Como su nombre indica, un comité directivo o de coordinación ayuda a guiar y coordinar un proyecto desde su inicio hasta su finalización.
En ocasiones, el comité está formado exclusivamente por el equipo que participa directamente en el desarrollo e implementación del proyecto.
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Sin embargo, con mayor frecuencia, el comité directivo o de coordinación está compuesto por representantes de organizaciones clave que son socios del proyecto y/o que cuentan con experiencia específica en el sector del proyecto o cuyos clientes son los usuarios finales de los resultados del proyecto.
En general, es muy importante y útil incluir al menos a un cliente o usuario potencial de los resultados del proyecto. De hecho, sus comentarios pueden ser útiles para el éxito del proyecto.
Un comité directivo debe ser útil para el gerente del proyecto y no una distracción ni una fuente de interrupciones; por ello, sus miembros deben seleccionarse cuidadosamente.
¿Cuál es la función de un comité directivo?
La función del comité directivo es brindar asesoramiento y garantizar la consecución y entrega de los resultados del proyecto.
Esto puede incluir actividades como:
- Brindar aportes al desarrollo del proyecto, incluida la estrategia de evaluación;
- Asesorar sobre el presupuesto del proyecto;
- Definir y contribuir a alcanzar los resultados del proyecto;
- Identificar las prioridades del proyecto, es decir, las actividades en las que debe concentrarse mayor esfuerzo;
- Identificar y supervisar los riesgos potenciales del proyecto;
- Supervisar la calidad del proyecto a medida que avanza;
- Brindar asesoramiento y, si es necesario, tomar decisiones sobre los cambios del proyecto
En resumen, el comité directivo brinda apoyo, orientación y supervisión del progreso.
Por regla general, el gerente del proyecto asistirá a las reuniones del comité directivo para informar sobre el avance del proyecto y responder cualquier pregunta planteada por los miembros del comité.
La función del comité directivo es brindar asesoramiento y garantizar la consecución y entrega de los resultados del proyecto.
¿Qué función desempeñan los miembros individuales del comité directivo?
Los miembros del Comité Directivo no son responsables directos de la gestión y las actividades del proyecto, pero sí brindan apoyo y orientación a quienes trabajan directamente en él, es decir, al equipo del proyecto.
Los miembros del comité deben:
- Comprender los objetivos, la estrategia y los resultados esperados del proyecto;
- Valorar la importancia del proyecto para la organización y sus clientes;
- Interesarse sinceramente en el proyecto y en los resultados deseados;
- Ser defensores del proyecto, haciendo todo lo posible para promover sus resultados;
- Tener una comprensión amplia de los problemas de gestión de proyectos.
En la práctica, esto significa que los miembros del comité directivo deben:
- Asegurarse de que la estrategia planificada coincida con el propósito del proyecto;
- Revisar el avance del proyecto respecto a los milestones;
- Considerar ideas y problemas;
- Brindar orientación al equipo del proyecto;
- Ayudar a equilibrar prioridades y recursos en conflicto;
- Promover una comunicación positiva fuera del comité;
- Promover activamente los resultados del proyecto;
- Contribuir a la evaluación del proyecto.
A menudo también se elige un Presidente del Comité Directivo. Será un miembro del comité que moderará y asegurará que las reuniones se lleven a cabo sin inconvenientes.
Por tanto, debe destacarse que la primera responsabilidad de los miembros es lograr el éxito del proyecto y, solo en segundo lugar, los intereses de la organización en su conjunto.
Por esta razón, los miembros con experiencia en un área específica deben evitar centrarse únicamente en esa parte. Deben recordar que su labor consiste en brindar apoyo general al proyecto.
En ocasiones, resulta útil que el gerente del proyecto prepare una breve descripción de las funciones de los miembros del comité directivo, en la que se definan las expectativas y el compromiso requerido.
¿Con qué frecuencia debe reunirse un comité directivo?
La frecuencia de las reuniones del comité depende del tamaño y la escala del proyecto.
Normalmente, para proyectos pequeños basta con programar una reunión durante la fase de planificación, otra alrededor de la mitad del proyecto para supervisar el avance y una reunión final para evaluar los resultados del proyecto y contribuir a su evaluación.
Para proyectos más grandes, el comité debe programar reuniones que coincidan con los milestones del proyecto.
Es una buena práctica fijar las fechas de las reuniones con anticipación, garantizando así el compromiso de los miembros del comité para asistir.
Comité Directivo: reuniones
Al menos una semana antes de la reunión, el gerente del proyecto debe distribuir a todos los miembros del comité los documentos necesarios para la reunión.
Estos deben incluir:
- Una agenda, que indique la hora programada para la reunión, para que los miembros puedan organizar su tiempo en consecuencia.
- Un informe de la reunión anterior, que incluya una lista actualizada de acciones acordadas.
- Un informe sobre el estado del proyecto.
- Cualquier otro documento que deba considerarse en la reunión.
El presidente del comité conducirá la reunión según la agenda, asegurándose de que todos los miembros tengan la oportunidad de aportar sus opiniones durante la reunión.
Es importante revisar la lista de acciones acordadas en la reunión anterior (si las hay), confirmar las acciones realizadas y los problemas resueltos, y acordar cómo proceder con las acciones aún pendientes.
Tan pronto como sea posible después de la reunión, y no más tarde de una semana, se debe enviar a los miembros un informe de la reunión.
Esto es fundamental para garantizar que todos los miembros avancen en la misma dirección y sigan los procedimientos establecidos.
De hecho, el informe debe incluir la lista de acciones acordadas durante la reunión, indicando el nombre del «responsable» y el plazo previsto para su ejecución.
También deben adjuntarse copias de cualquier documentación adicional discutida o generada durante la reunión.
Además, debe indicarse también la información sobre la próxima reunión.
En conclusión, aquí queda clara una reflexión.
Un comité directivo no tiene la responsabilidad de gestionar el proyecto en lugar del gerente del proyecto; sin embargo, si los miembros del comité han sido seleccionados adecuadamente y están suficientemente informados, su participación y experiencia tendrán un impacto muy positivo en la consecución del objetivo del proyecto. Si tenemos esto presente, podemos comprender cómo este órgano puede volverse fundamental para la economía del proyecto.
