loro numeri di stima contemporaneamente, senza suggerimenti ed influenze da parte di altri partecipanti.

Vediamo in che modo normalmente si svolge un planning game. Ogni partecipante ha a disposizione una serie di carte che riportano un valore di stima (i valori possono essere quelli, anche approssimativi, della successione di Fibonacci).

Verranno quindi prese in considerazione le singole attività da svolgere. Ogni membro del team esamina tutti i fattori della attività di progetto e seleziona una carta che piazzerà a faccia in giù sul tavolo. Una volta che tutti i partecipanti hanno fatto la loro mossa, si girano le carte.

Non è possibile selezionare due carte per la stessa attività.

A questo punto, i partecipanti esamineranno le valutazioni fatte e si discuterà insieme sulle motivazioni delle scelte.

Ogni partecipante, in questo modo, penserà autonomamente e quanto sforzo il team spenderà per completare completamente l’attività in oggetto.

Fatta la discussione si ripeterà la valutazione fino a che tutti i partecipanti attribuiranno lo stesso valore all’attività. A quel punto, si scriverà tale valore sull’attività in questione e si ripeterà il processo per l’attività di progetto successiva, e così via fino al termine.

Per ogni attività saranno importanti soprattutto i valori più alti e quelli più bassi attribuiti. Non è detto infatti che chi ha dato tali valutazioni sia in torto, è possibile, invece, che questi membri del team possano avere informazioni o conoscenze preziose per una stima più realistica.

In questo modo, al termine del Planning Game, si avrà una stima condivisa di ogni singola attività di progetto. In questo modo nessun membro del team e nessuna parte interessata esterna potrà incolpare nessuno per stime errate.

Il Planning Game è a volte anche chiamato Planning Poker o Scrum Poker, e deriva dal Metodo Delphi, una tecnica decisionale di gruppo, in cui i partecipanti danno la loro stima a un facilitatore incaricato di fornire un riepilogo anonimo delle valutazioni degli esperti insieme alla relativa spiegazione.

Il Planning Game per superare i rischi di stima dell’effort: conclusioni

In conclusione, la tecnica di stima più appropriata dell’effort e dei costi per ogni singolo progetto dipende dall’esperienza del project manager, dalla sua preferenza e dai parametri disponibili in ogni situazione.

Inoltre, ora esistono software di project management che utilizzano le statistiche per aiutare i project manager a calcolare la contingenza per far fronte a rischi, incertezze e incognite in modo relativamente indolore.

Sebbene ci siano alcune lievi differenze, il concetto di base è lo stesso in tutti gli strumenti: fornire una serie di possibili risultati per i singoli elementi di lavoro di ogni progetto. Hai già provato gratuitamente le statistiche di TwProject? Se non lo hai ancora fatto approfitta ora della prova gratuita di 15 giorni.