Gestionar un patrocinador del proyecto

Uno de los factores críticos de éxito para cualquier proyecto es la presencia y participación de un patrocinador del proyecto efectivo.

Con frecuencia, el patrocinador del proyecto es una persona que ocupa un cargo directivo dentro de la organización y es responsable de iniciar y aprobar el proyecto, así como de apoyar al gerente del proyecto durante su ejecución.

El patrocinador del proyecto identifica las necesidades empresariales del proyecto, ayuda al gerente del proyecto a mantener el trabajo en curso y garantiza que la organización obtenga beneficios de los resultados finales.

Los atributos clave de un patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto debe tener una sólida comprensión de los objetivos estratégicos de la organización, debe entender su rol como patrocinador y ejercer influencia; además, sería una ventaja si tuviera experiencia directa en gestión de proyectos.

Algunos atributos clave de un patrocinador del proyecto son:

• Mentalidad estratégica e innovadora
• Inteligencia emocional
• Excelentes habilidades de comunicación, incluyendo negociación y gestión de conflictos
• Capacidad sólida para tomar decisiones

Funciones y responsabilidades de los patrocinadores del proyecto

A diferencia del gerente del proyecto, quien supervisa al equipo y la ejecución diaria de las tareas clave, el patrocinador contribuye a crear el entorno adecuado para apoyar al gerente del proyecto.

Este apoyo puede adoptar diversas formas, tales como:

• Alinear el proyecto con la estrategia corporativa.
• Participar en la planificación del proyecto.
• Asegurar que la solución propuesta resuelva el problema acordado y cumpla con los requisitos.
• Apoyar la gestión de recursos.
• Asegurar que el proyecto se inicie y ejecute conforme a los estándares y mejores prácticas establecidos.
• Supervisar el avance del proyecto y ayudar a tomar acciones correctivas si es necesario.
• Fomentar la aceptación y el compromiso de los interesados.
• Proporcionar información oportuna y fundamentada sobre decisiones clave del proyecto.
• Resolver problemas y conflictos fuera del alcance de la autoridad del gerente del proyecto.
• Evaluar el éxito del proyecto al finalizarlo.
• Celebrar y reconocer los logros.
• Actuar como mentor del gerente del proyecto cuando y según sea necesario.

Dadas sus múltiples responsabilidades y su participación activa, el patrocinador del proyecto es uno de los verdaderos propietarios del proyecto.

No es de extrañar, entonces, que un patrocinador pueda hacer o deshacer un proyecto.

Desafíos al trabajar con un patrocinador del proyecto

Establecer una relación beneficiosa con el patrocinador del proyecto es complejo por distintas razones.

Por lo general, los patrocinadores del proyecto se asignan a un proyecto antes de comenzar el trabajo, lo que significa que los gerentes del proyecto rara vez tienen la oportunidad de elegirlos.

Además, una persona sin experiencia en gestión de proyectos podría asumir este rol debido, por ejemplo, a su cargo directivo dentro de la organización.

Los patrocinadores del proyecto también suelen participar en otras actividades ajenas al proyecto y podrían no disponer de tiempo suficiente para brindar asesoramiento y apoyo útiles en caso de dificultades.

Los gerentes del proyecto que trabajan con patrocinadores ineficaces o poco útiles tienen dos opciones: avanzar de la mejor manera posible o «gestionar» y ayudar al patrocinador del proyecto a desempeñar su rol.

Cuatro pasos clave para trabajar con el patrocinador del proyecto

A continuación se presentan los cuatro pasos que pueden ayudarte a trabajar con el patrocinador del proyecto:

1. Establecer expectativas

Antes de iniciar un nuevo proyecto, es fundamental reunirse con el patrocinador del proyecto para definir cómo colaborarán. Este paso es especialmente importante si el gerente del proyecto nunca ha trabajado con dicho patrocinador o si este asume el rol por primera vez.

Es una buena práctica realizar esta reunión incluso si ambas partes ya han trabajado juntas anteriormente o incluso si el patrocinador es experto. Cada proyecto es, de hecho, distinto y requiere una alineación desde el inicio.

Utiliza la reunión para definir funciones y responsabilidades, identificar los recursos necesarios y establecer un plan de comunicación, revisar y ajustar el plan del proyecto e identificar los principales milestones.

2. Reunión preliminar

Pide al patrocinador del proyecto que participe en la reunión preliminar con el equipo para compartir la visión del proyecto y el resultado deseado.

De esta forma, también el equipo del proyecto tendrá una idea más clara sobre todos los stakeholders del proyecto.

3. Comunicación

 A medida que avanza el proyecto, mantén al patrocinador ocupado e informado. Los canales de comunicación incluyen reuniones de seguimiento, informes automatizados y tableros de control utilizando, por ejemplo, un software de gestión de proyectos.

También es importante analizar el estilo y las preferencias de comunicación del patrocinador y adaptarlos según sea necesario.

4. Mantener al patrocinador involucrado (h3)

 Además de las actualizaciones y los informes de estado, el gerente del proyecto debe solicitar periódicamente al patrocinador información y orientación. Es importante buscar su opinión ante problemas y dificultades o al comparar distintos enfoques alternativos.

Un patrocinador del proyecto válido, de hecho, debe preocuparse por el gerente del proyecto y apoyarlo, y posee amplios conocimientos que compartir. Involucrar al patrocinador del proyecto contribuye a construir una relación satisfactoria para todas las partes.

La relación con el patrocinador y el documento de cierre del proyecto

Al finalizar un proyecto, el gerente del proyecto siempre debe realizar un análisis sobre la relación con el patrocinador del proyecto.

Esto puede ayudar a mejorar el compromiso de los patrocinadores y la gestión de futuros proyectos.

• ¿Qué funcionó y qué no?
• ¿Qué desafíos se encontraron en la relación con el patrocinador del proyecto?
• ¿Existen herramientas o procesos específicos para trabajar con patrocinadores dentro de la organización?

Estas y otras preguntas sirven para recopilar experiencias. Son la clave para establecer mejores prácticas que permitan una relación eficiente entre gerentes de proyectos y patrocinadores del proyecto.