Documenti di progetto : best practices per gestirli al meglio

Una documentazione di progetto chiara e dettagliata è fondamentale per il successo dello stesso.

Ogni buon project manager lo sa bene!

È, infatti, necessario essere costantemente aggiornati per rimanere in linea con il progetto.

La redazione della documentazione di progetto può essere però un compito difficile e poco amato.

Per alcune organizzazioni e progetti esistono addirittura dei requisiti legali a cui attenersi per la redazione e conservazione dei documenti.

Sono requisiti che, se disattesi, possono mettere a repentaglio non solo il singolo progetto, ma l’azienda in generale.

Tutto chiaro quindi, la documentazione è importante e la sua corretta redazione e conservazione è fondamentale.

Quindi qual’è il problema? Il problema è in realtà molto semplice: la maggior parte delle persone odia redigere una documentazione.

È un processo che richiede tempo!

È considerato noioso e spesso viene sottovalutato o ignorato non solo dai collaboratori che devono occuparsene, ma anche dalle persone stesse che lo hanno richiesto.

Ogni progetto è unico e, pertanto, richiede una documentazione unica che aiuti a guidare il progetto ad una conclusione positiva.

Diventa fondamentale quindi, per ogni progetto, individuare quali sono i documenti critici ed importanti.

Di seguito forniamo una semplice classificazione di progetto che potrebbe aiutare ad individuare la relativa documentazione importante:

• Piccoli progetti: questi progetti hanno una durata che va da uno a quattro mesi. L’enfasi è sulla velocità e il completamento del progetto il più rapidamente possibile. Esempi di tali progetti sono la creazione di un sito Web o semplicemente un aggiornamento dei sistemi esistenti.
• Progetti di medie dimensioni: questi progetti richiedono fino a 12 mesi per essere completati e sono la norma per la maggior parte delle aziende. Non sono così veloci e di solito coinvolgono fornitori esterni. Il livello di rischio e controllo dei cambiamenti aumenta rispetto ai piccoli progetti.
• Progetti super dimensionali: questi sono i progetti più grandi e complessi. Potrebbero essere necessari addirittura anni per completarli. Un esempio di tale progetto è la costruzione di un edificio.

Determinazione delle esigenze di documentazione di progetto

La domanda fondamentale da porsi per ogni progetto è: qual è la documentazione di progetto minima di cui si ha bisogno?

La documentazione scritta richiede infatti tempo e denaro.

Pertanto, la dimensione del progetto ha una certa influenza sul numero dei documenti necessari.

Inoltre, lo sviluppo della documentazione progettuale diventa ancora più cruciale quando si lavora con la pubblica amministrazione e le istituzioni pubbliche.

È, ad esempio, il caso del settore medico, farmaceutico o della difesa.

Un’indagine australiana del CSIRO (The Commonwealth Scientific and Industrial Research Organisation), che ha preso in considerazione circa 350 aziende, ha rilevato che una documentazione non completa ha causato una riduzione dell’efficienza del progetto.

Nei casi in cui esisteva pochissima documentazione, i progetti avevano un superamento medio dell’11% che, superfluo dirlo, è una percentuale bassissima.

Per i piccoli progetti, l’enfasi è quindi sui requisiti minimi e su una minima documentazione.

I progetti di dimensioni medie richiedono gradualmente più documentazione, mentre i progetti di grandi dimensioni richiedono il massimo dell’impegno documentale perché necessitano di un elevato livello di comunicazione e coordinamento.

Creare la documentazione giusta

A volte i project manager non vogliono creare nuovi documenti per ogni loro progetto.

Come alternativa, possono utilizzare una vasta gamma di modelli di progetto collaudati.

Ciò permette al project manager di avere più tempo per concentrarsi sul progetto reale, piuttosto che sprecare tempo per lo sviluppo di nuovi documenti da zero.

Sia che il project manager gestisca l’intero ciclo di vita di un progetto o semplicemente una fase, dovrà comunque avere a che fare con dettagli e informazioni provenienti da varie fonti.

Si pensi agli imput provenienti da clienti, utenti e venditori, e ad un certo punto dovrà anche scrivere qualcosa.

Nello specifico, la documentazione del progetto si concentra per:

• Definire lo scopo e l’ambito del progetto;
• Identificare risultati ed i punti chiave;
• Documentare i parametri tecnici e le tecnologie da utilizzare;
• Affrontare il modo in cui le derivable saranno costruite o distribuite;
• Valutare elementi come la qualità, l’ambito, le risorse, i rischi, la formazione e i costi;
• Documentare qualsiasi back-out o imprevisto che potrebbe verificarsi;
• Comunicare i progressi e aggiornare gli stakeholder di progetto.

Ancora una volta si può comprendere quanto nna corretta documentazione sia fondamentale per il successo di un progetto.

Che si tratti di semplici documenti cartacei o documentazione trasmessa in formato elettronico, è necessario pianificare e sviluppare la documentazione del progetto prima di avviare il progetto stesso.

I project manager devono quindi anticipare il tempo necessario richiesto per sviluppare tali documenti all’interno della pianificazione di progetto e aggiornare quest’ultima ogni volta che si verifica un cambiamento.

Cosa bisogna documentare

Indipendentemente dalla struttura dell’organizzazione, la capacità di registrare e documentare tutti gli aspetti di un progetto è vitale per essere un project manager di successo.

