Microsoft Planner vs Twproject: ¿cuál es la mejor alternativa a Project?

Es oficial: Microsoft Project Online ha anunciado que será descontinuado; dejará de existir para septiembre de 2026. La noticia se reporta en el sitio web de la empresa y deja a los gerentes de proyecto que han dependido de este software de PMO hasta ahora con muchas preguntas.

Surge la pregunta de si cambiar a otras soluciones, intentar instalar Project localmente (aunque no todas las empresas pueden gestionar esto) o considerar Microsoft Planner.

Si te enfrentas a este dilema, estamos aquí para ayudarte. En este artículo, descubriremos si Planner realmente reemplaza a Project Online y lo compararemos con Twproject para ver cuál es la mejor opción para la gestión de proyectos en línea.

Novedades para quienes buscan software de gestión de proyectos basado en la nube

Consideremos un escenario específico en el que una empresa no puede utilizar software de PMO instalado localmente (ni instalado en computadoras personales ni en sus propios servidores).

Las razones para esto pueden variar ampliamente, desde la falta de infraestructura de TI y habilidades de gestión de servidores, hasta la necesidad de escalar rápidamente (como suele ser el caso de las start-ups innovadoras), pasando por la necesidad de colaborar con socios externos y equipos remotos.

En todos estos casos, es mucho más rentable optar por una solución basada en la nube para la gestión de proyectos.

Así que la elección obvia parece ser la nueva versión de Microsoft Planner, que se presenta como el sucesor natural de MS Project Online. Pero ¿es realmente así?

Echemos un vistazo rápido a sus principales características y a las herramientas que ofrece para la gestión de proyectos en línea.

Lo que hace Planner (y lo que no hace)

Veamos los aspectos clave de la gestión de proyectos en línea y cómo son compatibles con Microsoft Planner.

1. Gestión de tareas del proyecto

Planner es una herramienta diseñada para organizar y asignar tareas, mientras se hace seguimiento de los plazos. También permite ver planes de trabajo y ofrece herramientas de colaboración.

En el contexto de la gestión de tareas del proyecto:

• incluye vistas de Kanban y de calendario
• cuenta con una línea de tiempo “ligera”
• se puede integrar con Microsoft 365 y Teams

Lo que no ofrece en términos de gestión de tareas o actividades:

La principal limitación de la gestión de tareas en Planner, en comparación con MS Project, es que no es posible víncular formalmente una tarea con otra. Esto se debe a que, en Planner, no hay distinción entre actividades del proyecto y tareas pendientes (To Do’s). Mientras que estas últimas son microtareas y tareas diarias por realizar, las actividades del proyecto son las fases en las que se divide el trabajo y, por lo tanto, deberían poder ser secuenciales o dependientes entre sí.

El hecho de que las tareas en Planner no se puedan vincular significa que no puedes:

• bloquear automáticamente el inicio de una tarea
• calcular la ruta crítica
• recalcular las fechas automáticamente

Aunque la versión premium incluye una línea de tiempo del proyecto, esta no se puede comparar con un diagrama de Gantt nativo completo, ya que Planner no fue diseñado como una herramienta dedicada a la programación de proyectos.

2. Gestión de costos del proyecto

Desafortunadamente, no hay mucho que decir aquí: Planner es una herramienta operativa, no una herramienta de control financiero para gestionar costos reales o presupuestos de proyecto.

Esto significa que cualquier campo de “costo” para las actividades puede ser campos personalizados agregados manualmente, pero no se agregan automáticamente para proporcionar una gestión integral de costos.

Con Planner, por lo tanto, puedes:

• ingresar montos en la descripción de la actividad
• adjuntar archivos de Excel
• usar soluciones alternativas manuales

Lo que no ofrece para la gestión de costos del proyecto:

Planner, tanto en su versión básica como en sus versiones Business/Premium, no es adecuado para el control de costos del proyecto, ya que no ofrece herramientas integradas para:

• ingresar valores monetarios para costos, presupuestos o estimaciones
• calcular los costos totales o las variaciones respecto al presupuesto automáticamente
• generar informes financieros o análisis de costos

3. Hojas de tiempo del proyecto

Ahora toquemos un punto delicado: Microsoft Planner es un software diseñado para rastrear actividades, no para registrar el tiempo real dedicado a las tareas ni generar hojas de tiempo estructuradas.

De hecho, en Planner puedes ver múltiples proyectos uno al lado del otro usando la vista de “portafolio” para monitorear su estado y progreso, pero no hay un sistema de hojas de tiempo para rastrear las horas trabajadas.

