Con lecciones aprendidas, hablamos de aprender de los errores, y no solo de ellos, del pasado.
Podríamos aplicar infinitos proverbios a esta afirmación, pero queremos recordar solo uno: “Errare humanum est, perseverare autem diabolicum”
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Lecciones aprendidas: el estudio de Axelos PPM Benchmark
Según el reciente estudio de AXELOS PPM Benchmark, casi la mitad de los gerentes de proyecto que rara vez (o nunca) revisan proyectos han enfrentado un fallo de proyecto en los últimos 12 meses.
Por otro lado, solo el 34% de aquellos que siempre (o casi siempre) revisan el proyecto, han experimentado un fallo durante el último año.
Estos resultados dan mayor importancia al argumento de que las «lecciones aprendidas» de proyectos pasados deben ser una parte integral de la gestión de proyectos.
Entonces, ¿por qué se pasa por alto este aspecto con tanta frecuencia?
Aprender de proyectos y actividades pasadas debe ser un esfuerzo continuo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Esta mentalidad debe ser fuertemente fomentada por el gerente de proyecto desde el principio.
Ya sea que las lecciones aprendidas se utilicen para preparar proyectos en curso, o se usen para identificar cualquier mejora dentro del proyecto, aprender de los fallos o éxitos de proyectos pasados se convierte en un elemento muy importante.
No considerar lo que salió mal durante un proyecto es simplemente tonto. Significa estar en una posición donde repetiremos los mismos errores.
Por el contrario, ni siquiera destacar los éxitos de un proyecto y cómo se lograron es un error.
Pierdes la oportunidad de implementar buenos procesos y mejores prácticas que pueden contribuir a la finalización exitosa de un trabajo existente o futuro.
En resumen, las lecciones aprendidas son información documentada que refleja tanto las experiencias positivas como negativas de un proyecto.
Representan el compromiso de la organización con la excelencia en la gestión de proyectos.
Para el gerente de proyecto, es una oportunidad de aprender de las experiencias reales de otros.
El proceso de aprendizaje ocurre durante y al final de cada proyecto, ya sea corto o complejo.
La mejor manera es realizar una sesión para identificar las lecciones aprendidas.
Debe realizarse en diferentes momentos según los problemas críticos y la complejidad del proyecto.
Cuanto más complejo sea el proyecto, más sesiones debería haber.
Si esperas hasta el final del proyecto, especialmente si es largo y complejo, podrías perder algunos puntos clave.
Los gerentes de proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden estar interesados en revisar las lecciones aprendidas y tomar decisiones sobre cómo utilizar el conocimiento adquirido.
Cómo funciona el proceso de lecciones aprendidas
El proceso de recopilación y evaluación de lecciones aprendidas incluye los cinco pasos siguientes:
- Identificación;
- Documentación;
- Análisis;
- Archivado;
- Recuperación.
1) Identificación de lecciones aprendidas
Esta primera fase consiste en identificar comentarios y recomendaciones que podrían ser útiles para futuros proyectos.
El gerente de proyecto, o la persona responsable de la recopilación de datos, debe dar a todos los colaboradores del proyecto, y posiblemente también a las partes interesadas, una encuesta de proyecto.
La encuesta de proyecto ayudará a identificar entradas y lecciones aprendidas.
Gracias a la encuesta, se recopilarán todos los puntos de vista y las experiencias.
Deben incluirse tres preguntas clave en la encuesta:
- Qué salió bien;
- Qué salió mal;
- Qué debería mejorar.
2) Documentación de lecciones aprendidas
El segundo paso en el proceso de lecciones aprendidas es documentar y compartir los resultados.
Después de que se hayan adquirido las lecciones aprendidas, deben informarse a todas las partes interesadas del proyecto.
El informe final debe conservarse y almacenarse junto con toda la documentación del proyecto.
Este informe debe dar una visión general de cómo funciona el proceso de lecciones aprendidas.
También debe contener un resumen de las fuerzas y debilidades del proyecto, así como las recomendaciones para el futuro.
3) Análisis de lecciones aprendidas
La tercera fase del proceso consiste en analizar y organizar las lecciones aprendidas para aplicar los resultados.
La información se comparte con otros miembros del equipo durante las reuniones organizacionales.
