Las “To Dos”: la forma ágil de gestionar proyectos

Gracias a las «to dos«, o la forma ágil de gestionar proyectos, algunas empresas pueden renovar sus productos en un corto período de tiempo, mientras que otras tardan años en hacerlo.

Mientras que los equipos que siguen un proceso de desarrollo «tradicional», como el enfoque Waterfall, pasan meses o años construyendo un producto antes de mostrarlo a los usuarios, la metodología Agile invierte este proceso por completo.

El Project Management Institute descubrió que las empresas Agile tienen un 65% más de probabilidades de completar los proyectos a tiempo, en comparación con el 40% de las empresas tradicionales.

La gestión ágil de proyectos es una filosofía de producto que se basa en movimientos rápidos, lanzamientos frecuentes y el aprendizaje a partir de los consumidores. Y funciona, aparentemente.

Así que echemos un vistazo en este artículo a cómo funcionan las «to dos», la forma ágil de gestionar un proyecto.

¿Qué es la gestión de proyectos Agile?

La gestión de proyectos Agile es un enfoque iterativo para la gestión de proyectos. Requiere dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables que se completarán en sprints cortos.

Los equipos que adoptan la metodología Agile pueden realizar su trabajo más rápido. No solo eso, también son capaces de adaptarse a los requisitos cambiantes de un proyecto y optimizar su flujo de trabajo.

También son capaces de adaptarse a los requisitos cambiantes de un proyecto y ajustar finamente su flujo de trabajo.

Como sugiere el nombre «agile», esta metodología permite a los equipos estar mejor preparados para ser flexibles y cambiar de dirección rápidamente.

Las empresas de desarrollo de software y las agencias de marketing son las que implementan esta metodología. Estas empresas, de hecho, son muy conscientes de la tendencia cambiante del mercado y de las partes interesadas.

Sin embargo, esto no significa que este enfoque no pueda aplicarse también a otras industrias.

Los 4 valores fundamentales de la metodología Agile

El Manifiesto Agile establece que esta metodología sigue 4 valores fundamentales:

1. Las personas y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas. Por muy sofisticada que sea la tecnología, el elemento humano jugará un papel más importante en cualquier tipo de gestión de proyectos. Confiar demasiado en los procesos y las herramientas llevará a la incapacidad de adaptarse a las circunstancias cambiantes.
2. El software funcional por encima de la documentación exhaustiva. No importa cuán importante sea la documentación, el software funcional está por encima de ella. Este valor consiste en proporcionar a los miembros del equipo exactamente lo que necesitan para hacer su trabajo, sin sobrecargarlos.
3. La colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual. Los clientes son uno de los activos más importantes de una empresa. Involucrarlos durante todo el ciclo de vida del proyecto garantiza que el producto final cumpla mejor con sus requisitos.
4. Responder al cambio en lugar de seguir un plan. Este valor es una de las mayores desviaciones de la gestión tradicional de proyectos. Tradicionalmente, el cambio se veía como un evento que debía evitarse. Por el contrario, la metodología Agile permite cambios continuos durante la vida de un proyecto determinado. Cada sprint ofrece una oportunidad para revisar y realizar ajustes.

Gestionar un proyecto de manera Agile implica una serie de pasos para llegar a la conclusión del proyecto partiendo de una lista de requisitos. La aplicación de esta metodología es mucho más fácil si confías en un software que te ayude a mantener todo bajo control.

Las 6 tareas pendientes de la metodología Agile

La gestión de proyectos Agile definitivamente elimina parte de la estructura y la rigidez de la gestión tradicional de proyectos. Sin embargo, eso no significa que no haya procesos que seguir.

Estas son las 6 tareas pendientes de la forma Agile de gestionar un proyecto:

1. Planificación del proyecto

Al igual que con cualquier proyecto, antes de comenzar, el equipo debe tener una comprensión clara del objetivo final. En pocas palabras, implica hacerse la pregunta: «¿Cuál es el objetivo final de este proyecto Agile y cómo se logrará?» Un alcance del proyecto puede desarrollarse en este punto, pero el propósito de usar la gestión Agile es ser flexible. Por lo tanto, el alcance del proyecto no debe considerarse inmutable.

Un aspecto esencial durante esta fase de planificación es la consideración de las estrategias de prueba. Esto implica decidir si el equipo dependerá de pruebas manuales, automatizadas o híbridas. En los proyectos Agile, el equipo a menudo opta por herramientas de prueba automatizada, asegurando una integración perfecta que se alinea con la naturaleza iterativa y flexible de la metodología.

2. Creación de la hoja de ruta del producto

Una hoja de ruta es una lista de características que eventualmente constituirán el producto final. No planificarás cada paso en detalle, pero determinarás y estimarás aproximadamente los plazos y los esfuerzos.

Con Twproject puedes definir la hoja de ruta utilizando una potente lista de tareas pendientes que te permite priorizar las actividades y asignarlas a tu equipo, estableciendo también un esfuerzo.

3. Planificación de lanzamientos

Con la gestión tradicional de proyectos en cascada, hay una fecha de lanzamiento tras el desarrollo de todo un proyecto. Por el contrario, al seguir la metodología Agile, el proyecto emplea ciclos de desarrollo más cortos, sprints, donde las características se lanzan al final de cada ciclo.

4. Planificación del sprint

Antes de que comience cada sprint, las partes involucradas deben celebrar una reunión de planificación del sprint. Aquí es donde se determina qué y cómo se llevarán a cabo las cosas por cada parte durante ese sprint.

Utilizando un software de gestión de proyectos flexible como Twproject, puedes gestionar todos los requisitos del cliente, dividiéndolos en sprints, gracias a nuestro Kanban multidimensional, que te permite reorganizar las actividades, incluso por estado, prioridad y recurso.

5. Reuniones diarias

Para apoyar al equipo en su trabajo planificado durante cada sprint y considerar si es necesario realizar cambios, se llevan a cabo reuniones diarias breves, llamadas stand-ups. Durante estas reuniones, cada participante presentará un breve resumen de lo que logró el día anterior, en qué trabajará ese día y si hay algún contratiempo que pueda impactar el trabajo.

6. Revisión del sprint y retrospectiva

Después de la conclusión de cada sprint, el equipo participará en una reunión retrospectiva sobre el sprint. Aquí se discutirá qué salió bien, qué podría mejorarse y si la carga de trabajo estuvo bien distribuida o no.

Resultados de mayor calidad, clientes y usuarios más satisfechos, y mejor moral del equipo: lo que promete la metodología Agile puede sonar demasiado bueno para ser verdad.

También en este caso Twproject viene en tu ayuda, gestionando las reuniones integradas con el proyecto, también con la posibilidad de transformar la minuta en tareas prácticas por hacer.

Para que la gestión ágil de proyectos tenga un impacto positivo, necesitas apoyo, cumplimiento y personas capacitadas en tu equipo.

Además, implementar software de gestión de proyectos que pueda apoyar las prácticas Agile es fundamental para lograr el éxito.

Las empresas y los equipos que utilizan metodologías Agile correctamente experimentarán grandes beneficios, incluidos procesos de trabajo optimizados e innovación rápida, ¿y tú? ¿Te gustaría probarlo?