Cómo identificar los entregables del proyecto

En la gestión de proyectos, un entregable es un producto o servicio que se proporciona al cliente. Los entregables del proyecto por lo general tienen una fecha de vencimiento y son tangibles, medibles y específicos.

Se entregan a un cliente externo o interno y cumplen con un milestone o una fecha límite que se crea y produce en el plan del proyecto.

Puede haber uno o más entregables dentro de un solo proyecto.

Saber cuándo un entregable puede definirse como tal

Los entregables son lo que determina el éxito o fracaso de cada proyecto. Es importante, por tanto, saber qué son y todas las formas diferentes que pueden adoptar.

Estos resultados medibles confirman el logro de los objetivos del proyecto. Los resultados también demuestran la conformidad del trabajo del equipo con los requisitos del proyecto.

Sin embargo, en la ejecución de un proyecto, también ocurre que algunos resultados obtenidos tienen poca relación con el proyecto mismo. Por tanto, es necesario contar con parámetros para saber cuándo se puede afirmar que un resultado es un entregable. Un resultado, para ser clasificado como «entregable» dentro de un proyecto, debe:

• estar dentro del alcance del proyecto
• ser aceptado por las partes interesadas, ya sean externas o internas
• ser el resultado de un trabajo deliberado
• tener un papel preciso en la consecución del objetivo del proyecto

El entregable puede ser grande y tangible, como un edificio o una fábrica, pero también puede ser pequeño, como un documento de una página.

Los entregables, por sí solos, rara vez son el objetivo final del proyecto, sino que marcan el camino para alcanzarlo.

Por eso los gerentes de proyectos a menudo se enfocan obsesivamente en su definición, gestión y seguimiento.

Entregables internos versus externos

Una forma común de clasificar los resultados finales es dividirlos en entregables «externos» e «internos». Existe una manera sencilla de definirlos:

• Cualquier trabajo realizado para satisfacer solicitudes del cliente o para competir en el mercado es un entregable externo.
• Cualquier trabajo realizado que no forme parte del negocio con clientes es un entregable interno. En resumen, un entregable interno es cualquier cosa creada como parte de la gestión empresarial. Llevar y supervisar cuentas, crear documentos empresariales, etc., todos estos son ejemplos de entregables internos.

Diferencia entre entregables y hitos

Otra fuente de confusión para algunos gerentes de proyectos, especialmente al comienzo de su carrera, es la diferencia entre entregables y hitos.

Los hitos son puntos de control durante un proyecto y se pueden insertar en cualquier momento. Marcan la finalización de una actividad importante. No tienen fechas límite, sino que simplemente sirven para hacer seguimiento al progreso del proyecto.

Los hitos se crean para descomponer un resultado complejo en sus partes constituyentes.

Además, los hitos no están destinados a los clientes, sino al equipo interno del proyecto.

Entregables del proyecto versus entregables del proceso

También existe otra distinción que hacer en cuanto a los entregables: entregables del proyecto vs entregables del proceso.

Los entregables del proyecto son los grandes objetivos centrados en el cliente de los que hablamos anteriormente.

Los entregables del proceso, en cambio, describen el camino que ayudará a lograr los resultados del proyecto.

Todos los documentos creados durante la gestión del proyecto, como la declaración del alcance del proyecto, el plan del proyecto y la estructura de desglose del trabajo, son documentos que no van dirigidos al cliente final. Sin embargo, son documentos necesarios para las partes interesadas internas y para el equipo con el fin de gestionar mejor el proyecto.

Todos estos documentos son ejemplos de entregables del proceso. Su creación no es el objetivo del proyecto en sí, pero son fundamentales para una conclusión exitosa.

Proceso de definición de los entregables del proyecto

Para definir los entregables del proyecto, es necesario revisar el objetivo del proyecto y hacer las siguientes preguntas:

• ¿Qué está intentando lograr el proyecto?
• ¿Cuál es el propósito, el objetivo o el resultado final que el cliente desea cuando finalice el proyecto?
• ¿Cuáles son las partes constituyentes del objetivo del proyecto?
• ¿Cuál es la forma y función de cada una de estas partes constituyentes?
• ¿Qué tan importante es esta parte para el proyecto en general?
• ¿Cómo será posible crear esta parte?
• ¿Cuál es el costo de producción o adquisición de esta parte?
• ¿Cuánto tiempo tomará producir o adquirir esta parte?

