Riunioni di stato avanzamento lavori del progetto

Cosa monitorare per farle funzionare!

Conoscere lo stato di avanzamento lavori del progetto (sal) in qualsiasi momento è una delle principali responsabilità di un Project Manager.

A tal fine le riunioni di stato avanzamento lavori diventano uno strumento fondamentale per tutto il ciclo di vita del progetto.

Purtroppo, però, troppo spesso questi appuntamenti si trasformano in una perdita di tempo perdendo di vista gli obiettivi della riunione stessa.

In questo articolo proveremo a svelare alcuni segreti per realizzare delle riunioni di stato avanzamento lavori efficaci.

Gli scopi e i tempi delle riunioni sullo stato di avanzamento del progetto

La frequenza di questi incontri ovviamente varia a seconda:

• della complessità del progetto;
• del numero di membri del team di progetto;
• del livello di informazioni richiesto dal committente del progetto, dai clienti, stakeholder, etc.
• dal livello di coinvolgimento del task manager di progetto.

Stabilita quindi la tempistica, rimane fondamentale per il Project Manager valutare, durante gli incontri, lo stato di avanzamento di ognuno dei seguenti elementi:

• Aggiornamenti delle singole attività.
• Stato di avanzamento del progetto rispetto alla pianificazione: siamo in ritardo o in anticipo?
• Budget a disposizione: siamo sotto o abbiamo superato il budget previsto?
• Stato di qualità: stiamo mantenendo i livelli qualità previsti?
• Problemi attuali o ipotizzabili (come per esempio, cambiamenti, problematiche con le risorse, insoddisfazione del cliente o del fornitore, ecc.).
• Prossimi passi da compiere.

Le riunioni di stato avanzamento lavori sono fondamentali per il Project Manager e devono essere programmate periodicamente.

Grazie a questi incontri il Project manager ha la possibilità di :

• Mantenere il focus sul progetto.
• Orientare il team a guardare nella stessa direzione.

Sfortunatamente, troppo spesso questi incontri importanti sono inefficaci e non riescono a portare benefici al progetto nel modo previsto.

I motivi più comuni per cui le riunioni sullo stato di avanzamento del progetto si trasformano in una perdita di tempo

Esistono dei motivi ricorrenti per cui gli incontri sullo stato del progetto falliscono. Ecco un elenco delle più frequenti:

• Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante.
• Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione.
• Feedback assenti o poco efficaci da parte dei membri del team.
• Strumenti di supporto inefficaci

1. Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante

Quando le riunioni di stato avanzamento lavori non hanno un ordine del giorno precedentemente definito e condiviso risulteranno inevitabilmente poco chiare e inefficaci.

Senza una tabella di marcia che segni la strada, l’incontro si disperde facilmente e il tempo spesso viene utilizzato male o addirittura perso.

Inoltre, i membri del team non saranno in grado di fornire feedback efficaci in quanto non preparati ad affrontare la riunione stessa.

Lo scopo di una riunione sullo stato di avanzamento lavori del progetto è ottenere l’aggiornamento sullo stato delle attività, identificare i problemi e così via.

È, pertanto, fondamentale che i membri del team si preparino per tempo e che raccolgano dati specifici prima della riunione per essere preparati a rispondere a determinate domande chiave.

Senza specifici obiettivi predefiniti, l’incontro non porterà alcun beneficio.

2. Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione

L’incapacità di mantenere il focus sull’argomento stabilito è molto frequente.

Spesso i partecipanti tendono infatti a divagare, riducendo notevolmente il tempo dedicato allo scopo della riunione.

Si arriva, così, ad affrontare i temi cruciali con poco tempo a disposizione, assumendo spesso decisioni di scarsa qualità dettate dalla fretta.

Per evitare queste situazioni, è fondamentale che il project manager guidi attivamente la riunione, mantenendo l’attenzione sugli argomenti prestabiliti nell’ordine del giorno.

