¿Existe una forma óptima de presentar un proyecto a las partes interesadas?
En el mundo de la gestión de proyectos, presentar y comunicar la estrategia de un producto no es una fase aislada del ciclo de vida del proyecto.
De hecho, cualquier persona involucrada en la gestión de proyectos debe tratar con los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas, y mantener una comunicación abierta y efectiva con ellos es importante.
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De hecho, será necesario actualizar a las partes interesadas relevantes durante todo el proceso, para mantener a todos informados sobre el progreso y asegurar que todos trabajen hacia los mismos objetivos estratégicos.
Pero los gerentes de proyecto exitosos también saben que la comunicación no funciona en un solo sentido y también deben buscar retroalimentación de las partes interesadas.
Por supuesto, no es posible escuchar y considerar a todos siempre, por lo que el gerente de proyecto necesita saber con quién hablar, cuándo y qué.
En este artículo, explicaremos cómo comunicarse con las partes interesadas en cada etapa del ciclo de vida del proyecto y cómo obtener su consentimiento.
Cómo comunicarse con las partes interesadas durante todo el proceso
Hay más situaciones durante un proyecto, desde la planificación hasta la ejecución. Para cada una de estas fases, es muy importante comunicarse correctamente con las partes interesadas. Veamos los diversos pasos juntos.
Etapa de planificación
Es importante trabajar estrechamente con los líderes de la organización, desarrollando una visión clara del producto e identificando los objetivos estratégicos más importantes.
Si el gerente de proyecto y las partes interesadas pueden acordar de antemano la visión y los objetivos estratégicos del proyecto, ciertamente habrá menos confusión sobre la definición de las prioridades más adelante.
Definición de prioridades
Una vez que los objetivos estratégicos estén claros, se puede dar prioridad a tareas específicas dentro del proyecto.
Aquí es donde la comunicación abierta con los gerentes de departamento se vuelve importante, como marketing, ventas, soporte al cliente, etc.
Es importante analizar sus principales prioridades y establecer en conjunto cómo estas prioridades se alinean con los temas más generales y los objetivos estratégicos.
Si las partes interesadas participan en el proceso de establecimiento de prioridades, es mucho más probable que apoyen las decisiones tomadas por el director del proyecto.
Fase de ejecución
Una vez que se han establecido las prioridades para las iniciativas destinadas a reflejar los objetivos estratégicos y se ha alcanzado un consenso entre las principales partes interesadas, es momento de traducir la visión en medidas operativas.
La hoja de ruta debe volverse ahora más detallada.
Aquí, los recursos deben seleccionarse y distribuirse para cada iniciativa, asignar la responsabilidad de las iniciativas a los diferentes miembros del equipo y establecer los plazos.
Una vez que los planes se han determinado y el equipo ha comenzado a trabajar, es importante garantizar que todas las partes interesadas estén siempre actualizadas.
Las reuniones de planificación con las diversas partes interesadas permiten al director del proyecto comunicar el estado del proyecto y explicar lo que sucederá en el futuro.
A veces, cuando una organización es muy grande, resulta logísticamente difícil incluir a cada persona interesada. En este caso, una solución es involucrar directamente a los directores y a los gerentes de departamento, para que luego puedan transmitir la información a sus respectivos equipos.
Además, proporcionar acceso autónomo a la hoja de ruta del proyecto es otra forma de generar consenso e involucrar a las partes interesadas. En estos casos, es útil, por ejemplo, utilizar un software de gestión de proyectos que incluya esta funcionalidad.
Twproject‘s public page for projects, por ejemplo, ofrece una solución muy útil para mostrar datos relevantes seleccionados a las partes interesadas y fomentar la comunicación entre ellas. Echa un vistazo a cómo funciona:
Esto puede llenar posibles vacíos de comunicación y evitar conversaciones incómodas con las partes interesadas que afirman no saber qué se estaba haciendo.
Estrategias para obtener el consenso de las partes interesadas
Como gerente de proyecto, será necesario entender cómo presentar un proyecto a diferentes audiencias que tienen intereses distintos.
Si la audiencia está compuesta por gerentes, por ejemplo, el objetivo probablemente será convencerlos de aceptar la estrategia general del proyecto.
Si la audiencia es otro segmento de la organización, el objetivo probablemente será comunicar los objetivos del proyecto y crear consenso.