En esencia, el objetivo del proyecto se divide en partes más pequeñas y, al mismo tiempo, se evalúa la viabilidad y prioridad de cada parte constituyente.

Recopilación de requisitos para los entregables del proyecto

La parte probablemente más difícil es definir los requisitos para cada entregable. En particular, los requisitos especifican los criterios que hacen que un entregable sea aceptable o no.

Si los requisitos son incompletos, inevitablemente los clientes requerirán cambios y revisiones, lo cual puede aumentar el alcance y el presupuesto del proyecto, afectando así las ganancias.

Por esta razón, un paso fundamental en la definición de los entregables es la recopilación de los requisitos.

Existen varios métodos que pueden adoptarse para identificar los requisitos.

Sin embargo, independientemente de las tácticas utilizadas, hay algunas preguntas que siempre se deben hacer:

• ¿Quiénes son los principales interesados que necesitan aceptar este entregable?
• ¿Cuáles son las principales prioridades para este entregable?
• ¿Estos requisitos están dentro del alcance y presupuesto del proyecto? Si no es así, ¿cuánto tiempo o presupuesto adicional se necesita?
• ¿Hemos creado entregables similares en el pasado? ¿Cuáles fueron sus necesidades?
• ¿Cuál es el estándar de la industria para estos entregables?
• ¿Quién es el usuario final de este entregable?
• ¿Qué lo hará exitoso para ellos?
• ¿Cuáles son los criterios mínimos de calidad que este entregable debe cumplir para tener éxito? ¿Cómo se medirán?

Además de los requisitos específicos para cada entregable, también habrá algunos requisitos «universales», generalmente dictados por las mejores prácticas seguidas en el sector u organización específica.

Sugerencias para gestionar los resultados del proyecto

Siguiendo estas sencillas sugerencias, es posible simplificar la gestión de los entregables del proyecto:

• Define los entregables antes de comenzar el trabajo. La adición de entregables una vez que ya se inició el trabajo podría provocar un cambio en el alcance y el presupuesto del proyecto.
• Cuanto mejor se comprendan los requisitos de cada entregable, más fácil será para las partes interesadas aceptarlo.
• Descompón el objetivo del proyecto para identificar los puntos clave.
• Involucra a las partes interesadas en la reunión de inicio del proyecto y busca su aporte para definir los entregables finales y sus criterios de aceptación.
• Al recopilar los requisitos, asegúrate de que cumplan con los criterios SMART .
• Separa los entregables en fases distintas para seguirlos mejor.
• Identifica por anticipado las métricas y los datos que se utilizarán para medir la aceptabilidad de cada entregable.
• Identifica la fecha límite para cada entregable.
• Utiliza un software de gestión de proyectos para facilitar el seguimiento del proyecto y la gestión de entregables.
• Mantén una distinción clara entre entregables y hitos, y entre procesos y entregables del proyecto.

Cada gerente de proyecto debe desarrollar su propio proceso para definir y gestionar los entregables de la mejor manera posible. Esto dependerá del estilo de trabajo y de los límites y capacidades del equipo del proyecto.

Una forma de facilitar la gestión de entregables es utilizar siempre un software de gestión de proyectos.

Esto simplificará el seguimiento de los entregables y garantizará que cumplan con los criterios de aceptación.

Twproject ofrece herramientas avanzadas para definir y supervisar los objetivos del proyecto. Por ejemplo, permite dividir el proyecto en fases y subfases, creando una WBS detallada, a la cual se pueden asignar entregables individuales.

Además, permite reorganizar y compartir toda la información relevante mediante un Gantt dinámico e interactivo, con un grado extraordinario de elasticidad para establecer dependencias e integrarse con otros componentes de planificación del proyecto.

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