Portfolio management: alcuni suggerimenti per gestire il portfolio di progetto

Project Portfolio Management è il processo continuo di selezione e gestione delle iniziative orientate al progetto che offrono il massimo in termini di valore aziendale o di ritorno sull’investimento.

È un processo decisionale dinamico che consente alla direzione di raggiungere un consenso sul miglior utilizzo delle risorse per concentrarsi su progetti realizzabili e strategicamente allineati agli obiettivi di business.

La raccolta delle informazioni indispensabili per il processo di portfolio management

La base per questo processo di gestione del portafoglio è un database che raccolga tutte le informazioni relative alle iniziative orientate al progetto.

Questo database permette di:

  • Mantenere la visibilità di tutte le informazioni chiave del progetto all’interno dell’azienda
  • Collaborare utilizzando informazioni comuni e coerenti per raggiungere un consenso sull’allineamento dei progetti con gli obiettivi aziendali
  • Fornire un accesso rapido a tutte le informazioni rilevanti orizzontalmente e verticalmente all’interno dell’organizzazione, consentendo di prendere decisioni obiettive sulle priorità del progetto, sugli investimenti futuri e sull’utilizzo delle risorse
  • Creare un collegamento tra la strategia aziendale, la selezione dei progetti e l’esecuzione di questi.

La scarsa gestione del Portfolio Management è il risultato di una disconnessione tra le informazioni e i processi utilizzati per supportare la pianificazione strategica e operativa del progetto.

Il processo di Portfolio Management

Il processo di gestione del portfolio prevede quattro fasi.

Il processo inizia con la fase di inventario che comprende la raccolta dei dati di progetto e organizzativi a supporto della seconda fase, quella di valutazione.

La fase di valutazione è quella in cui si analizzano e si revisionano i dati precedentemente raccolti.

La terza fase, quella di allineamento, permette di stabilire metriche, modellare e bilanciare il portafoglio dei progetti.

Come ultimo step, la fase di gestione, vedrà l’organizzazione e la coordinazione efficiente dei vari progetti.

Ma vediamo le singole fasi più¡ nel dettaglio.

Portfolio Management: La fase di inventario

Le informazioni sul progetto possono essere acquisite da qualsiasi fonte valida fra cui i tool utilizzati all’interno dell’organizzazione o semplicemente intervistando i project manager ed i partecipanti al progetto.

Questa fase inizia raccogliendo tutti i progetti in corso e raccogliendo le informazioni principali su questi e sull’organizzazione in generale.

In questo modo vengono determinate le categorie di progetto e ognuno di essi viene classificato coerentemente.

Inoltre, qui vengono identificati gli obiettivi strategici dell’organizzazione e vengono determinate le iniziative strategiche per ogni progetto.
portfolio management

Portfolio Management: La fase di valutazione

La fase di valutazione valuta i punti di forza e di debolezza del portafoglio di progetti. In altre parole, cosa si facendo bene e cosa si sta facendo meno bene.

Esistono molti tipi di analisi che possono essere fatti semplicemente scansionando i dati di inventario.

Per esempio:

  • Un ordinamento semplice per giustificazione del progetto può rivelare più progetti che tentano di risolvere problemi identici o simili. Questi progetti potrebbero essere più efficienti se combinati, o forse sarebbe meglio se alcuni di essi fossero cancellati.
  • Un ordinamento in base alla categoria di risorse può rivelare eventuali carenze future in tempo utile per consentire una valutazione delle possibili opzioni risolutive: aumento dell’organico, utilizzo di risorse esterne, come freelancer, o cancellazione di alcuni progetti.
  • Un ordinamento per dipartimento potrebbe mostrare che il reparto addetto al servizio clienti sarà presto sopraffatto dal rilascio simultaneo di tre nuovi sistemi applicativi.

Una volta completata questa fase quindi, sarà possibile avere una chiara comprensione dell’intero modello di portafoglio di progetti.

Portfolio Management: Fase di allineamento

La fase di allineamento risulta in un “nuovo” portfolio di progetti.

Ciò significa che ciascun progetto nel portfolio viene riclassificato.

Le decisioni prese durante questa fase sono pensate per raggiungere il delicato equilibrio tra ciò che è desiderato e ciò che può essere raggiunto, tra l’ideale teorico e l’optimum realistico. Qui si decide infatti quali progetti ritardare o addirittura cancellare.

Con un portafoglio di progetti la decisione è più complessa rispetto ad un progetto singolo, ovviamente, in quanto il valore percepito può essere diverso fra i diversi stakeholder.

Durante la fase di allineamento, i portafogli di progetti alternativi vengono valutati seguendo un numero di scenari “what-if”.

Ad esempio, in base ai report eseguiti durante questa fase, è possibile creare un elenco di progetti che potrebbero essere annullati o ritardati e quindi valutare l’effetto sul portfolio generale di progetti.

La sfida chiave della fase di allineamento è dunque quella di rendere il portfolio progetti più ottimale.

Portfolio Management: Fase di gestione

Questa è la fase in cui si verifica il vero “Portfolio Management“, in cui i progetti sono allineati con gli obiettivi aziendali e strategici ed è possibile identificare la struttura in termini di business.

La sfida diventa ora come comunicare le informazioni come piani attuabili sia orizzontalmente che verticalmente all’interno dell’organizzazione.

È qui che l’automazione, attraverso strumenti di project portfolio management specifici, può aiutare a gestire le priorità, la pianificazione, il budget e le risorse su un progetto e sui progetti in generale.

Il successo di un’organizzazione può quindi dipendere molto dalla sua capacità di gestire efficacemente il portafoglio di progetti e garantire che gli obiettivi aziendali siano rispettati nel tempo e nel budget.

L’importanza di gestire i portafogli del progetto non dovrebbe essere quindi presa alla leggera.

Ecco alcune best practice finali per aiutare il project manager a gestire efficacemente il Portfolio Management:

  • Selezionare e assegnare la priorità ai progetti giusti. Non tutti i progetti hanno la stessa urgenza. È importante quindi riconoscere la gerarchia fra questi in base agli obiettivi organizzativi. Bisogna essere in grado di facilitare i progetti a priorità più alta.
  • Prevedere il costo della consegna del portafoglio del progetto. Poiché la redditività è fondamentale per un’organizzazione di successo, è importante tenere traccia dei costi dei portafogli di progetto a tutti i livelli e monitorarli. È necessario avere la visibilità generale per determinare se un determinato progetto deve essere annullato in base ai costi che superano i benefici del suo completamento.
  • Fornire report di stato in tempo reale per i dirigenti. I dirigenti sono spesso quelli che prendono le decisioni aziendali ed è importante per loro avere visibilità in tempo reale degli stati dei progetti al fine di prendere le decisioni migliori per l’organizzazione.

Ottenere una visione completa di tutti i progetti. È importante che le organizzazioni abbiano un’unica versione della verità quando si tratta dello stato dei vari progetti. Ciò elimina le domande ed i dubbi e aiuta a stabilire le priorità corrette.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

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