Establecer un estándar para las revisiones de proyecto y definir cuándo realizarlas puede mejorar la eficiencia y ayudar a mantener el proyecto en tiempo y dentro del presupuesto.
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Las razones más comunes por las que no se realizan revisiones de diseño son las siguientes:
- Miedo a enfrentar el fracaso y sus causas. Si el fracaso se considera algo que debe negarse y ocultarse, en lugar de una oportunidad de crecimiento, es claro cómo se evitan las revisiones en la medida de lo posible.
- Culpa. Si la cultura depende de la culpa y el castigo para motivar el comportamiento, habrá resistencia y actitud defensiva hacia las revisiones, especialmente las negativas. Culpar promoverá el miedo.
- Experiencia negativa, como cuando revisiones anteriores fueron inútiles o no se siguieron para implementar cambios basados en lecciones aprendidas.
- Falta de facilitadores calificados. Se necesitan facilitadores calificados para hacer que las revisiones sean efectivas, abordando la tendencia de los gerentes de proyecto e implementadores a ser orientados a la acción en lugar de introspectivos y reflexivos. Un facilitador permitirá a los participantes confrontar situaciones negativas sin caer directamente en una actitud defensiva.
- Falta de tiempo. Las partes interesadas ya han pasado al siguiente proyecto o regresan a sus actividades operativas. La revisión no se considera una actividad prioritaria y valiosa, por lo que se deja pendiente. Si no hay una cultura de mejora continua, no hay suficiente motivación para sostener el esfuerzo de una revisión.
- Falta de un proceso documentado de gestión de proyectos. La ausencia de directrices y plantillas resulta en esfuerzos innecesarios y en la falta de información útil obtenida durante el proyecto.
Sin embargo, ahora se acepta ampliamente que las revisiones son clave para mejorar el rendimiento futuro aprendiendo del rendimiento pasado.
Aquí tienes consejos prácticos para revisiones de diseño exitosas.
Tipos de revisiones de diseño
Se pueden realizar cuatro tipos de revisiones durante un proyecto.
Primera Revisión de Proyecto: La primera revisión de proyecto determinará si el proyecto cumple con los requisitos definidos como necesarios.
Revisión de Completitud: La revisión de completitud determinará si el proyecto ha cumplido con todos los requisitos, aprobaciones y entregables definidos por el alcance del proyecto y si el proceso de gestión ha cumplido con todos los estándares requeridos.
Revisiones Especiales: Las revisiones especiales determinarán si el proyecto cumple con todos los requisitos, aprobaciones y entregables definidos por el alcance del proyecto en el momento en que se realiza la revisión especial. También determinará que todos los procesos de gestión de proyectos estén en su lugar y cumplan con todos los estándares requeridos. Finalmente, la revisión especial puede centrarse en un subconjunto de actividades, condiciones o productos de trabajo destacados como «en riesgo».
Revisión Solicitada por Parte Interesada: Una parte interesada del proyecto puede solicitar una revisión «ad hoc» o «especial». Las razones para este tipo de revisión pueden incluir, por ejemplo: un cambio en la gerencia, un problema significativo que pueda afectar la capacidad del proyecto para entregar la solución solicitada, un proyecto clasificado como «no conforme» que requiera un hallazgo específico. El formato de esta revisión es similar a la revisión estándar de proyecto.
Descripción del proceso de revisión
Como se vio anteriormente, existen diferentes tipos de revisiones. Tiende a ser un proceso similar en todos los casos y puede variar ligeramente.
Introducción de la revisión de diseño
El equipo de revisión inicia el proceso de revisión programándola con el gerente de proyecto.
Es esencial programar la revisión de manera que no sea disruptiva para el propio proyecto.
Esto no siempre es posible; sin embargo, se debe considerar la interrupción causada por una revisión.
Etapa de inicio de la revisión de diseño
El equipo de revisión de proyecto compila un paquete de entrada que contiene materiales para ayudar al gerente de proyecto a comprender el proceso de revisión y lo que necesita poner a disposición para la revisión del proyecto.
Se programarán reuniones posteriores con el gerente de proyecto y los miembros designados del equipo de proyecto.
El paquete de entrada típicamente contendrá documentación del proceso, una lista de verificación y preguntas de muestra.
Fase de investigación de la revisión de proyecto
La fase de investigación se divide en dos actividades: revisión de documentación y entrevista.
Durante la revisión de documentación, se recuperan documentos para su análisis a fin de asegurar que los entregables del proyecto requeridos estén en la ubicación designada.
Durante la segunda actividad, el equipo de revisión realizará entrevistas exploratorias informales con el gerente de proyecto y el equipo de proyecto, o algunos miembros, y cualquier otra parte interesada.
Los resultados y la documentación se analizarán y compararán luego con la metodología del proyecto aprobada.
Esta fase puede tomar de uno a dos días hábiles, dependiendo del tamaño, alcance y complejidad del proyecto.
Etapa del informe final de revisión de proyecto
Se proporcionará un informe de revisión de proyecto al gerente de proyecto al final.
Este documento tiene como objetivo asegurar que no haya problemas de comunicación sobre los resultados entre el gerente de proyecto y el equipo de revisión.
Si hay una diferencia de opinión, el gerente de proyecto y el equipo de revisión pueden organizar reuniones adicionales.
Al completarse, el equipo de revisión formalizará la información recopilada durante todo el proceso de revisión, junto con cualquier recomendación y cambio que el gerente de proyecto esté obligado a implementar.
Basándose en estos resultados, el proyecto será clasificado como rojo, amarillo o verde, y este estado del proyecto indicará si el proyecto cumple con los estándares o no.
Si se determina que el proyecto es rojo, es decir, «en riesgo», se programará una revisión de seguimiento .
Aprender a evaluar proyectos, actuales o pasados, es una de las mejores formas de descubrir qué sectores necesitan mejora y hacer un mejor trabajo en el futuro.
A medida que las organizaciones y sus procesos maduran, las revisiones de rendimiento efectivas como parte de la mejora continua del rendimiento del proyecto se convertirán en un estándar.