Stabilire regole chiare all’inizio dell’incontro, come limitare gli interventi fuori tema e incoraggiare la partecipazione focalizzata, può aiutare a prevenire divagazioni inutili.

Utilizzare tecniche di facilitazione come il time boxing, ovvero assegnare un tempo specifico a ciascun argomento, può essere molto efficace. In questo modo, ogni punto verrà trattato nei tempi previsti, evitando ritardi e assicurando che tutte le questioni importanti vengano discusse adeguatamente.

3. Feedback assenti e strumenti poco efficaci

Come detto sopra, lo scopo di queste riunioni è discutere sull’avanzamento di un determinato progetto.

Ottenere un feedback chiaro da tutti non è sempre semplice, soprattutto in mancanza di strumenti che supportino queste informazioni.

Spesso le risorse lavorano su più progetti contemporaneamente e ricordare le problematiche di tutti i progetti non è semplice.

L’utilizzo di strumenti inadeguati o obsoleti può compromettere l’efficacia delle riunioni di stato avanzamento lavori. Se i membri del team non dispongono di strumenti di collaborazione efficaci, la comunicazione può risultare frammentata e le informazioni cruciali possono andare perse.

Inoltre, l’assenza di piattaforme condivise per l’aggiornamento delle attività e la gestione dei documenti rende difficile per il Project Manager monitorare lo stato reale del progetto.

È fondamentale che il team adotti strumenti che permettano di aggiornare e condividere le informazioni secondo le modalità indicate nella documentazione del progetto.

In questo modo, i dati raccolti possono essere utilizzati per ricavare report accurati, e tale documento ricavato può guidare decisioni informate. Quando gli strumenti di supporto sono inefficaci, si rischia di perdere tempo prezioso durante le riunioni, cercando di recuperare informazioni mancanti o correggere errori dovuti a comunicazioni inefficienti.

Per evitare tali problemi, è importante selezionare strumenti di project management che facilitino la collaborazione, la condivisione di documenti e l’aggiornamento in tempo reale delle attività. Se un membro del team identifica un problema o un rischio, dovrebbe poterlo trasmettere immediatamente al Project Manager e agli altri stakeholder attraverso canali appropriati.

Esistono strumenti di gestione progetti che hanno proprio lo scopo di collezionare i dati e le attività di progetto, offrendo poi statistiche avanzate e cruscotti con lo scopo specifico di rendere chiaro lo stato di avanzamento di un progetto.

In Twproject per esempio, le risorse lavorano attivamente sul progetto, chiudono ToDo, inseriscono worklog, tutte informazioni che risalgono e si rendono disponibili poi al project manager in statistiche avanzate.

Offre il calcolo della percentuale di avanzamento automatica, un vero passo in avanti!

Twproject rende le riunioni di avanzamento progetto un momento di discussione e allineamento su informazioni che però sono di fatto già visibili.

Il project manager dovrà quindi solo occuparsi di monitorare queste informazioni e potrà eventualmente ricorrere a riunioni in caso di problematiche da affrontare.

Diminuire le riunioni, le distrazioni e lo scambio di email è uno degli scopi principali di un software di project management.

Conclusione

Le riunioni sullo stato di avanzamento di un progetto sono uno strumento fondamentale nella cassetta degli attrezzi del Project Manager, ma allo stesso tempo, potrebbero essere ridotte se ci si affida ad un software di gestione progetti efficace.

La buona notizia è che quando le riunioni sullo stato del progetto sono poche ed efficaci, i risultati sono enormi!

Le riunioni produttive sullo stato di avanzamento dei lavori:

• aumentano il morale del gruppo.
• Forniscono informazioni esaustive sullo stato del progetto.
• Scoprono potenziali rischi.
• Forniscono un forum per la risoluzione tempestiva dei problemi.
• Incoraggiano la condivisione di informazioni rilevanti tra i membri del team.

Perciò utilizzare un software per il Project Management come Twproject, per l’analisi dei progressi, la condivisione delle attività è davvero fondamentale.