En ambos casos, es necesario ser claro y persuasivo, para que las partes interesadas entiendan la estrategia y estén de acuerdo con las prioridades.
Aquí hay algunas sugerencias para llevar a cabo este tipo de reuniones de la mejor manera:
1. Prepárate
Crear un documento de presentación es uno de los pasos, pero no es suficiente. El gerente de proyecto debe estar listo para contar una historia convincente y justificar por qué cualquier iniciativa planificada merece ser completada.
- Estructurar la presentación: una buena presentación comienza con el panorama general y luego explica los detalles. Comienza con el «por qué», compartiendo los objetivos estratégicos, antes de pasar a una explicación más detallada del «cómo» y el «qué».
- Sé conciso: el contenido de la presentación debe ser simple, claro y directo.
- Anticipa las objeciones: prepárate para responder a las preocupaciones sobre por qué ciertas iniciativas deben llevarse a cabo. Esto está vinculado al conocimiento del mercado y al uso de un plan de establecimiento de prioridades. Si el proyecto se basa en datos, el gerente de proyecto no debería tener problemas para justificar las prioridades ante las partes interesadas.
- Proporciona ejemplos específicos: es una de las herramientas más poderosas que se pueden utilizar para convencer a una audiencia.
2. Conoce a tu audiencia
Las comunicaciones ascendentes, como la presentación de objetivos estratégicos a los gerentes, por ejemplo, siguen un proceso muy diferente al de la comunicación descendente, como la presentación de planes de tareas específicas a los desarrolladores.
En las presentaciones orientadas a ejecutivos, por ejemplo, es importante centrarse en temas de alto nivel y objetivos estratégicos.
La discusión debe relacionarse con el espacio de mercado, los datos de los clientes y el potencial retorno de la inversión.
Otra audiencia, como el desarrollador, puede estar interesada principalmente en actividades específicas, requisitos y plazos.
Además, el lenguaje utilizado durante la presentación debe ser apropiado para el público.
Si el público no es técnico, es necesario usar un lenguaje simple sin tecnicismos y evitar acrónimos y abreviaturas que no sean comúnmente conocidos fuera del sector.
3. Comunicar el estado
Durante el ciclo de vida del proyecto, los stakeholders querrán conocer el estado del proyecto, la forma en que se asignan los recursos y cómo podría cambiar el estado del proyecto según diferentes escenarios potenciales.
Esto es lo que ayuda en estos casos:
- Incluye el estado de finalización como porcentaje para cada actividad del proyecto. Al proporcionar estos detalles, es posible estimular conversaciones sobre cómo las iniciativas dependen unas de otras.
- Otro enfoque es utilizar un sistema de codificación por colores para comunicar el estado de cada actividad. Por ejemplo, es posible elegir distinguir las iniciativas planificadas, aprobadas, en desarrollo y completadas mediante esquemas de colores o etiquetas.
- Finalmente, el gerente de proyecto debe asegurarse de guardar versiones anteriores de la hoja de ruta del proyecto. Al crear un archivo de hojas de ruta antiguas, es posible rastrear fácilmente qué iniciativas se han completado, retrasado, rechazado o cancelado.
4. Usar imágenes
Las personas solo recuerdan un pequeño porcentaje de lo que escuchan, por lo que las ayudas visuales son cruciales para mantener la atención de la audiencia y asegurar que los puntos clave permanezcan.
Las imágenes deben integrar y aclarar lo que se dice verbalmente y no presentar información adicional.
Evita publicar diapositivas extensas o complicadas que puedan distraer al público.
Asegúrate de que los textos sean grandes y fácilmente legibles, utilizando combinaciones de colores para mostrar cómo las iniciativas se relacionan entre sí y con los objetivos estratégicos más amplios.
Un gerente de proyecto tiene la tarea de gestionar un proyecto en su totalidad y una de sus responsabilidades más importantes es la comunicación continua con todas las partes interesadas, en cada etapa del ciclo de vida del producto, para asegurar que el proyecto tenga las mejores posibilidades de éxito.
Después de todo, ningún gerente de proyecto puede gestionar cada detalle y tarea del desarrollo del proyecto por sí solo.
Cualquier proyecto exitoso es el resultado de un equipo talentoso y conocedor que trabaja juntos para lograr un objetivo estratégico común.
Con esto en mente, un gerente de proyecto debe, por lo tanto, dedicar suficiente energía y atención a comunicarse iterativamente con el equipo y las partes interesadas.
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