La gestión de las reuniones de proyecto

Contar con la capacidad de gestionar las reuniones de proyecto es una característica que todo gestor de proyectos exitoso debe tener.

Cada proyecto requiere reuniones periódicas en las que los interesados se reúnen para analizar los objetivos, las tareas asignadas y el avance del proyecto.

Las reuniones de proyecto son una forma eficaz de comunicarse, resolver problemas y desarrollar competencias. También pueden utilizarse como una herramienta para elevar la moral y crear un sentido de camaradería dentro del equipo, lo que incrementa la productividad.

Sin embargo, para que las reuniones generen los resultados deseados, deben ser eficaces.

Veamos cómo funciona la gestión eficaz de las reuniones de proyecto.

Las fases de una reunión de proyecto y cómo gestionarlas

En general, corresponde al gestor de proyectos determinar la frecuencia de las reuniones y elaborar una agenda para cada una.

Esta tarea no debe tomarse a la ligera. De hecho, si se desperdicia el tiempo de los participantes, estos dejarán de cooperar, lo que puede poner en peligro el éxito mismo del proyecto.

En principio, podemos distinguir tres fases que caracterizan una reunión: antes, durante y después de la reunión.

Para cada una de estas fases, el gestor de proyectos deberá implementar algunas medidas indispensables. Veamos cuáles son.

Gestionar una reunión de proyecto: acciones previas a la reunión

Todo comienza con una planificación. Cada reunión debe tener un propósito claro. En ocasiones, incluso es necesario reunir a todos los interesados para realizar una lluvia de ideas sobre el objetivo adecuado.

Para reuniones periódicas, como las reuniones semanales del equipo o las reuniones semanales de estado con el cliente, el objetivo probablemente vaya más allá del estado actual del proyecto y brinde actualizaciones sobre actividades clave, resultados y problemas.

Para una planificación eficaz, aquí están los elementos esenciales a considerar:

• ¿Cuánto tiempo debe durar la reunión?
• ¿Quiénes deben participar?
• ¿Cómo debe ser la agenda?
• ¿Cuál es el objetivo clave que deseas alcanzar?

Aquí tienes sugerencias más concretas para seguir:

• Establece objetivos. Si no defines objetivos claros, la reunión está destinada al fracaso. Sin un objetivo claro, la reunión no producirá resultados; por lo tanto, no se generarán soluciones. Antes de decidir la fecha en la que se llevará a cabo la reunión, debes asegurarte de haber definido una serie de objetivos SMART.
• Elabora una agenda para la reunión. Desarrollar y seguir una agenda contribuye a hacer la reunión más eficaz. Gracias a la agenda, el gestor de proyectos tendrá, de hecho, mayores posibilidades de finalizar la reunión con los resultados esperados y de forma más ágil.
• Mantén la documentación organizada y disponible. Esto significa que la documentación de la reunión debe ser lo más breve y concisa posible. Si la documentación es demasiado extensa y caótica, en efecto, corres el riesgo de generar desorden o perder información importante.
• Invita a las personas adecuadas. Conocer perfectamente el objetivo permite identificar a las personas correctas para invitar a la reunión.
• Crea un entorno físico apropiado y cómodo. La reunión de proyecto debe realizarse en una sala cómoda y bien ventilada. No olvides disponer de agua y café, lo que hará que los participantes se sientan más cómodos.
• Inicia y finaliza la reunión a tiempo. A las personas no les gusta que un evento dure demasiado tiempo ni que comience tarde. Es muy probable que los participantes tengan trabajo pendiente fuera de la reunión y, por ende, deseen que su horario laboral no se vea afectado. Es necesario asegurarse de que cada participante conozca la hora de inicio y de finalización. Además, es recomendable enviar notificaciones y recordatorios sobre la hora a los participantes.

Estas acciones pueden parecer elementales, pero podría sorprenderte saber con qué frecuencia se olvidan o pasan por alto.

Gestionar una reunión de proyecto: acciones durante la reunión

• Comienza siempre la reunión a tiempo. A menos que exista una urgencia o un evento imprevisto, toda reunión debe iniciarse puntualmente a la hora programada.
• Finaliza a tiempo. Asimismo, es importante terminar la reunión lo más cerca posible de la hora prevista de cierre. La hora de finalización debe indicarse claramente en la invitación, en la agenda y en la información previa a la reunión. Con frecuencia, se establece la hora de inicio, pero nadie sabe exactamente a qué hora terminará la reunión. Esto dificulta que los participantes organicen sus próximas tareas.
• Nunca canceles una reunión. Ciertamente pueden existir buenas razones para cancelar una reunión, pero, en general, esta es una mala idea. Los participantes ya han organizado su agenda en función de la reunión, y salvo eventos catastróficos, siempre es conveniente mantenerla.
• Toma notas. Sobre todo el gestor de proyectos, así como la persona de contacto para las comunicaciones del proyecto, debe asegurarse de tomar notas detalladas. Es necesario documentar todas las decisiones adoptadas, las tareas realizadas, las preguntas actualizadas, el avance de las actividades y las inquietudes discutidas. Registra tantos detalles como sea posible y con la mayor precisión posible para el seguimiento.
• Mantén la reunión positiva y fomenta los comentarios. Si el equipo percibe que el gestor de proyectos tiene una actitud positiva y motivada respecto al proyecto o al tema de discusión, este entusiasmo los influirá. En reuniones programadas regularmente con el equipo, una sugerencia es reconocer públicamente a los empleados que están realizando un excelente trabajo; esto mantendrá un tono positivo durante la reunión y estimulará la moral.

Gestionar una reunión de proyecto: acciones posteriores a la reunión

Después de la reunión, será recomendable distribuir las notas y el acta lo antes posible a todos los participantes. También será fundamental solicitar sus comentarios o revisiones dentro de un plazo determinado.

Siguiendo estas sugerencias, el gestor de proyectos podrá revisar el acta y enviar nuevamente la copia final y actualizada.

El objetivo es garantizar siempre que todos estén alineados con el proyecto, y este paso final lo asegura.

Gestionar eficazmente las reuniones de proyecto: conclusiones

 A continuación, los ingredientes para planificar y llevar a cabo reuniones de proyecto eficaces.

Al seguir estas sugerencias, es posible transformar las reuniones de proyecto en reuniones eficaces y productivas, con participantes atentos e incluso interesados.

Como gestor de proyectos, siempre tendrás muchas reuniones que atender cada semana.

Organizar toda la información que conllevan no es fácil. Seguramente, no existe una forma más sencilla de organizar toda esa información que utilizar un software de gestión de proyectos adecuado para este fin; aquí encontrarás algunos consejos para elegir un software de gestión de proyectos. Por ejemplo, en TWproject, no solo es posible registrar las fechas de las reuniones, sino también actualizar automáticamente el flujo de trabajo según las decisiones tomadas durante cada reunión.

Una reunión bien organizada es una excelente manera de permitir un trabajo eficiente dentro del equipo.

Las reuniones de proyecto bien gestionadas permiten a los equipos superar el laberinto de distracciones y obstáculos para lograr resultados.