En este artículo, te ayudaremos a explorar las características clave de dos grandes del software de gestión de proyectos: Wrike y Clickup.
Visualicemos la escena. Por fin has decidido adoptar un sistema unificado para hacer seguimiento de proyectos y asignar actividades a tu equipo de trabajo. Así esperas optimizar el tiempo que pasas cada día manejando carpetas compartidas, correos electrónicos, notas en papel, archivos de worklog dispersos por todas partes: por tanto, buscas una única herramienta que te permita gestionar todos estos aspectos en una sola plataforma.
Pero ¿cuál elegir?
La transición ciertamente tomará algo de tiempo, mucha información tendrá que transferirse al nuevo sistema y enfrentarás resistencia por parte de algunas personas.
Estás bastante seguro de que tendrás que elegir entre uno de los dos «grandes nombres» del mercado de gestión de proyectos, Wrike vs ClickUp y te gustaría que esta evaluación no tomara demasiado tiempo. Por lo general, estos softwares ofrecen una prueba gratuita de dos semanas: pero para quienes desean comenzar pronto, sabiendo que la curva de aprendizaje podría ser larga, es importante acelerar la fase de pruebas del software.
Y aquí es donde entramos nosotros. De hecho, hemos probado a fondo los dos softwares más populares y podemos ofrecerte un análisis detallado de las principales funciones, comparándolos y destacando sus ventajas y desventajas. Hemos intentado anticipar las preguntas que podrías hacerte y hemos dividido los temas principales por categorías.
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En general, debes saber que no lamentarás el camino elegido y que adoptar un buen sistema de gestión de proyectos te traerá beneficios indudables. Tanto en términos de optimización de tiempo y recursos como en cuanto a la calidad del nivel de colaboración dentro del equipo.
De hecho, numerosas investigaciones han demostrado que el intercambio de información y el empoderamiento individual de los trabajadores, como cuando obtienen la gestión de fases del proyecto, aumentan la productividad general y la satisfacción del equipo. Todo esto es más fácil decirlo que hacerlo cuando se aprende a usar buenas herramientas.
Pero vayamos al grano y comencemos con el análisis de las funciones individuales de estos softwares, Wrike vs ClickUp, divididos en áreas generales.
Wrike vs ClickUp: Planificación de proyectos y diagrama Gantt
El primer aspecto que hemos considerado concierne una herramienta que los gerentes de proyecto consideran muy útil en términos de impacto visual.
Si has realizado algunas investigaciones en este campo, muy probablemente sabrás de qué se trata. En resumen, es un gráfico de barras horizontales que muestra las distintas fases de un proyecto entre una fecha de inicio y una fecha de finalización y las posibles relaciones entre las fases.
Durante nuestro estudio de este aspecto dentro de los dos software analizados, nos impresionó la buena usabilidad de la herramienta en ambos. Pero en particular nos gustó Clickup por un detalle pequeño pero útil: una barra verde que muestra toda la duración de las fases del proyecto al sumar las actividades presentes dentro de ella.
En ambos software nos pareció útil ver el nombre del asignado en las fases del proyecto, y sin embargo habría sido aún mejor, en nuestra opinión, poder mostrar más información, como el código del proyecto, que muchas empresas utilizan para identificación inmediata.
En Wrike es posible registrar tus días libres, como veremos en el siguiente punto, y esto afecta al gráfico de Gantt y a la duración del proyecto en general, ya que provoca el desplazamiento de todas las actividades programadas para esos días y de todas las relacionadas con ellas. En consecuencia, el proyecto se extiende más allá de lo planificado.
Además, el gerente del proyecto no recibe una notificación sobre los cambios ocurridos y, por lo tanto, consideramos este método bastante inaceptable para lograr buenos resultados. En Clikpup el problema no surge porque los empleados no pueden insertar directamente sus días libres. Por tanto, aunque esta sea una deficiencia general, al menos no afecta a los plazos de los proyectos.
Wrike vs Clickup: Carga de trabajo
El segundo aspecto que mejorarás con la adopción de una herramienta de gestión de proyectos es la gestión de la carga de trabajo. De hecho, este es un factor clave para el éxito de un proyecto, dado que es normal tener a tu personal involucrado en varios frentes. Calcular la carga de cada recurso es esencial para saber quién y cuándo podrá completar las tareas asignadas. Si unificamos los sistemas de gestión, este trabajo será ciertamente más rápido y eficaz.
