A cuello de botella es básicamente una situación donde el trabajo se retrasa.
Puede ser un evento puntual debido a circunstancias imprevistas, como un miembro del equipo que se enferma, o puede ser eventos que ocurren con regularidad debido a una mala planificación o a la falta de recursos.
CONTENIDO
- ¿Qué es un cuello de botella y cuál es su causa?
- ¿Cómo encontrar un cuello de botella?
- Cómo evitar un cuello de botella antes de que ocurra
- Evitar un cuello de botella: Procesar la ruta crítica
- Evitar un cuello de botella: Distribuir recursos – nivelación
- Cómo limitar un cuello de botella cuando ocurre
- Cómo limitar un cuello de botella: Actuar rápidamente
- Cómo limitar un cuello de botella: No comprometer la calidad
- Cómo limitar un cuello de botella: Mantener límites de WIP (Trabajo en progreso)
- Cómo limitar un cuello de botella: Aumentar recursos
- Cómo limitar un cuello de botella: Prepararse para todas las eventualidades
Los métodos más comunes para poner las cosas en orden incluyen trabajar horas extra, contratar apoyo adicional y posponer la fecha de entrega.
El problema es que todas estas soluciones terminan consumiendo, y a veces agotando, el presupuesto del proyecto, la energía de los empleados y la paciencia del cliente.
En lugar de buscar una solución rápida, es importante abordar los cuellos de botella en los proyectos antes de que surjan.
Esto significa una fuerte medida de planificación anticipada, una excelente comunicación con el equipo y más allá, y las herramientas adecuadas para la tarea.
¿Qué es un cuello de botella y cuál es su causa?
Los cuellos de botella en los proyectos ocurren cuando el equipo o un empleado no puede procesar su trabajo a tiempo, causando así un retraso.
Esto podría deberse a que un miembro del equipo tenga que tomar un descanso no planificado, surja un problema técnico, ocurra una falla en la comunicación, o el gerente haya sobreestimado cuánto podía hacer su equipo a máxima capacidad.
Aunque es difícil predecir la enfermedad de los empleados y el equipo defectuoso o fuera de servicio, hay cosas que puedes hacer para ayudar a tu equipo a seguir adelante sin importar qué.
Cómo encontrar un cuello de botella
Al usar una hoja de cálculo como herramienta de planificación, debes identificar cuellos de botella donde el número de horas de trabajo a realizar en un día exceda el número de horas laborales del día, ya sea para un individuo o para el equipo en general.
Si usas un software de gestión de proyectos, puedes aprovechar los diagramas de Gantt como una forma gráfica de organizar horarios e identificar problemas rápidamente.
Si estás trabajando siguiendo el método Lean, puedes llevar un registro del trabajo a través de tableros Kanban y así encontrar muy rápidamente dónde hay un exceso – esto es una posible señal de un posible cuello de botella.
Sin embargo, vale la pena recordar que no todos los pequeños retrasos son indicio de un cuello de botella.
En este caso, puedes medir por cuánto tiempo el trabajo permanece en la cola y anotar el número de elementos esperando.
Si las tareas comienzan a acumularse más rápido de lo que se están procesando, casi con seguridad estás experimentando un cuello de botella.
Cómo evitar un cuello de botella antes de que ocurra
La manera más obvia y fácil de lidiar con un cuello de botella es invertir dinero y recursos, pero esto no siempre es necesario.
Aquí tienes dos de las técnicas más populares para evitar un cuello de botella antes de que sea demasiado tarde:
Evitar un cuello de botella: Procesar la ruta crítica
El Método de la Ruta Crítica (CPM), ayuda a identificar las actividades más importantes y luego a idear la manera más rápida de completar un proyecto. Para procesar la ruta crítica de un proyecto, necesitas identificar la sección más larga de actividades dependientes. Esto da un tipo de marco de tiempo «mínimo indispensable» que puedes usar para planificar el proyecto.
Evitar un cuello de botella: Distribuir recursos – nivelación
La nivelación de recursos es, simplemente dicho, el acto de trabajar en un proyecto con personas asignadas a un conjunto de tareas y hacerlo de tal manera que no tengan que trabajar horas extra.
Básicamente, es un proceso de reorganizar tareas para que los miembros del equipo puedan trabajar en tareas consecutivamente en lugar de simultáneamente, ayudando así a evitar cuellos de botella.
Cómo limitar un cuello de botella cuando ocurre
No todo cuello de botella necesariamente escala a un desastre. Aquí hay algunas posibles soluciones para limitar los efectos de un cuello de botella una vez que ocurre:
Cómo limitar un cuello de botella: Actuar rápidamente
Los cuellos de botella tienen un efecto dominó en el resto del flujo de trabajo, introduciendo también un elemento de caos. Cuando los horarios cambian, los plazos pueden ser ignorados y las emociones pueden prevalecer sobre la racionalidad, llevando a malas decisiones.
La clave para mitigar el impacto negativo es actuar rápidamente. Si un cuello de botella ya ha comenzado, necesitas abordarlo inmediatamente y no darle más espacio.
Cómo limitar un cuello de botella: No comprometer la calidad
En caso de un cuello de botella, un gerente de proyecto podría verse tentado a saltarse ciertos pasos no considerados tan necesarios, como el control de calidad. Sin embargo, esta es una mala idea.
Cada paso del proyecto es necesario, y saltárselos puede ahorrar tiempo, pero podría llevar a problemas mayores más adelante.
Cómo limitar un cuello de botella: Mantener límites de WIP (Trabajo en progreso)
El propósito aquí es limitar la cantidad de trabajo que puede retrasarse en la etapa de Trabajo en Progreso (WIP). Esto también resulta menos abrumador y estresante para los miembros del equipo del proyecto.
Cómo limitar un cuello de botella: Aumentar recursos
Si tienes personas dispuestas a ayudar, ¿por qué no aprovecharlas? Esto ayudará a completar el trabajo rápidamente y de manera eficiente. Una manera de hacerlo sería mantener una lista de freelancers o contratistas externos de confianza que trabajen bajo demanda y puedan servir como respaldo.
También es una buena idea tener un pequeño presupuesto apartado en caso de emergencia.
Cómo limitar un cuello de botella: Prepararse para todas las eventualidades
La mejor manera de abordar un cuello de botella es planificar uno antes de que ocurra. En este caso, invertir en buen software de gestión de proyectos permite herramientas de seguimiento de actividades y gráficos que ayudan al gerente de proyecto a detectar cualquier cuello de botella potencial con anticipación.
Con un software como Twproject, por ejemplo, podrías identificar recursos sobrecargados y tomar acciones antes de que un cuello de botella se convirtiera en un problema real para tu proyecto.
Los cuellos de botella son una de las principales razones por las que los proyectos se retrasan, los presupuestos no se cumplen debido a costos adicionales, y todo el proceso se vuelve impredecible.
Prevenir es siempre mejor que curar, incluso en el caso de los cuellos de botella siempre es mejor tener un plan para evitar encontrarse con estos obstáculos, pero incluso si ocurren, con la estrategia adecuada siempre es posible evitar problemas que socavarán el éxito de un proyecto.
