En consultoras, la gestión de múltiples proyectos es la norma, no la excepción. Por eso, en un artículo reciente, hablamos de cómo gestionar múltiples proyectos utilizando una herramienta como un Portfolio.
En este caso, queremos centrarnos en cuestiones relacionadas con la gestión de recursos, para proporcionar a los equipos de consultoría algunos ejemplos prácticos de los procesos que pueden implementar para mejorar esta área.
En una consultora, el mismo equipo, a menudo las mismas personas, trabaja en múltiples proyectos simultáneamente, con prioridades cambiantes, plazos superpuestos y clientes que solicitan actualizaciones a la vez. En este contexto, el riesgo no es hacer las cosas mal; es no identificar cuellos de botella a tiempo.
Aquí, intentaremos abordar los desafíos más comunes en la asignación y el equilibrio de recursos entre proyectos a través de una serie de preguntas.
CONTENIDO
- ¿Por qué es tan difícil gestionar los recursos entre múltiples proyectos?
- ¿Cómo asigna los recursos por fases sin crear cuellos de botella?
- ¿Cómo monitoriza la carga de trabajo real en tiempo real?
- ¿Cómo gestiona las prioridades cuando todo parece urgente?
- Un caso real: Gap
- ¿Quiere una visión clara de quién está haciendo qué?
¿Por qué es tan difícil gestionar los recursos en múltiples proyectos?
El problema no es solo asignar a la persona adecuada al proyecto. Lo que realmente es difícil es saber, en todo momento, si esa persona realmente tiene la capacidad de hacer lo que se le ha asignado. Cuando la información sobre workload no es visible en tiempo real, los síntomas son siempre los mismos: retrasos repentinos, equipos bajo presión y directores de proyecto que solo descubren problemas cuando es demasiado tarde para tomar medidas.
Desde la perspectiva de resource allocation, los riesgos más comunes en las agencias que gestionan múltiples proyectos simultáneamente son:
- la superposición de actividades
- picos de workload
- conflictos entre las prioridades de diferentes proyectos
- la falta de visibilidad sobre el estado real de los recursos.
No se trata de desorganización: se trata de que la complejidad crece más rápido que las herramientas utilizadas para gestionarla.
¿Cómo asigna recursos por fases sin crear cuellos de botella?
La solución reside en el uso de software como Twproject, que está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de empresas de consultoría.
El punto de partida en Twproject es descomponer cada proyecto en fases y sub-fases en el gráfico de Gantt interactivo, y asignar recursos a nivel de fase—no solo a nivel de proyecto. Esto cambia significativamente la forma en que trabaja.
Desde la perspectiva del director de proyecto, esto significa poder delegar eficazmente: asignar una fase entera a un miembro del equipo que asume la plena responsabilidad de la misma, con una clara comprensión de su ámbito de trabajo y la capacidad de gestionarla de forma independiente.
Desde la perspectiva del recurso, esto significa poder centrarse en una tarea específica sin tener que realizar un seguimiento de todo el proyecto. Una vez completada la fase, el recurso puede abandonar el proyecto: su carga de trabajo se elimina y está disponible para otras asignaciones.
Al crear o editar una asignación, Twproject muestra en tiempo real cuánto tiempo de ese recurso ya está asignado a otros proyectos: un indicador visual de la carga de trabajo actual permite al director de proyecto elegir a la persona adecuada antes de asignarla, en lugar de después de que haya surgido un conflicto.
¿Cómo se monitoriza la carga de trabajo real en tiempo real?
La vista de carga de trabajo en Twproject muestra una representación gráfica de la carga de trabajo diaria de cada miembro del equipo: cada color corresponde a un proyecto o fase diferente, y puede hacer clic en cualquier columna para ver los detalles de lo que consiste.
La vista está disponible semanalmente, quincenalmente, trimestralmente o mensualmente, y se actualiza automáticamente a medida que los recursos registran las horas trabajadas. El algoritmo de Twproject no simplemente suma estimaciones: distribuye la carga de trabajo teniendo en cuenta las horas reales trabajadas, la capacidad diaria de cada recurso, las vacaciones y los días libres, y el trabajo restante.
Si un miembro del equipo no ha informado de las horas programadas para un día determinado, el sistema automáticamente redistribuye la carga de trabajo a los días siguientes, proporcionando al director de proyecto una vista constantemente actualizada de la situación real, en lugar de la planificada hace meses.
Para las agencias que gestionan equipos distribuidos o departamentos complejos, puede filtrar la vista por departamento y analizar la carga de trabajo agregada sin tener que abrir cada proyecto individualmente.
¿Cómo gestionas las prioridades cuando todo parece urgente?
En un entorno de múltiples proyectos, la prioridad es una de las variables más difíciles de gestionar. Twproject le permite establecer prioridades directamente en las asignaciones: los recursos pueden ver claramente en qué deben centrarse, y el gestor de proyectos puede ajustar la secuencia de tareas sin tener que convocar reuniones de alineación.
Desde la gestión de la cartera de proyectos, también puede ajustar las fechas y la asignación de recursos en función de la importancia estratégica de cada proyecto, y utilizar la función de optimización automática para recálcular los plazos en función de la capacidad real de los recursos. El resultado es un plan que refleja la realidad, no un esquema idealizado que se vuelve obsoleto ante el primer signo de cambio.
Todo esto está estrechamente vinculado al control de costes del proyecto y al planificación del calendario: un recurso sobrecargado no es solo un problema operativo, sino una señal de advertencia financiera. En Twproject, estos aspectos interactúan a la perfección en la misma plataforma.
Un caso práctico: Gap
Gap Studies and Consulting, que se especializa en control de gestión externo, gestiona un equipo que trabaja en varios proyectos complejos. La empresa necesitaba una herramienta que le permitiera asignar recursos con precisión y supervisar el progreso de forma transparente, y encontró la solución en Twproject.
Twproject incluye un diagrama de Gantt interactivo que nos permite asignar recursos por fases. Gracias a este enfoque, podemos supervisar el progreso del proyecto en todos sus aspectos con total transparencia.
Los recursos registran sus horas directamente contra las actividades desde cualquier dispositivo, manteniendo actualizado tanto la carga de trabajo como el total final para cada proyecto en tiempo real.
¿Quiere tener una visión clara de quién está haciendo qué?
Distribuir la carga de trabajo entre múltiples proyectos sin crear cuellos de botella requiere una herramienta que esté configurada correctamente desde el principio. Vea lo fácil que es hacerlo con Twproject.
Si necesita ver cómo funciona el software en su situación específica, nuestros tutores de consultoría con experiencia le mostrarán Twproject configurado para que coincida con su flujo de trabajo real: equipos, fases, prioridades y carga de trabajo ya organizados según la estructura de sus proyectos.
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