Como resultado de las lecciones aprendidas, a menudo se identifican mejoras en el proceso de gestión de proyectos o necesidades de capacitación.
4) Archivar las lecciones aprendidas
Los documentos sobre las lecciones aprendidas se archivan junto con otros documentos del proyecto.
Deben ser siempre fáciles de consultar.
Por esta razón, las organizaciones a menudo establecen un portafolio de lecciones aprendidas en la unidad compartida.
Esto permite hacer disponibles los informes a todos los que puedan estar interesados.
5) Recuperar las lecciones aprendidas
Aunque los informes de lecciones aprendidas se almacenan en una unidad compartida, sin la posibilidad de buscar palabras clave, es difícil encontrarlos.
Por lo tanto, es importante almacenarlos de manera ordenada y fácilmente recuperable, para que incluso aquellos que no participaron directamente en el proyecto puedan encontrarlos.
Las organizaciones tienen diferentes enfoques con los que gestionan – o no gestionan – las lecciones aprendidas.
Gestión de lecciones aprendidas: Tipo 1
Las organizaciones que pertenecen a este primer tipo no recopilan las lecciones aprendidas.
Casi siempre no hay un proceso definido para analizarlas y evaluarlas.
Las lecciones aprendidas, si se tienen en cuenta, se gestionan sin herramientas estandarizadas ni coherencia entre los proyectos.
Esto las hace ilegibles e incomparables.
Lo que las organizaciones de este tipo necesitan es un proceso definido y herramientas y técnicas básicas.
En este tipo de empresa es importante que el gerente de proyecto vea las lecciones aprendidas como constructivas.
Por lo tanto, debe transmitir esta convicción al equipo del proyecto y a las partes interesadas.
Gestión de lecciones aprendidas: Tipo 2
Aquí las organizaciones tienen un proceso definido y herramientas básicas para identificar y documentar lecciones aprendidas.
El proceso ya es parte de la cultura corporativa.
Se aplica de manera consistente a proyectos y procesos que han sido revisados para lograr una mayor eficiencia.
Aunque las organizaciones de este tipo están constantemente teniendo en cuenta las lecciones aprendidas, no las utilizan de manera correcta, completa y efectiva.
Lo que estas organizaciones necesitan son herramientas efectivas.
Es necesario identificar las acciones que pueden emprenderse dentro de la empresa para fortalecer las áreas débiles.
Después de eso, estas acciones deben implementarse durante cada proyecto.
Esto puede hacerse mediante una mejor capacitación del gerente de proyecto y / o de los miembros del equipo.
También podría significar procedimientos o procesos añadidos o mejorados.
Las personas responsables de analizar las lecciones aprendidas deben tener un rol dentro de la empresa que les permita implementar las soluciones.
También es importante que la recopilación de datos se realice utilizando procesos y formularios consistentes.
La coherencia de la información de entrada permite una identificación más rápida de problemas recurrentes y resoluciones proactivas.
Un ejemplo de una herramienta efectiva para recopilar lecciones aprendidas es la construcción de un formulario de entrada.
Este documento permite una recopilación consistente de datos, así como proporciona un medio para una recuperación más fácil.
El modelo debe incluir campos como: categoría, lección aprendida, acciones tomadas, cómo se tomó la acción, palabras clave, etc.
Las palabras clave serán esenciales para una recuperación fácil y rápida.
Gestión de lecciones aprendidas: Tipo 3
Este tercer tipo de organización normalmente es capaz de realizar un análisis completo de las lecciones aprendidas.
También es capaz de convertir esta información en acciones concretas.
Los informes están bien estructurados, utilizando gráficos y diagramas, todo es coherente y se mantiene en una unidad centralizada.
Repitamos un concepto importante:
recopilar, analizar y aprender de las lecciones aprendidas debe ser un esfuerzo continuo a lo largo de la vida del proyecto.
Todos, desde el gerente de proyecto hasta el equipo del proyecto, desde la junta directiva hasta las partes interesadas, deben contribuir a la recopilación, documentación y archivado de lecciones aprendidas para beneficio de futuros proyectos.
¿Recopilas y utilizas correctamente las lecciones aprendidas en tu empresa?
¿Hay alguna lección aprendida que recuerdes más o que te haya dejado ideas importantes para mejorar tu proyecto?
Comparte tu experiencia en un comentario.
