Strategie di mitigazione del rischio nel project management

La capacità di mitigare i rischi consente di riconoscerli in modo proattivo e far fronte agli stessi attuando delle specifiche strategie di mitigazione.

L’identificazione del rischio è sicuramente un passo importante e fondamentale nella gestione dei progetti, tuttavia da solo non è sufficiente.

Conoscere e pensare al rischio non equivale a fare qualcosa per il rischio.

Il rischio si verificherà; alcuni porteranno addirittura risultati positivi, altri un po’ meno; alcuni saranno minori, altri catastrofici.

Ecco quindi quali sono alcuni dei modi più comuni per mitigare i rischi che si possono incontrare nello sviluppo di un progetto.

Strategie di mitigazione del rischio: Chiarire i requisiti

Per prima cosa dobbiamo avere le idee chiare… Che cosa si vuole ottenere dal progetto?

Questa è una domanda fondamentale da porsi e avere una chiarezza profonda al riguardo, è già di per sé un fattore attenuante del rischio perché elimina in automatico tutti gli errori legati al “non sapevamo cosa stessimo facendo“.

Sfruttare appieno studi di fattibilità, kick off meeting con gli stakeholder e gruppi di utenti per testare le idee prima di assumere un impegno completo, permette di assicurarsi che ciò che viene consegnato sia realmente ciò che si desidera.

Strategie di mitigazione del rischio: Avere il giusto team di progetto

Le persone stesse che lavorano ad un progetto possono essere parte della causa di alcuni rischi, soprattutto nel caso di competenze o punti di vista inadeguati e che non si adattano al clima aziendale.

Anche le persone che non sono disponibili quando se ne ha bisogno influiscono sui tempi del progetto.

Ecco perché i membri del team devono essere scelti in modo ponderato, andando a mitigare così i rischi legati alle persone.

Strategie di mitigazione del rischio: Distribuire e/o trasferire il rischio

Un grande errore è quello di scaricare tutta la responsabilità di un rischio su una singola persona o su di un gruppo.

Sicuramente il trasferimento del rischio è una strategia di gestione del rischio riconosciuta e utile, ma deve essere utilizzata con cautela.

Mitigare il proprio rischio scaricandolo su qualcun altro non è infatti sempre l’approccio migliore.

Ad esempio, è possibile trasferire il rischio a un’altra parte, ma ciò potrebbe comportare un aumento dei costi – attraverso l’aumento dei prezzi dei fornitori o dell’assicurazione – che in molti casi non è l’uso più appropriato dei fondi dell’organizzazione.

La soluzione qui è cercare modi per gestire i rischi congiuntamente con altre parti interessate considerando gli impatti di questa strategia a 360 gradi.

Strategie di mitigazione del rischio: Comunicare e ascoltare

C’è un altro modo in cui è possibile aggiungere rischi a un progetto: la mancanza di comunicazione.

Comunicare efficientemente, consultare ampiamente e, soprattutto, ascoltare le risposte che si ricevono, devono essere attività prioritarie in ogni progetto.

Questa strategia può aiutare il project manager a identificare i rischi e ad impegnarsi in modo più efficace con le parti interessate.

Strategie di mitigazione del rischio: Valutare la fattibilità di un progetto

Ricorrere a studi di fattibilità e prototipi per testare idee e soluzioni prima di passare all’elaborazione vera e propria, può essere un modo semplice per mitigare il rischio di un progetto.

In questo modo è infatti possibile utilizzare questa fase iniziale come banco di prova per verificare concetti, metodologia e soluzione.

Come farlo? Suddividere il progetto in fasi e includere il tempo, all’inizio di ognuna di esse, per uno studio di fattibilità o un’indagine.

L’apprendimento può essere incredibilmente utile per modellare il resto del progetto e può dimostrare – o confutare – il business case senza dover impegnare l’intero investimento.

Strategie di mitigazione del rischio: Effettuare dei test

Probabilmente molti sapranno che, quando i tempi del progetto sono agli sgoccioli, i test sono spesso il compito che in primis viene tagliato.

Bisogna cercare di evitare questa situazione; i test sono infatti una parte importante per assicurarsi che il rischio del progetto sia inferiore e gestibile.

I test aiutano a eliminare problemi molto più importanti che in seguito potrebbero ricadere sul progetto.

Una soluzione per essere sicuri di avere sempre tempo sufficiente per effettuare dei test è quella di stimare il tempo “tradizionale” necessario per fare test e quindi raddoppiarlo.

In questo modo, anche se il progetto andrà incontro a problematiche che ne rallenteranno i tempi, ci sarà sempre e comunque spazio per effettuare dei testi.

I test sono spesso ampiamente sottovalutati, ma sono un grande strumento per individuare difetti o bug che possono essere così tempestivamente corretti, senza andare a causare problemi molto più gravi in seguito.

Ecco perché stimare attentamente e disporre di una contingenza di pianificazione dedicata per i test è fondamentale nel project management e può essere considerata una strategia di mitigazione del rischio vera e propria.

Strategie di mitigazione del rischio: Avere un piano B

Pur avendo pianificato tutto, incluse le strategie di mitigazione del rischio, un problema imprevisto accade.

Non bisogna preoccuparsi… succede.

Ecco che il modo migliore per far fronte a queste situazioni imprevedibili è avere alternative alla mano, fra cui è possibile includere:

• Fondi di emergenza
• Risorse aggiuntive in standby
• Opzioni per suddividere il progetto in segmenti e/o ridurre l’ambito

Un piano B non è qualcosa che il project manager pianifica di voler utilizzare. In ogni caso averne uno là pronto come un cuscino di salvataggio nel caso in cui un rischio si materializzasse in modo imprevisto, può risultare estremamente prezioso.

Per preparare questa strategia, è necessario concordare tolleranze e contingenza con lo sponsor e gli stakeholder prima dell’inizio del progetto.

Parlare di quali finanziamenti aggiuntivi possono essere garantiti per affrontare problemi imprevisti e come accedervi se e quando sarà il momento.

La chiave per gestire l’ignoto è avere un piano di attacco, mantenere la flessibilità e assicurarsi sempre di apprendere la realtà della situazione in modo da poter adattare le proprie azioni di conseguenza.

Questa è quindi la soluzione per gestire con successo il rischio per qualsiasi iniziativa o in qualsiasi fase di un progetto.

Non è possibile evitare i rischi, ma è possibile prepararsi con adeguate strategie di mitigazione.