La importancia de las negociaciones en los proyectos

Habilidades de negociación para un gerente de proyectos son fundamentales y mejorarlas sentará las bases para un proyecto exitoso.

Los gerentes de proyectos desempeñan distintos roles al mismo tiempo: líderes, intermediarios, delegadores e incluso negociadores.

Por esta razón, las habilidades de negociación para gerentes de proyectos están en la lista de habilidades blandas que deben desarrollar.

¿Qué es la negociación en un proyecto?

La negociación es un proceso que consiste en las actividades necesarias para resolver distintos tipos de conflictos mediante consultas entre las partes involucradas, con el fin de alcanzar un consenso.

Las negociaciones pueden llevarse a cabo en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto y pueden ser formales o informales.

La negociación formal implica un acuerdo mediante contratos y documentos oficiales, mientras que las negociaciones informales incluyen debates para resolver un conflicto entre miembros del equipo, por ejemplo.

En la gestión de proyectos, el proceso de negociación se divide en fases e incluye:

• Planificación: la preparación de toda la información relevante necesaria para la discusión.
• Debate: aquí se examinan y discuten los temas clave.
• Propuesta: la elaboración de una propuesta como forma de resolver el problema planteado.
• Revisión: puede incluir negociar compromisos antes de formalizar un acuerdo y antes de compartir la información en toda la organización.

¿Por qué es importante la negociación para los gerentes de proyectos?

Estas son algunas situaciones en las que las habilidades de negociación desempeñan un papel clave en el éxito de un proyecto. Casos en los que el gerente de proyectos:

• participa en negociaciones estratégicas con proveedores de bienes y herramientas necesarias para la ejecución del proyecto.
• participa en negociaciones con un posible inversionista en un nuevo proyecto.
• participa en negociaciones con los interesados respecto a un cambio sustancial en el proyecto.

En última instancia, las habilidades de negociación permiten a los gerentes de proyectos establecer relaciones más sólidas con los interesados, mejores relaciones con los clientes y, en general, un entorno laboral más positivo.

La negociación también puede ser una estrategia útil para manejar conflictos en un proyecto.

Aunque es casi imposible evitar por completo los conflictos, poder negociar una solución es una habilidad muy útil.

En las situaciones más graves, un conflicto también puede detener un proyecto.

Cómo mejorar las habilidades de negociación del gerente de proyectos

Estos son cinco consejos que pueden ayudar a mejorar las habilidades de negociación del gerente de proyectos.

1. Mejorar las habilidades de negociación: práctica

Lo primero que hay que hacer, como ocurre con todo, es practicar mucho.

Probablemente todos negociamos más de lo que pensamos —tanto en nuestra vida profesional como en la privada.

Es, por tanto, importante tomar conciencia de estas situaciones de negociación, analizar cómo te enfrentas y actúas ante ellas, cómo te sientes y qué podría mejorarse la próxima vez.

2. Mejorar las habilidades de negociación: preparación

Es importante dedicar cierto esfuerzo a la preparación para la negociación.

Si un gerente de proyectos sabe que se reunirá con un proveedor, por ejemplo, debe pensar con anticipación qué quiere lograr con este acuerdo y explorar alternativas potenciales.

Así participará en la discusión con mayor confianza y sabrá de antemano qué desea alcanzar.

Sin embargo, es importante recordar mantenerse receptivo también a los puntos de vista de los demás.

No es una negociación si rechazas cambiar tu postura y obligas a la otra persona a aceptar tus ideas.

3. Mejorar las habilidades de negociación: gestionar tus emociones

Situaciones de conflicto y negociaciones suelen exponer lo peor de las personas.

Es, por tanto, importante que el gerente de proyectos esté preparado para reaccionar adecuadamente en una conversación potencialmente difícil y quizás incómoda.

4. Mejorar las habilidades de negociación: tómate tu tiempo

Las negociaciones pueden llevar mucho tiempo y realizarse de forma continua; es poco probable que en una sola reunión se trate y resuelva todo.

Para proyectos grandes, podrían celebrarse varias reuniones para garantizar que todo quede debidamente documentado y satisfaga a ambas partes.

Incluso cuando se concluye el acuerdo, el gerente de proyectos podría verse obligado a negociar detalles más precisos o nuevos términos para orientar correctamente el proyecto.

5. Mejorar las habilidades de negociación: escuchar

Al prepararte para una negociación, debes esforzarte por pensar qué quieres decir, cómo decirlo y cómo responder a lo que crees que dirá la otra persona.

En pocas palabras, un gerente de proyectos también debe estar listo para escuchar.

Escuchar te ayudará a identificar las debilidades de la otra parte y a comprender realmente lo que los demás desean.

Cuando escuchas activamente, es más probable que formules respuestas que la otra persona considere aceptables.

La importancia de la negociación: conclusiones

En última instancia, la negociación es una excelente herramienta de gestión de proyectos y es fundamental para obtener los mejores resultados en cualquier situación.

La negociación va más allá de reducir o aumentar el precio de una oferta y constituye una herramienta necesaria en las actividades cotidianas del gerente de proyectos.

Como todas las habilidades blandas, saber sostener conversaciones efectivas que se traduzcan en buenos resultados para ambas partes es algo que siempre puede mejorarse con el tiempo.

Con los conocimientos, estructuras y técnicas adecuados, cualquier gerente de proyectos podrá abordar las negociaciones sabiendo cómo enfocar mejor el proyecto y a la organización en general.