Aplicación de gestión de proyectos

Una aplicación de gestión de proyectos de calidad hace que la planificación, ejecución y seguimiento del progreso del proyecto sea pan comido.

Al utilizar el software adecuado, puedes crear un registro transparente para que todos sepan quién está haciendo qué y cuándo, y en qué punto del proyecto te encuentras.

Echemos un vistazo a qué es una aplicación de gestión de proyectos y cómo elegir la adecuada en este artículo.

¿Qué es una aplicación de gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos es un software que ayuda a los equipos a planificar, gestionar y optimizar los recursos en toda la organización.

Estas herramientas difieren en sus características, aunque la mayoría tiene algunas cosas en común, incluyendo:

• Seguimiento y asignación de actividades: la mayoría, si no todas, las herramientas de gestión de proyectos cuentan con la opción de asignar y seguir las tareas a lo largo de su ciclo de vida.
• Colaboración: todas las herramientas de gestión de proyectos incluyen funciones de colaboración, como chats y comentarios.
• Compartir documentos: para completar con éxito proyectos y actividades, necesitas poder compartir y trabajar juntos en materiales y recursos.

Cómo elegir una aplicación de gestión de proyectos

Con tantas herramientas en el mercado, encontrar la mejor herramienta de gestión de proyectos puede ser un desafío.

Más a menudo de lo que cabría esperar, los líderes de equipo compran software de gestión de proyectos solo para descubrir después de unos meses que han tomado la decisión equivocada.

Es importante recordar al comparar herramientas que una herramienta eficaz debe cumplir dos requisitos principales.

Primero, debe contar con toda la funcionalidad que necesita un gerente de proyectos; segundo, debe ser algo que todo el equipo esté dispuesto a usar.

Cumplir con ambos requisitos es más fácil decirlo que hacerlo, así que aquí tienes 9 pasos clave para elegir la aplicación de gestión de proyectos adecuada.

Cómo elegir tu aplicación de gestión de proyectos

1. Determina tus necesidades

El primer paso para encontrar una aplicación de gestión de proyectos es determinar tus problemas actuales en la forma en que trabaja tu equipo.

Es fundamental anotar estas debilidades en una lista a la que puedas referirte más tarde. Los problemas potenciales incluyen:

• Falta de comunicación entre departamentos
• Proyectos desorganizados y plazos perdidos
• Incapacidad para entender los comentarios de los clientes
• Carga y flujo de trabajo inconsistentes entre los miembros del equipo
• Demasiadas reuniones que pierden el tiempo

Esta lista debe usarse como punto de partida para definir qué funcionalidad te gustaría tener en una herramienta de gestión de proyectos.

Si una herramienta no proporciona una solución a estos problemas o solo los resuelve parcialmente, deberías pasar a una opción diferente.

2. Encuentra las mejores herramientas de gestión de proyectos

Después de establecer tus necesidades, es hora de ver qué opciones están disponibles.

Aquí hay algunas formas de comenzar:

• Pregunta a tus colegas qué les gustaba usar en el pasado
• Habla con otros gerentes de proyectos en tu industria
• Echa un vistazo a las recomendaciones de sitios web de la industria
• Revisa las reseñas de software

3. Prueba tu herramienta de gestión de proyectos

Después de haber encontrado tu herramienta, es hora de probarla.

La mayoría del software de gestión de proyectos viene con una prueba gratuita, e incluso si no lo hacen, muchas empresas ofrecerán gustosamente una si se solicita.

En este caso, es una buena idea reunir un pequeño grupo para probar la aplicación, asegurándote de elegir personas con diferentes responsabilidades y estilos de trabajo, ya que las opiniones divergentes son clave para prevenir problemas futuros.

4. Obtén comentarios de tu equipo

Después de completar la prueba, es hora de recopilar comentarios contactando a todos los que participaron en el proyecto de prueba y preguntando:

• ¿El software resuelve los problemas determinados originalmente?
• ¿La herramienta de gestión de proyectos haría su flujo de trabajo más eficiente?
• ¿Qué fue lo que más/menos les gustó de la herramienta?
• ¿Qué probabilidad hay de que recomienden esta herramienta?
• ¿Cuánto tiempo tomaría implementarla en toda la empresa?

5. Evalúa el costo de la herramienta de gestión de proyectos

En el costo, no debes considerar solo la suscripción a la aplicación, sino también el tiempo que lleva implementar la herramienta en tu empresa.

Si el resultado es un ahorro a largo plazo, esta es definitivamente una buena solución.

6. Implementa la herramienta de gestión de proyectos

Habiendo encontrado y comprado el software de gestión de proyectos adecuado, necesitas diseñar un plan para implementar la herramienta en toda tu empresa.

La mayoría de las personas son reacias al cambio, por lo que necesitas un programa que haga la implementación lo más fluida posible.

Los elementos clave a considerar son:

• Cronograma: Establece el límite de tiempo en el que deseas implementar la herramienta en tu empresa.
• Capacitación: ¿Qué capacitación necesitan las diferentes personas? ¿Quién la proporcionará? ¿Cómo se proporcionará?
• Integración: ¿Quién se encargará de su creación?

7. Realiza una retrospectiva

Una vez que la herramienta se haya implementado, vale la pena echar un vistazo al proceso.

¿Hubo áreas donde habría sido mejor hacer las cosas de manera diferente? ¿Qué salió mal en el proceso de implementación?

Estas preguntas ayudarán a que los planes de implementación futuros sean más fluidos y menos problemáticos.

También es vital comunicarse regularmente con el equipo del proyecto para averiguar cómo están usando la aplicación de gestión de proyectos, dónde se pueden hacer cambios y cómo implementarla con más éxito a largo plazo.

En general, involucrar y convencer a un equipo de trabajo para usar una nueva aplicación de gestión de proyectos puede ser un desafío, pero una vez que se implementa y está en uso, hará la vida de todos mucho más fácil.

Con una gama de características que incluyen vistas flexibles de proyectos, así como análisis, seguimiento de proyectos y recursos, TWproject es un excelente software de gestión de proyectos que ayudará a empresas de diferentes industrias en la gestión de proyectos.