Si necesitas una hoja de tiempo multiproyecto vinculada a las tareas de Planner, las opciones principales son:

1. Integración con herramientas de terceros para el seguimiento de tiempo, incluidas aplicaciones que se vinculan con Planner y te permiten registrar las horas dedicadas a las tareas y generar hojas de tiempo.

2. Usar otro producto de Microsoft con funcionalidad de hojas de tiempo, como Dynamics 365, que, sin embargo, carece de las funciones de gestión de tareas que se encuentran en Planner.

Lo que Planner no puede hacer de forma nativa:

Como hemos visto, no existe una solución ideal para quienes desean gestionar el seguimiento del tiempo de manera integrada. De hecho, al usar Planner, no puedes:

• ingresar las horas trabajadas en tareas y proyectos
• generar hojas de tiempo para el equipo
• tener hojas de tiempo integradas para múltiples proyectos
• gestionar una cartera estructurada, incluyendo tiempos de trabajo y costos

En resumen, Planner no admite de forma nativa hojas de tiempo para múltiples proyectos, por lo que si necesitas vincular las hojas de tiempo a los proyectos, tendrás que usar integraciones o herramientas externas.

4. Informes

En cuanto a las funciones de informes, Planner ofrece un panel principal que muestra:

• el estado de las tareas (desglosado en: no iniciadas, en progreso, completadas, atrasadas)
• el desglose por miembro del equipo (mostrando el número de tareas asignadas a cada persona y su carga de trabajo)
• el desglose por bucket (es decir, todas las tareas categorizadas por fase/proyecto (por ejemplo, “por hacer”, “en progreso”, “pruebas”)

Esta hoja de cálculo se puede exportar a un archivo de Excel y utilizar como base para los informes. Por lo tanto, es una exportación de datos sin procesar, que luego deberá procesarse más para generar un informe adecuado.

Lo que Planner no hace en términos de informes:

Planner no te permite generar informes preformateados en PDF o Excel con un diseño estructurado, ni proporciona gráficos listos para compartir.

Planner tampoco ofrece de forma nativa:

• Informes históricos detallados
• Análisis de rendimiento a lo largo del tiempo
• Informes multiproyecto

Una comparación con Twproject: qué ofrece adicionalmente a las empresas

Un análisis de estas cuatro áreas de la gestión de proyectos revela que Planner no es una alternativa genuina a Microsoft Project Online.

Sus funciones básicas no satisfacen las necesidades reales de empresas estructuradas con múltiples departamentos y requisitos de gestión avanzados.

Twproject, por otro lado, es un software diseñado nativamente para satisfacer las necesidades de gestión de proyectos de equipos y gerentes.

Esto es lo que ofrece, en cambio, para la gestión y el seguimiento de proyectos en los cuatro sectores identificados.

1. Un diagrama de Gantt avanzado con dependencias complejas

El diagrama de Gantt en línea de Twproject es muy probablemente el mejor diagrama de Gantt disponible actualmente.

Incluye:

• gestión completa de las dependencias entre fases y subfases, cubriendo todos los tipos de relaciones de dependencia (FtS, StS, etc.) y la opción de usar dependencias ‘flexibles’ (es decir, aquellas que no son restrictivas en cuanto al tiempo);

• planificación simplificada, ofreciendo la oportunidad de probar varios escenarios basados en el tiempo sin temor a dañar la estructura final;

• un registro histórico para el seguimiento del proyecto que te permite mirar hacia atrás en el tiempo y reconstruir el estado de la planificación en cualquier momento, gracias a la función de ‘instantánea’;

• un análisis avanzado de la ruta crítica, con identificación automática de cuellos de botella;

• integración completa con la gestión de la carga de trabajo, permitiéndote ver la disponibilidad del personal al mismo tiempo que asignas tareas de trabajo;

• una vista compartida de las listas de tareas pendientes y de los costos planificados, estimados y reales, para que siempre puedas mantener todo bajo control y al alcance de tu mano;

• un sistema para filtrar elementos y con exportación completa, que permite compartir rápidamente y de forma personalizada con gerentes de diferentes áreas del proyecto.

2. Control eficiente de los costos del proyecto

En cuanto a la gestión financiera, Twproject es tan bueno como el software diseñado específicamente para este fin; de hecho, hace que la elaboración del presupuesto sea mucho más eficiente y realista.

