Scrum: un metodo per far lavorare il team all’unisono

Nel mondo dello Scrum, è raro che vengano fornite descrizioni complete e dettagliate di come ogni singola attività deve essere svolta in un progetto. Gran parte di questo è lasciato nelle mani del team di progetto.

Questo perché il team saprà meglio come risolvere i problemi che si presentano, dato che lavora giorno per giorno al progetto.

Questo è il motivo per cui nel metodo Scrum, ad esempio, una riunione di pianificazione espone i risultati desiderati, invece di definire nel dettaglio le attività come avverrebbe nella maggior parte delle altre metodologie di project management.

Scrum fa affidamento su un team auto-organizzato e interfunzionale.

Il team Scrum si auto-organizza in quanto non esiste un team leader generale che decida quale persona farà quale compito o come verrà risolto un problema. Queste sono tutte questioni che vengono decise dal team nel suo insieme.

Per team interfunzionale si intende che tutti i membri sono necessari per portare avanti l’implementazione delle idee e delle attività.

Cosa prevede la metodologia Scrum?

La metodologia Scrum prevede che i progetti procedano attraverso una serie di sprint.

In linea con una metodologia agile, gli sprint sono programmati mensilmente o, ancora più comunemente, ogni due settimane.

Uno sprint inizia con una riunione di pianificazione, in cui i membri del team ricevono un elenco delle attività da eseguire durante lo sprint. In seguito, queste attività vengono organizzate – dal team – ed eseguite durante lo sprint.

Al termine di uno sprint, il team esegue una revisione del lavoro svolto ed analizza qualsiasi fattore che potrebbe influenzare lo sprint successivo, oltre a riflettere sullo sprint appena concluso e identificare eventuali opportunità per migliorare.

È un dato di fatto che, in qualsiasi progetto, si è in grado di realizzare di più lavorando in team piuttosto che individualmente.

In uno studio condotto da Salesforce in merito alle sfide sul posto di lavoro, l’86% dei project manager ha convenuto che non riuscire a lavorare insieme come team è stata la principale causa di fallimento del progetto.

Il lavoro di squadra è quindi un elemento essenziale per un’organizzazione di successo.

La metodologia Scrum può essere definita come un approccio basato sul team per fornire valore al business.

Questo metodo promuove quindi una collaborazione efficace tra i membri del team in modo che siano in grado di affrontare progetti di qualsiasi dimensione e realizzarli insieme.

5 modi per migliorare il lavoro di squadra con il metodo Scrum

Qui di seguito elencheremo 5 modi per migliorare il lavoro di squadra grazie al metodo Scrum. Avendo visto pocanzi quale importanza possa avere la collaborazione del team, l’invito è a prestare grande attenzione a quanto segue.

1. Insegnare i principi di autogestione

I team Scrum sono progettati per autogestirsi, ciò significa che sono in grado di svolgere le attività durante uno sprint, senza una supervisione o una direzione costante da parte di un project manager.

Questo livello di autosufficienza varia in base alla familiarità del team con i principi Scrum e alla complessità del progetto.

La leadership e la gestione sono sicuramente necessarie per stabilire inizialmente le indicazioni e gli obiettivi all’interno della struttura del team e nei confronti del progetto.

Per i team Scrum, il project manager è semplicemente responsabile delle fasi iniziali di uno sprint, individuando la migliore struttura del team e contribuendo a migliorare la sua capacità di sviluppo.

Dopodiché spetta ai membri della squadra assicurarsi che tutti siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e agire se alcuni membri rallentano il lavoro o rimangono indietro.

È importante quindi, nella metodologia Scrum, che il project manager incoraggi il team ad assumersi la responsabilità e gestire le sfide in gruppo, piuttosto che portare i loro problemi direttamente a un supervisore.

Ciò non solo farà risparmiare tempo al project manager, ma incoraggerà anche i dipendenti a sviluppare capacità di risoluzione dei problemi e capacità di lavoro di squadra.

