Vediamo cos’è una roadmap di progetto per sommi capi prima di addentrarci nella spiegazione dettagliata.
Una roadmap, anche chiamata tabella di marcia di progetto, è uno strumento strategico di pianificazione aziendale spesso utilizzato per delineare la visione futura di un sistema, servizio o prodotto.
INDICE DEI CONTENUTI
Questa mostrerà quali cambiamenti e sviluppi sono necessari per arrivarci e visualizzerà gli output che si prevedono di consegnare in un periodo di tempo specifico.
Una roadmap di progetto viene spesso utilizzata in un’organizzazione che segue la metodologia Agile e aiuterà le parti interessate a visualizzare dove e quando è probabile che si verifichino cambiamenti pianificati.
Perché una roadmap è importante?
Se ti stai chiedendo perché mai una roadmap di progetto debba essere così importante, proveremo a spiegarlo con una similitudine a nostro avviso molto calzante.
Immaginiamo di lavorare su un puzzle: si sa che in qualche modo i pezzi fanno tutti parte di un insieme, ma non si è sicuri su cosa bisogna concentrarsi inizialmente. Tutti i pezzi sembrano un po’ casuali all’inizio e quindi lentamente, ma con sicurezza, si inizia a mettere in atto una strategia. Un piano di attacco per risolvere il puzzle.
Alcuni potrebbero iniziare mettendo tutti i singoli pezzi del bordo al loro posto, altri potrebbero iniziare dal centro. Quindi nel tempo, man mano che si hanno sempre più pezzi al loro posto, si inizia a vedere l’immagine completa che questi costituiscono.
Ora immaginiamo di lavorare sul puzzle con altre persone: come ci si può assicurare di essere tutti allineati e di lavorare per lo stesso obiettivo?
Questo è essenzialmente il perché una roadmap di progetto è importante.
Spacchettizzare il puzzle in aree più piccole su cui focalizzarsi consente facilitare e velocizzare il processo, creando una base solida per tenere traccia dei progressi mentre si procede.
La roadmap è in sostanza la strategia di azione. Impostando una strategia, si dovrebbe essere in grado di raggiungere il risultato finale più rapidamente rispetto ad una risoluzione casuale o non pianificata.
Come si crea una roadmap di progetto?
Pianificare una roadmap è un processo continuo e bisogna prendersi il tempo per definirla e aggiornarla. La roadmap evolve continuamente così come evolve l’aspetto della visione futura del progetto. È grazie a questa evoluzione che si dovrebbe ridurre al minimo quei momenti del “perché non lo sapevo” che tanti danni potrebbero fare al risultato finale.
Ci sono una serie di passaggi che è possibile seguire per definire una roadmap di progetto, vediamo quali sono.
Identificare le parti interessate
Se si parte da zero, identificare i principali utenti finali e le parti interessate, definendo tutti gli stakeholder, è fondamentale. Sapendo a chi rivolgersi, è possibile ricercare ciò che è importante per l’attività di progetto.
Stabilire le priorità aziendali
Alcune priorità saranno così importanti e critiche per l’organizzazione che le tempistiche di queste saranno già fissate. Per tutto il resto, è possibile essere creativi.
Un’idea è quella di riunire le parti interessate ed in questa sessione incoraggiare le persone ad essere aperte e trasparenti, mantenendo tutti concentrati su ciò che è meglio per l’organizzazione in generale e non sui singoli dipartimenti o team.
Lo scopo è quello di ottenere un coordinamento generale su cosa considerare prioritario in base ad un ordine decrescente. Coinvolgendo le parti interessate nella definizione della roadmap di progetto, è possibile consentire loro di inserirsi attivamente nella visione futura.
Visualizzare la roadmap di progetto
Le roadmap possono essere rappresentate in dimensioni e formati diversi, coprendo i temi, le priorità e gli obiettivi che si intendono realizzare.
Come accennato in precedenza, questi piani sono sempre soggetti a modifiche, ma lo scopo è quello di renderli abbastanza semplici da regolare e modificare nel tempo.
L’importante è riuscire sempre ad avere una buona visualizzazione dell’insieme e per ottenere questo anche la fantasia del capo progetto ha una buona dose di importanza. Un procedimento che potrebbe, ad esempio, tornare utile per la visualizzazione di una roadmap di progetto, è la possibilità di raggruppare gli elementi relativi ad un tema in una colonna e far scorrere la scala temporale nella parte superiore. I singoli risultati o mini-progetti diventeranno così le celle intermedie, e la visualizzazione del “to do” sarebbe semplice.
Se si utilizza un software come Twproject, è ancora più semplice mostrare queste visualizzazioni grafiche. Un esempio su tutti è la nuova vista del Gantt in Twproject, che permette di affiancare le liste dei ToDo alle varie fasi di progetto. Questa funzionalità è molto utile durante i meeting di progetto, per delineare ancora meglio la roadmap e condividerla con tuto il team.
Comunicazione
Dopo aver costruito una roadmap di progetto e averla condivisa, è possibile analizzare la stessa con le principali parti interessate per ottenere l’approvazione finale.
Si potranno, in questo modo, apportare ulteriori modifiche anche in base ai suggerimenti ricevuti. Assicurarsi inoltre che tutti abbiano aderito al processo e alla visione, significherà che da quel momento in poi ci si potrà concentrare e focalizzare gli sforzi solamente sulla consegna.
Ricordarsi di rinnovare la roadmap regolarmente o, comunque, di confrontare il project planning con l’andamento del progetto su base regolare rimane comunque un’operazione assolutamente necessaria da fare.
Roadmap di progetto: conclusioni
Per concludere, ecco un processo schematico che può essere utilizzato per tracciare una roadmap di progetto efficiente:
- Impostare la sequenza temporale
a. Quanto lontano si vuole arrivare con la roadmap (1 mese, 6 mesi, 1 anno, ecc.)?
b. Assicurarsi che questo sia un periodo di tempo rilevante, ovvero non andare troppo lontano nel futuro. - Stabilire i flussi di lavoro
a. Dove sono le aree di attenzione alle risorse o al budget? Sapere questo aiuta a comunicare alle parti interessate dove si concentra l’attività. - Elaborare le attività di alto livello all’interno di ciascun flusso di lavoro
a. Mantenere basso il livello di dettaglio. Per esempio: se l’intera sequenza temporale dura 12 mesi, non includere attività di durata inferiore a 1 mese
b. Mantenere un’immagine realistica, ovvero non sovraccaricare nessuno dei flussi di lavoro. - Se sono presenti aree ad alto rischio, aggiungere etichette, come ad esempio:
a. Problemi di risorse / vincoli / rischi
b. Questioni finanziarie / vincoli / rischi - Inserire le tappe chiave o milestone
a. In una sequenza temporale nella parte superiore della tabella di marcia, aggiungere indicatori per le date importanti
b. Mantenere realistiche queste date
c. Lasciare della contingenza
d. Se una data o milestone è indicativa, è necessario indicarlo - Evidenziare chiaramente lo stato del documento
a. Se è “bozza”, è necessario etichettarlo chiaramente nella parte superiore del documento
b. Dare un numero di versione
Questo, ovviamente, è solo uno dei possibili esempi da seguire per elaborare una roadmap di progetto.
Il processo può variare a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, a seconda delle priorità e persino a seconda delle responsabilità all’interno dell’azienda.
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