Report, grafici, documenti, richieste di modifica e aggiornamenti di stato devono inoltre essere conservati per tutto il ciclo di vita di un progetto e, molto spesso, anche oltre.

Importante è considerare quanto segue per determinare cosa vale la pena documentare:

• Documentazione sul cliente: in merito a questo argomento è sufficiente un semplice esempio. Immaginiamo che un cliente interroghi improvvisamente il project manager su una decisione presa un paio di mesi fa. Il cliente afferma di aver scelto chiaramente una direzione, ma l’azienda ha deciso di seguirne un’altra. Una documentazione chiara sulle riunioni con i clienti, con la specifica di date, orari e partecipanti, aiuterà tutti a ricordare la decisione presa e a chiarire ogni malinteso.
• Documenti legali: Per alcuni progetti esistono requisiti legali che richiedono la redazione di determinati documenti. Per i progetti pubblici ad esempio, potrebbero essere necessari processi di supervisione e revisione che analizzano un progetto dopo il suo completamento. I requisiti legali di un progetto devono essere chiari già all’inizio del progetto stesso.
• Documentazione sui processi: i processi importanti all’interno di un progetto devono essere documentati. Questa documentazione potrà tornare utile anche come risorsa per eventuali progetti similari futuri. In caso di dubbio, l’approccio migliore è sempre documentare.
• Documentazione sulle modifiche di progetto: gli aggiornamenti di un progetto sono essenziali per documentare quando gli obiettivi, o l’esecuzione del progetto, si modificano a causa di fattori interni o cause esterne. Gli stakeholder inoltre devono essere informati di queste modifiche e ricevere la relativa documentazione.

Best practice di documentazione

Quali sono le migliori strategie da usare per mantenere una documentazione efficace, efficiente e tempestiva? Ecco le best practice:

• Prendersi il tempo: molte persone pensano che il calendario serva solamente per fissare riunioni e meeting. Non è solo così! Il calendario può essere utilizzato per programmare blocchi di tempo da dedicare alla riflessione e alla redazione di un documento essenziale per il progetto. Bisogna prendere del tempo per scrivere un documento ufficiale. Questo non può avvenire quando si continua a rispondere al telefono, a scrivere e-mail e a parlare con i collaboratori. Allo stesso modo, si possono pianificare blocchi di 10-15 minuti ogni settimana per rivedere e aggiornare la documentazione.
• Inserire i giusti dettagli: a seconda del target della documentazione, questa dovrà contenere più o meno dettagli e, a seconda del ruolo del pubblico target, i dettagli dovranno essere di un certo tipo o di un altro. Ad esempio, un ingegnere avrà bisogno dei dettagli tecnici di progetto, mentre un responsabile marketing sarà concentrato su altri fattori. Il project manager deve decidere il giusto livello di dettaglio all’interno della documentazione.
• Smart Storage: la documentazione deve essere facile da individuare e facilmente accessibile. Questo include anche l’utilizzo di parole chiave chiare e facilmente individuabili.
• Condividere: la documentazione deve essere condivisa e non deve rimanere salvata singolarmente sul pc del project manager. Condividere la documentazione, con i collaboratori giusti, permette inoltre di ricevere feedback costruttivi qualora siano necessarie delle modifiche.
• Aggiornamento della documentazione: mano a mano che il progetto progredisce, è necessario assicurarsi che la documentazione di progetto sia correttamente aggiornata. Inutile infatti perdere tempo nella redazione di documenti iniziali e poi rinchiuderli nel dimenticatoio.

Per concludere, la documentazione è sicuramente un argomento ostico per molti project manager, ma rappresenta uno strumento fondamentale che in certi casi può addirittura semplificare l’esecuzione del progetto.

E’ importante quindi dare il giusto valore alla documentazione di progetto.

Per questo in TWproject abbiamo reso la vita semplice!

La gestione dei documenti è di per sé un argomento così ampio da avere dozzine di applicazioni specifiche (chiamate DMS).

In Twproject non vogliamo competere con questi strumenti specifici.

Siamo, infatti, consapevoli che ogni azienda ha il proprio sistema di archiviazione documenti ormai collaudato e strutturato.

Per questo abbiamo scelto di mantenere la gestione dei documenti all’essenziale.

Al contempo abbiamo pensato di integrare questo aspetto con qualche potente e semplice tecnica.

Abbiamo realizzato quindi in Twproject un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto.

I tuoi documenti saranno sempre a un click di distanza dai tuoi progetti (e dalle risorse, e anche dalle issue).

Potrai collegare e accedere ai tuoi documenti in tre modalità:

1. Caricando un documento direttamente su TWproject;
2. Creando un collegamento ad un archivio di file;
3. Aggiungendo un collegamento, se già hai un repository dei documenti.

Così avrai accesso ai tuoi documenti direttamente da Twproject: un unico luogo da dove gestire tutto e mettere tutto a disposizione del team.

Non male, vero?

Il tutto lavorando anche da remoto o accedendo da mobile.

Insomma abbiamo cercato di soddisfare tutte le esigenze del PM per supportare concretamente la necessità di gestione dei documenti di progetto.

E tu che rapporto hai con la documentazione di progetto?

Rappresenta per te un compito difficile o fai parte dei project manager che non hanno difficoltà ad affrontarlo?

Dacci la tua opinione, ma soprattutto raccontaci quali sono le necessità in merito.

Ci piacerebbe sapere cos’altro possiamo implementare nel software per migliorare il tuo lavoro.