Estimar el esfuerzo y la duración de un proyecto es un elemento fundamental de cualquier planificación de proyectos.
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El objetivo de una gestión de proyectos efectiva es completar el proyecto a tiempo. Por lo tanto, la precisión del programa general del proyecto depende de la exactitud de las estimaciones de esfuerzo y duración.
¿Qué es el esfuerzo?
En términos simples, el esfuerzo es simplemente la cantidad de horas que los trabajadores dedican, enfocados en una tarea específica, para lograr un resultado particular.
El esfuerzo suele expresarse en horas, días o semanas dedicadas por los trabajadores.
Las partes interesadas suelen querer saber cuánto costará un proyecto. Esto depende principalmente de la cantidad de tiempo que los miembros del proyecto dedican al mismo.
Aquí tienes un ejemplo simple para explicar este concepto:
Para pintar una casa necesitas 6 horas de trabajo al día durante 9 días. El esfuerzo es, por lo tanto, la cantidad de tiempo que dedicas en un día multiplicado por el número de días de trabajo necesarios; en este caso, 54 horas. El esfuerzo es, por lo tanto, de 54 horas.
No solo esfuerzo, también el factor tiempo
El tiempo es un recurso único, no renovable e insustituible. La estimación y gestión del tiempo pueden, por lo tanto, crear o destruir un proyecto. Es esencial que el gerente de proyecto sepa cómo abordarlos.
También es importante estimar correctamente el tiempo, por dos razones principales:
- La planificación del proyecto y los plazos de entrega se basan en la duración estimada del proyecto. Una estimación inadecuada se traduce en tiempos de entrega que superan los plazos esperados y puede afectar no solo el desempeño financiero de la empresa, sino también generar dudas sobre la competencia y confiabilidad del gerente de proyecto.
- Los plazos también determinan los precios de los contratos que, si no se cumplen, pueden afectar la rentabilidad del proyecto.
Sin embargo, a menudo puede ser difícil entender la gran diferencia entre esfuerzo y duración. Así que aclaremos esto.
¿Qué significa duración?
La duración es el tiempo necesario para realizar cualquier tarea específica.
La duración se mide en horas, días, semanas, meses o años y solo puede calcularse después de determinar qué tipo y cuántos recursos se destinarán a realizar la tarea dada.
La duración se define como todo el tiempo que toma completar una tarea específica, basado en los recursos asignados al proyecto.
Generalmente se mide desde el inicio de la tarea hasta el día en que la tarea termina definitivamente. No incluye el tiempo libre de los recursos, como vacaciones u otros días no laborables.
Usando el mismo ejemplo utilizado en el caso del esfuerzo – pintar una casa – donde trabajas 6 horas al día durante 3 días, la duración de esta tarea será entonces de 3 días.
Relación entre esfuerzo y duración
Solo cuando tienes una estimación del esfuerzo, puedes evaluar la duración.
Esto está directamente relacionado con la construcción de un programa preliminar e implica decidir cuántas personas y recursos se incluirán en el proyecto.
La dotación de personal puede, en cierta medida, cambiarse durante el ciclo de vida del proyecto, pero es necesario recordar que existe una duración mínima requerida para algunas actividades. Por ejemplo, es imposible tener un hijo en un mes empleando a nueve mujeres para trabajar en la tarea.
Ejemplo de esfuerzo y duración en un proyecto
Tomemos como ejemplo un pequeño trabajo de pintura de una casa.
Requisitos y estimaciones
1 día laboral = 8 horas laborales. Esto significa que el/los pintor(es) trabajarán 8 horas al día.
- El trabajo tiene una duración estimada de 4 días laborales con solo 1 pintor trabajando.
- Hay muchos pintores disponibles para realizar la tarea y todos los pintores son igualmente productivos. La cantidad y calidad del trabajo serían entonces las mismas para cada pintor.
Duración
Si 1 pintor trabaja, la duración del trabajo será de 4 días laborales o 32 horas laborales.
Si 2 pintores trabajan, la duración del trabajo será de 2 días laborales o 16 horas laborales.
Si 4 pintores trabajan, la duración del trabajo será de 1 día laboral o 8 horas laborales.
Esfuerzo
Si 1 pintor trabaja, el esfuerzo para el trabajo será de 4 días/persona o 32 horas/persona.
Si 2 pintores trabajan, el esfuerzo para el trabajo seguirá siendo de 4 días/persona o 32 horas/persona.
Si 4 pintores trabajan, el esfuerzo siempre será el mismo que antes, 4 días/persona o 32 horas/persona.
Relación entre esfuerzo y duración del proyecto
La relación entre el esfuerzo del proyecto y su duración puede explicarse mejor utilizando la siguiente fórmula:
Esfuerzo = Duración * Número de recursos
Esta fórmula no funcionará siempre, pero da una buena idea de la relación entre el esfuerzo y la duración de un proyecto.
La fórmula solo funcionará si:
- El trabajo puede distribuirse fácilmente entre muchos recursos.
- Los recursos no son dependientes entre sí.
- Se considera que la productividad de todos los recursos es igual.
Conclusiones
Al trabajar en un proyecto que tiene un plazo límite, comprender y tener en cuenta la diferencia entre duración y esfuerzo permitirá al gerente de proyecto planificar el tiempo a dedicar a todas las actividades y cumplir con el plazo.
Además, solo cuando se estimen el esfuerzo y la duración del proyecto, será posible para el gerente de proyecto crear la estimación de costos.
El esfuerzo y la duración se convierten, por lo tanto, en dos aspectos clave de la planificación de proyectos.