En Wrike, hemos encontrado que la gestión de la carga de trabajo es sencilla e intuitiva. Puedes gestionar este aspecto en el área «Tools» y esto te permite mover fácilmente las asignaciones de un usuario a otro, cuando la carga es excesiva. Para calcular la carga total, Wrike te permite ingresar el número de horas requeridas para cada tarea por día, aunque no es posible cambiar las horas dedicadas entre los días.
Desafortunadamente, en Wrike no es posible establecer horas laborales diarias distintas a 8 y el gerente del proyecto no puede registrar los días libres de sus empleados, ya que los usuarios solo pueden ingresar sus propias horas: esta es una pequeña limitación en los procesos de gestión de la carga de trabajo. Quizás de forma ligeramente menos intuitiva, Clickup propone como solución la inserción de un número máximo de tareas diarias para cada empleado, pero no permite indicar las horas por cada proyecto. Consideramos que este método es muy simplista porque no tiene en cuenta las diferencias sustanciales que pueden existir en el uso de recursos según las actividades planificadas. Al igual que en Wrike, en Clickup es fácil reubicar actividades entre el personal involucrado; sin embargo, el sistema carece un poco de precisión. Además, Clickup no incluye herramientas para gestionar horas, vacaciones y permisos, mientras que Wrike no tiene registro de worklog.
Por lo tanto, aunque la gestión de carga de trabajo de Wrike es más precisa que la de su principal competidor, en nuestra opinión sería útil dar un paso más y permitir que la carga se asigne dinámicamente, con una distribución optimizada que asigne las horas dedicadas a los proyectos de forma diferente entre días, dependiendo de si el recurso está comprometido o no en otros frentes.
Wrike vs Clickup: Gestión Agile con tablero Kanban
Para identificar cuál entre Wrike y Clickup ofrece un mejor enfoque hacia la metodología Agile, nos centramos principalmente en la composición de sus tableros Kanban. Este es una especie de “pizarra” en la que las actividades del proyecto aparecen como notas adhesivas organizadas en columnas según su estado de producción y es muy apreciado por quienes desean acelerar los tiempos de actualización de datos.
También en este caso, ambas plataformas resultaron visualmente atractivas y fáciles de usar, pero Clickup obtuvo una puntuación ligeramente superior al permitir personalizar los estados de las fases de las tareas. No solo los estados estándar (típicamente: por hacer – en progreso – por aprobar – cerrado), sino todos los que necesites y con una etiqueta personalizable.
Habría sido aún mejor ofrecer la posibilidad de organizar las columnas según criterios distintos al estado, pero en general consideramos esta función satisfactoria.
Wrike vs Clickup: Gestión de costos
Y aquí llegamos al último punto considerado en este desafío entre Wrike y Clickup, y también al que, en nuestra opinión, ha obtenido peores resultados. La gestión de costos no ofrece ninguna ventaja adicional frente al uso meramente de hojas de cálculo clásicas, por lo que la única ventaja es el uso de una plataforma única. Sin embargo, el gerente del proyecto tendrá que ingresar todo manualmente y definir los valores a analizar sin ningún soporte del sistema.
Ninguna de las plataformas cuenta con funcionalidades de cálculo automático, y el presupuesto del proyecto es un valor casi accesorio, sin utilidad con las funciones básicas.
Wrike recupera algo en su versión «Enterprise», ya que ofrece la posibilidad de descargar informes avanzados con diferentes plantillas predefinidas desde las cuales comenzar el seguimiento de costos.
Pero se necesitan habilidades avanzadas para entender cómo funciona la sección de informes, ya que es muy poco intuitiva en comparación con el resto de la plataforma, y esto podría desalentar a pequeños gestores o a quienes son principiantes en el tema.
¿Y si existe una tercera solución?
Analizamos cuatro temas específicos que consideramos fundamentales en el sector de la gestión de proyectos y nuestro «desafío Wrike vs Clickup» ha empatado incluso en clasificaciones personales. Aunque ambos ofrecen una solución para los cuatro temas, ninguno de ellos es totalmente exhaustivo.