En Twproject, los costos del proyecto son:

• siempre actualizados en tiempo real, ya que están vinculados automáticamente a las horas registradas por los empleados para proyectos y tareas;

• desglosados en cifras planificadas, estimadas y reales, no solo a nivel de proyecto, sino también para fases individuales;

• divididos en costos operativos y adicionales (gastos extra, informes de gastos, etc.)

• vinculados a alertas por exceso de presupuesto en cada etapa del proyecto;

• relacionados con la gestión de ingresos, para que todo esté en la misma plataforma;

• que se pueden vincular a documentación (cotizaciones, facturas, etc.) para que todo se almacene en una única plataforma que también sirve como repositorio;

• se pueden agrupar y filtrar, listos para ser exportados para compartir.

3. Gestión integral de recursos y hojas de tiempo

Twproject ayuda a los equipos en cada aspecto de la gestión empresarial, incluida la gestión de recursos. En concreto, sus hojas de tiempo multiproyecto, que se generan de forma automática y eficiente, son:

• rellenables de varias maneras (desde la lista de proyectos o directamente desde las actividades completadas), incluso en modo “cronómetro”;

• integradas con los calendarios de la empresa y, por lo tanto, siempre sincronizadas (por ejemplo, una reunión departamental programada puede transferirse automáticamente a las hojas de tiempo de los participantes);

• vinculadas a la función de resumen de asistencia para facilitar la tarea de quienes supervisan las horas laborales del personal;

• compartibles en tiempo real.

4. Informes para resumir y compartir

Todo lo que has visto hasta ahora siempre se puede exportar en varios formatos, lo que hace que la generación de informes en Twproject sea realmente eficiente.

Gracias al uso de filtros avanzados, cada informe se puede personalizar y es capaz de satisfacer las necesidades de múltiples partes interesadas.

Hay muchas herramientas de informes en Twproject, y aquí nos limitaremos a mencionar las principales, que se pueden clasificar ampliamente de la siguiente manera:

• Informe del proyecto: proporciona una visión general del proyecto, incluida la estructura WBS, los miembros del equipo asignados y sus cargas de trabajo, el alcance, los plazos, etc. Además de imprimir el informe, también puedes compartir una página pública del proyecto con usuarios fuera de la plataforma.

• Informe de costos: este consolida todos los costos del proyecto en un solo documento, desglosado por fase e incluyendo todas las partidas presupuestarias, para proporcionar una visión financiera completa.

• Informes de RR. HH.: con un enfoque particular en la protección de datos sensibles y en cumplimiento con las regulaciones laborales, Twproject proporciona informes listos para usar con datos actualizados sobre la asistencia y las horas reales trabajadas por el personal en los proyectos.

• Informe de cartera: esto te proporciona una visión actualizada del progreso de los proyectos de la empresa en su conjunto, utilizando varias métricas de progreso (etapas completadas, plazos, costos en relación con el presupuesto, etc.).

En conclusión: una nota final

Aquí tienes un breve resumen de cómo se gestionan las áreas más importantes de la gestión de proyectos en Planner y Twproject:

Campo	Microsoft Planner	Twproject
Gestión de tareas	Kanban, calendario, línea de tiempo básica; sin dependencias entre tareas	Diagrama de Gantt avanzado, dependencias de tareas, ruta crítica
Costos del proyecto	No compatible de forma nativa (solo soluciones alternativas manuales)	Control de costos integrado: presupuesto y costos planificados/estimados/reales
Hojas de tiempo	Ausente; se necesita integración externa	Hojas de tiempo multiproyecto integradas vinculadas a tareas
Informes	Panel básico, exportación de datos sin procesar a Excel	Informes completos y personalizables: proyecto, costos, recursos, cartera

Y ahora una nota final: aquí tienes otra razón por la que deberías considerar seriamente Twproject.

Con Twproject, siempre sabes a quién acudir y cuentas con el soporte y la asistencia directa de un tutor dedicado, que te guiará durante toda la fase de puesta en marcha y en quien siempre puedes confiar.

Twproject es una solución de software basada en la nube, pero también ofrece una versión on-premises, que se puede instalar en los servidores de la empresa y, por lo tanto, es aún más segura.

Así que si no estás seguro de hacia dónde migrar tras el cierre de Microsoft Project Online, podemos elaborar juntos tu plan de migración y evaluar el impacto.

Solicita una demostración adaptada a los procesos de tu empresa y descubre si Twproject es la opción adecuada para ti.