Asignar roles y gestionar las responsabilidades del proyecto es sin duda una de las tareas más delicadas que debe afrontar un Project Manager. Debes manejar las sensibilidades y expectativas de los miembros del equipo, pero al mismo tiempo no puedes perder de vista el objetivo del proyecto ni el propósito empresarial.
Los proyectos exitosos suelen ser el resultado de una planificación cuidadosa, talento y colaboración entre el project manager, los miembros del equipo y otras partes interesadas del proyecto.
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Los proyectos no pueden avanzar sin cada uno de estos elementos clave, pero no siempre es fácil identificar claramente los roles y responsabilidades que cada persona debe asumir.
Estos roles también pueden asignarse a una o más personas o, por el contrario, las personas pueden desempeñar más de un rol dependiendo de la estructura y el tipo de organización, así como del alcance del proyecto y su posicionamiento estratégico.
Entonces, intentemos definir cuáles son los roles críticos para garantizar el éxito de un proyecto. Veamos y exploremos al menos 7 de ellos.
1. Project manager
No podemos empezar sin hablar del project manager (a quien pronto dedicaremos un artículo completo), el principal responsable de la finalización del proyecto según lo acordado inicialmente.
Dependiendo del tipo de organización del proyecto, típicamente un project manager lidera la planificación general, la ejecución, el seguimiento, el control y el cierre del proyecto.
Esto incluye gestionar, revisar y priorizar las actividades diarias del proyecto con el objetivo de mantenerse dentro del cronograma y del presupuesto del proyecto.
Sus responsabilidades también incluyen el estado ejecutivo y la generación de informes, la gestión del análisis de riesgos, la mediación de conflictos, la gestión de la comunicación y la gestión de las partes interesadas.
El project manager suele utilizar software de gestión de proyectos para planificar las actividades y proporcionarles un marco de trabajo.
El objetivo principal de estas herramientas de gestión de proyectos es ayudar al project manager a preparar, ejecutar y controlar todos los aspectos de un proyecto o grupo de proyectos con una gestión óptima del tiempo.
2. Equipo del proyecto
El equipo del proyecto está compuesto por empleados a tiempo completo o parcial que son asignados para trabajar en diferentes actividades y resultados del proyecto.
Contar con un equipo interdisciplinario con la combinación adecuada de habilidades y competencias es clave para la ejecución exitosa de cualquier proyecto.
Los equipos de proyecto, a menudo identificados y «conformados» por los project managers, pueden incluir personal interno de diferentes departamentos e incluso de distintas áreas geográficas.
A veces, los equipos de proyecto también pueden incluir proveedores, contratistas o consultores externos, que han sido agrupados explícitamente para el proyecto.
Su rol es realizar con éxito las tareas y actividades del proyecto que se les han asignado, manteniendo informado al project manager sobre el progreso del proyecto, así como sobre cualquier bloqueo y riesgo que pueda surgir durante la ejecución del proyecto.
Los miembros del equipo del proyecto suelen utilizar software de gestión de proyectos para ver las tareas asignadas, comprender sus prioridades de trabajo, informar sobre el progreso y el tiempo dedicado a diferentes tareas, y colaborar con otros miembros del equipo y el project manager.
3. Comité directivo
El comité directivo está constituido por representantes de la dirección y otras partes interesadas de alto nivel.
Estas personas o grupos con un interés directo en el resultado del proyecto supervisan todo el ciclo de vida del proyecto, proporcionando orientación sobre la dirección estratégica general.
Brindan apoyo de «liderazgo» al proyecto, abordan los problemas planteados por el project manager y deciden sobre las solicitudes de cambios en elementos clave del proyecto, como los resultados finales, la planificación y el presupuesto.
4. Cliente del proyecto
Los clientes son las personas, la organización o el departamento para quien se inició el proyecto.
Ya sea un proyecto interno de la empresa o un proyecto externo, cada proyecto tiene un cliente que tiene una necesidad específica que deberá satisfacerse mediante la finalización exitosa del proyecto.
Durante un proyecto, el rol del cliente es crucial para el éxito general.
Desempeña un rol activo aprobando los planes del proyecto, solicitando cambios, señalando problemas y riesgos, aprobando hitos, emitiendo pagos y, lo más importante, aceptando (o rechazando) los resultados finales del proyecto.
5. Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
La Oficina de Gestión de Proyectos, o PMO para abreviar, es un grupo de personas que ayudan a construir y mantener un conjunto de estándares y mejores prácticas para la gestión interna de proyectos y supervisan su aplicación en cada proyecto.
En otras palabras, una Oficina de Gestión de Proyectos es una estructura organizativa que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
A medida que más proyectos ganan importancia estratégica, las PMO ayudan a gestionarlos y ejecutarlos de una manera más predecible y controlada, asegurando la estandarización de las prácticas de gestión de proyectos para lograr economías de escala y así mejorar las tasas generales de éxito de los proyectos.
6. Responsable de recursos
Aunque limitado en número, muchas organizaciones cuentan con este rol como un Responsable de recursos dedicado, cuya responsabilidad principal es gestionar los grupos de recursos disponibles y asignables a proyectos.
El Responsable de recursos trabaja estrechamente con el project manager para coordinar las capacidades y la carga de trabajo de los recursos, y es responsable de asignar a las personas adecuadas a los proyectos correctos en el momento oportuno.
El Responsable de recursos desempeña un rol esencial en la planificación de la capacidad para asegurar que los recursos satisfagan los requisitos del proyecto.
También es principalmente responsable de gestionar la administración de habilidades, evaluando continuamente las necesidades de capacitación y el desarrollo profesional de los empleados que trabajan en proyectos.
7. Patrocinador del proyecto
El patrocinador del proyecto es el piloto y campeón interno del proyecto.
Generalmente, son miembros de la alta dirección, aquellos con interés en el resultado del proyecto.
Los patrocinadores del proyecto trabajan mano a mano con el project manager y validan los objetivos del proyecto participando en la planificación del mismo.
Además, a menudo ayudan a resolver conflictos y eliminar obstáculos que ocurren durante el proyecto, y firman las aprobaciones necesarias para avanzar cada fase.
Tareas del patrocinador del proyecto:
- Tomar decisiones comerciales clave para el proyecto
- Aprobar el presupuesto del proyecto
- Garantizar la disponibilidad de recursos
- Difundir los objetivos del proyecto en toda la organización
En resumen, para que un proyecto tenga éxito, se requiere un esfuerzo de todo el equipo.
Los roles y responsabilidades asignados a los miembros del equipo y a varias partes interesadas pueden ser pequeños o masivos, pero al final cada rol y responsabilidad es importante porque el proyecto solo puede tener éxito mediante un trabajo en equipo eficiente.