Las ineficiencias que encontramos nos permiten afirmar con certeza que existe un tercer camino: Twproject. Hemos probado las funcionalidades de las dos plataformas de gestión de proyectos más grandes del mercado y hemos descubierto que todas sus características se manejan con mayor precisión en Twproject. En particular:
1. Planificación del proyecto y el diagrama Gantt: configurar los plazos del proyecto y las dependencias entre sus fases es el trabajo básico del gestor de proyectos que debe realizarse cuidadosamente, considerando múltiples aspectos y no solo la disponibilidad de un trabajador.
Por ello, nuestra elección en Twproject es permitir que la disponibilidad de los empleados se gestione de forma independiente según sus hojas de tiempo, pero la ausencia de un empleado no cambiará las fechas del proyecto ni de sus fases, sino que simplemente se recalculará la carga de trabajo.
El Gantt de Twproject también ofrece la posibilidad de gestionar dinámicamente las dependencias entre fases, que no necesariamente deben ser consecutivas ni estar sin intervalos entre ellas, como ocurre en otros lugares.
Además, ofrece una vista integrada con listas de tareas pendientes, permitiendo también su edición directamente desde el Gantt, integrando así dos de las principales herramientas de gestión de proyectos en una sola vista.
2. Carga de trabajo: la distribución de la carga de trabajo en Twproject es realmente dinámica y optimizada, cualidades que carecen otros software. Así es como se ve nuestra gestión inteligente del tiempo.
En la imagen, los diferentes colores representan distintos proyectos y las horas dedicadas varían según la carga de cada día. De hecho, Twproject utiliza un algoritmo de distribución de carga que optimiza la capacidad de los recursos; no simplemente suma los valores ingresados por el usuario.
Twproject también distingue entre actividades de proyecto, rutinarias y ‘spot’, lo que permite planificar de manera más realista la duración de las actividades.
3. Administración ágil con tablero Kanban: aquí Twproject da un paso adelante en comparación con sus competidores Wrike vs Clickup y te permite ver las columnas de tu Kanban según otros criterios además del estado. De hecho, puede serte útil ver tantas columnas como Proyectos tengas: puedes mover fácilmente las tareas de un proyecto a otro. Asimismo, puedes tener las columnas organizadas por Asignados y mover tareas de una persona a otra o incluso distribuir tareas sin asignar. También, si lo deseas, puedes ver las tareas en columnas de Prioridad y reasignarlas en consecuencia.
4. Gestión de costos: como hemos visto, la planificación presupuestaria prácticamente no se contempla en los dos softwares analizados. Por el contrario, con Twproject, la gestión de costos es una función de suma importancia y realmente te permite atender completamente esta necesidad dentro del software, sin necesidad de utilizar herramientas externas adicionales. Nuestro software te acompaña paso a paso en la creación del presupuesto del proyecto, ya que dispone de un informe dedicado para cada proyecto en curso y también para sus subfases y actividades.
En esta tabla, el gerente de proyecto puede ingresar el costo planificado y su aplicación real, dividido entre costos de personal y costos complementarios, estimados y reales.
De hecho, solo Twproject te permite indicar el costo por hora de los empleados y conforme ellos registren las horas trabajadas en los proyectos, estos aumentarán los gastos incurridos en un proyecto o en alguna de sus fases. Al mismo tiempo, el gerente de proyecto puede registrar todos los costos adicionales, partiendo del presupuesto estimado y luego ingresando posteriormente los gastos reales.
De esta forma puedes mantener siempre bajo control los gastos y compararlos con los costos planificados. Puedes ajustar posiblemente los datos con el tiempo y el sistema te advertirá en caso de superar el presupuesto planificado.
Pruébanos
El hecho de que Twproject haya resultado ser mejor, incluso en comparación con nombres importantes, en muchos aspectos clave, se debe a la experiencia acumulada en más de veinte años de actividad. Desde el primer lanzamiento de nuestro software, hemos abordado diferentes necesidades de empresas grandes y pequeñas y encontrado soluciones ad hoc para cada una de ellas.
Twproject te ofrece quince días de prueba gratuita, durante los cuales puedes aprovechar el asesoramiento de nuestro equipo de soporte.
Infórmanos si lo pruebas y no olvides compartir tu experiencia con nosotros.