2. Lavorare sulle capacità di comunicazione interna

Un team Scrum non può funzionare senza comunicazione. Questo è infatti un elemento essenziale per la fiducia e la collaborazione del team.

I membri del team devono poter condividere apertamente vittorie, perdite ed eventuali problemi interni che potrebbero impedire al team di terminare un’attività durante uno sprint.

Questo tipo di trasparenza richiede che tutti i membri siano in grado di comunicare chiaramente le proprie idee e preoccupazioni in modo adeguato.

Al fine di mantenere tutti informati, molti team Scrum adottano software di gestione dei progetti per rimanere in contatto continuo con gli altri.

3. Dedicarsi alla retrospettiva

Con retrospettiva si intende il momento in cui i membri del team si riuniscono dopo ogni sprint per parlare di tutto ciò che è accaduto durante quello specifico periodo di tempo.

I membri possono sollevare qualsiasi sfida incontrata che ha ostacolato i loro progressi oppure possono suggerire idee per rendere le cose più fluide durante la sessione successiva.

La retrospettiva non è pensata per essere un momento di lamentela o in cui elencare scuse per scarso rendimento, si tratta invece di una sessione di brainstorming in cui tutti dovrebbero offrire idee per azioni positive che potrebbero migliorare i risultati futuri.

Un project manager dovrebbe ispirare questo momento di riflessione all’interno dell’organizzazione tenendo riunioni in cui tutti possano condividere idee e punti di vista.

Questa pratica aiuterà significativamente le squadre in difficoltà a trovare soluzioni ai loro problemi.

4. Focus sull’individualità

Questo consiglio sembra andare contro il concetto di lavoro di squadra, tuttavia, l’individualità gioca un ruolo importante per il successo di un team Scrum.

Uno dei principali valori nella metodologia Scrum è che questa comprende che ogni membro è importante come individuo e, se una persona è in difficoltà, influisce sull’intera organizzazione.

Mentre lo sprint è sicuramente uno sforzo di squadra complessivo, molti singoli task sono assegnati ai singoli individui.

Squadre e project manager devono ricordare che ogni persona opera in modo diverso: alcuni sono più indipendenti, mentre altri desiderano una maggiore interazione con i loro leader e collaboratori.

Ponendo l’accento sull’individuo, i team Scrum possono operare in modo più efficace trovando sistemi che funzionino per tutti i soggetti coinvolti.

5. Puntare su un processo decisionale collaborativo

I team Scrum sono responsabili della determinazione del carico di lavoro durante uno sprint e dell’assegnazione dei compiti all’interno del gruppo.

Inoltre, devono anche decidere in modo collaborativo come gestire i problemi interni che possono sorgere.

Naturalmente, i team Scrum non saranno d’accordo su tutto, quindi devono anche essere disposti a negoziare e scendere a compromessi per il bene complessivo della squadra.

Questo tipo di processo decisionale collaborativo è molto utile sia per i team Scrum che per altre organizzazioni.

Gli studi hanno dimostrato che quando le imprese coinvolgono i dipendenti nei processi decisionali, i risultati sono migliori.

Coinvolgendo tutti i membri del team nel processo decisionale, i dipendenti si sentono più potenti e importanti, il che a sua volta aumenta la loro produttività e livelli di morale.

Un software di gestione progetti che supporti le metodologie agili può davvero essere un buon alleato nel costruire i progetti correttamente insegnando alle risorse a gestire il loro lavoro in modo autonomo.

Un software come Twproject può aiutarti a rendere chiaro ed intuitivo a tutto il team su cosa è necessario lavorare mantenendo un spirito collaborativo senza perdere di vista l’andamento generale del progetto.

Uno dei punti di forza sta proprio nel dare la liberta al project manager di costruire un progetto che sia in parte gestito in modo agile coinvolgendo il team ed in parte gestito con metodologia waterfall, che rende più intuitivo e gestibile l’intero flusso di progetto.

Incoraggiare una cultura del lavoro di squadra all’interno dell’organizzazione che segua la metodologia Scrum potrebbe essere la chiave del successo a lungo termine, ma non è affatto un compito facile.