5 suggerimenti per gestire un progetto a distanza

L’home working è una modalità di lavoro che negli ultimi anni ha riscosso sempre più successo. Nel periodo storico in cui ci troviamo,  l’home working rimane praticamente l’unica scelta che la maggior parte delle aziende sono costrette a prendere se non vogliono chiudere.

I project manager si trovano quindi a gestire l’unico canale di comunicazione che hanno: il canale di comunicazione virtuale che, se gestito correttamente, può essere efficace tanto come quello reale.

Finché si riesce a guidare, delegare compiti, condurre riunioni e supervisionare le persone ovunque si trovino, la gestione a distanza di un progetto può raggiungere comunque il successo.

Cos’è il virtual project management e come funziona?

La gestione virtuale dei progetti si basa sul lavoro di un team di progetto che attua da posizioni differenti e che, nella maggior parte dei casi, non si incontra mai personalmente.

Molte responsabilità e il ciclo di vita del progetto sono gli stessi che si trovano nel project management “tradizionale”, mentre altri fattori sono completamente diversi.

Non esiste una soluzione unica per essere un project manager virtuale di successo. Tutto dipenderà dalle strategie e dagli obiettivi che un’organizzazione persegue e dalla politica aziendale.

La differenza più grande che si trova nel virtual project management rispetto al classico, è sicuramente il canale di comunicazione.

Un buon PM virtuale deve essere empatico e in grado di cogliere sentimenti di caos o confusione generale all’interno di una squadra anche a distanza.

Mai come in questo caso inoltre, si dovrà investire in un software di gestione di progetti (link alla Home) per aiutare il project manager a rimanere aggiornato in tempo reale sullo stato di avanzamento delle attività.

I 5 suggerimenti per gestire un progetto a distanza con successo

Quello che vogliamo fare con questo articolo è fornire, ai Project Manager che hanno necessità di impegnarsi in progetti gestiti a distanza, alcuni suggerimenti che possano guidarli.

Cominciamo dal primo:

1. Avere un sistema

La natura stessa di un team virtuale lo rende più difficile da gestire a lungo termine rispetto ad un team “tradizionale”.

Le difficoltà di comunicazione o pianificazione possono causare la perdita di informazioni importanti nel processo.

Ancora più importante: può essere difficile sapere chi sta lavorando su cosa in qualsiasi momento o quando i diversi membri del team sono disponibili.

Troppa ambiguità in un team virtuale può portare a problemi importanti in un progetto.

Se un project manager virtuale non dispone di un sistema ben definito per monitorare progressi, flusso di lavoro e aspettative, il team farà fatica ad essere efficiente.

I leader di successo sono quindi proattivi e organizzati, il che consente loro di assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina e che lavorino verso obiettivi chiaramente definiti.

2. Usare gli strumenti di comunicazione nella maniera giusta

Come già detto, la comunicazione è fondamentale nel caso di team virtuali.

Fortunatamente, esistono molte tecnologie e strumenti che rendono molto più facile condividere informazioni e lavorare in collaborazione con gli altri.

Per la maggior parte dei team virtuali più efficienti, l’e-mail è diventata praticamente obsoleta.

Strumenti di collaborazione come piattaforme di videoconferenza, programmi di messaggistica istantanea, software di gestione dei progetti e cloud di archiviazione e condivisione di documenti consentono ai team di accedere alle informazioni e ai materiali di cui hanno bisogno in qualsiasi momento.

Questi strumenti inoltre, aiutano i dipendenti a chiarire situazioni dubbiose e fornire supporto in modo più efficace.

È fondamentale quindi che il project manager sia chiaro su quali strumenti sono disponibili e per che cosa devono essere utilizzati.

3. Costruire e mantenere la fiducia

Anche se un team virtuale dispone dei migliori processi e strumenti, non riuscirà comunque a fornire risultati positivi se i membri non si fidano l’uno dell’altro o – ancora peggio – non si fidano del proprio project manager.

Una mancanza di fiducia può manifestarsi in vari modi, ma nella maggior parte dei casi, il problema alla radice è la mancanza di relazioni forti e genuine all’interno del team.

Per lavorare insieme in modo produttivo, le persone devono capirsi e fidarsi l’una dell’altra.

I project manager virtuali devono quindi ricordare che queste relazioni sono importanti e, per mantenerle e coltivarle, promuovere regolarmente esercizi di team building.

4. Ottenere il massimo dalle riunioni virtuali

Le riunioni virtuali sono uno dei modi più efficaci per i team remoti di condividere informazioni, valutare i progressi e stabilire le priorità.

Inoltre, sono anche una buona opportunità per mantenere i rapporti e diventare più famigliari e a proprio agio l’uno con l’altro.

Un incontro virtuale non dovrebbe mai essere qualcosa di scontato e di improvvisato, ma deve essere programmato con molta attenzione.

Le riunioni dovrebbero essere abbastanza regolari da permettere alle persone di sapere cosa aspettarsi da loro, ma non così assidue da interferire con il lavoro quotidiano.

Le informazioni verranno condivise nel verbale che potrà anche essere condiviso nei documenti del software di project management

5. Enfatizzare la responsabilità

Una delle attività più importanti per un project manager virtuale è assicurarsi che ogni membro si ritenga responsabile del proprio lavoro.

Poiché i membri del team sono spesso fortemente dipendenti l’uno dall’altro, avere alcune persone che non seguono i propri impegni può rendere difficile per il resto della squadra seguire i propri.

I leader virtuali non devono solo dare l’esempio quando si tratta di modellare la responsabilità, ma devono anche stabilire cosa ci si aspetta da tutti e come le responsabilità sono distribuite.

E ancora, la comunicazione è fondamentale, poiché è impossibile ritenere qualcuno responsabile per un risultato quando non è stato compreso appieno ciò che ci si aspetta da lui.

Comunicando anticipatamente le aspettative e verificando con le persone lungo la strada, i project manager virtuali possono stabilire solide basi per rendere responsabile l’intero team.

 

Ci troviamo ora in un momento in cui è necessario per le persone essere in grado di gestire questi ambienti di lavoro virtuali.

Un buon project manager virtuale può fare la differenza tra un team remoto efficace e uno che non riesce a raggiungere gli obiettivi in ​​modo coerente.

Un buon project manager virtuale è in grado di comprendere che un team remoto ha esigenze e caratteristiche molto diverse da quelle di uno tradizionale.

Ciò consentirà quindi di implementare le soluzioni e le pratiche che rendono più facile per tutti eccellere nel proprio ruolo lavorando a distanza.