Le Strutture organizzative di progetto nel Project Management

La struttura organizzativa di progetto è una configurazione fondamentale per determinare la gerarchia delle persone, la loro funzione, il flusso di lavoro e il sistema di reporting.

È un fattore aziendale che svolge un ruolo fondamentale nel guidare e definire le modalità con cui l’organizzazione esegue le proprie operazioni.

Esistono differenti strutture organizzative di progetto, e, naturalmente si definiscono in funzione dell’ambito in cui l’azienda opera e delle attività legate al core business.

Se un’organizzazione ha a che fare con lavori temporanei, probabilmente la struttura sarà costruita per supportare le esigenze delle risorse umane, al fine di gestire al meglio il reclutamento ed il licenziamento dei dipendenti secondo necessità.

Dall’altra parte, se l’organizzazione è coinvolta in un’operazione di produzione che richiede un funzionamento continuo, avrà una struttura differente. In questo caso il compito affidato sarà quello di supportare il mantenimento dei dipendenti per una durata maggiore per raggiungere gli obiettivi di un’organizzazione.

Man mano che le organizzazioni crescono o le loro esigenze cambiano, la struttura organizzativa deve adattarsi per supportare i nuovi obiettivi.

Perché è necessaria una struttura organizzativa di progetto?

Ogni organizzazione deve avere una struttura organizzativa ben definita per lavorare in modo efficiente e raggiungere i propri obiettivi con meno ostacoli.

Nel mercato moderno, le organizzazioni devono essere molto competitive, efficienti e dinamiche per sopravvivere e crescere. Gli Stakeholder diventano, infatti, sempre più consapevoli ed esigenti e pretendono risposte rapide.

Pertanto, per soddisfare le esigenze del committente e sopravvivere, è necessario che ogni organizzazione costruisca una struttura organizzativa in grado di sostenere al meglio i suoi obiettivi.

Tipi di struttura organizzativa di progetto

La struttura organizzativa dipende da molti fattori, come lo stile di governo, lo stile di leadership, il tipo di organizzazione, il flusso di lavoro, la gerarchia, ecc.

Il PMBOK ordina le strutture organizzative in otto tipi:

• Organizzazione organica o semplice
• Organizzazione funzionale (centralizzata)
• Organizzazione multidivisione
• Organizzazione matrice – forte, debole o equilibrata
• Organizzazione orientata al progetto (composito o ibrido)
• Organizzazione virtuale
• Organizzazione ibrida
• PMO

Esistono in realtà molte altre classificazioni, ma abbiamo preferito riportare la classificazione ufficiale, riportata nella sesta edizione del PMBOK.

La tabella, di seguito, esplica meglio le funzioni e le caratteristiche di ogni singola tipologia di struttura organizzativa.

Vediamole ora più in dettaglio.

Struttura organica o semplice

Questa tipologia di struttura organizzativa è la più semplice. Qui sono contemplate anche le imprese composte da un solo individuo.

In questo tipo di organizzazione rientrano anche i liberi professionisti. Naturalmente la figura del project Manager è ricoperta in parte dal titolare o dal professionista che gestiscono personalmente i flussi di lavoro.

Struttura organizzativa funzionale (centralizzata)

Questa tipologia di struttura organizzativa è quella usata più comunemente.

In una struttura organizzativa funzionale, l’organizzazione è raggruppata in vari dipartimenti in cui le persone con competenze simili si ritrovano insieme in gruppi.

È la classica configurazione in cui il personale è strutturato in aree e dipartimenti quali ad esempio il reparto vendite, dipartimento marketing, dipartimento finanza, ecc.

Questa struttura è funzionale per le aziende poiché migliora l’efficienza di ciascun gruppo di lavoro.

Organizzazione multidivisione

In un’organizzazione di questo tipo, si possono avere molte divisioni funzionali con una piccola centralizzazione.
La maggior parte delle volte queste divisioni sono indipendenti l’una dall’altra.
Qui, un’organizzazione è strutturata in varie divisioni in cui le persone, con competenze diverse, sono tenute insieme sotto forma di gruppi basati su un prodotto, servizio o posizione geografica simili.
Ogni divisione ha le risorse necessarie per funzionare e può svolgere il compito autonomamente.

Struttura organizzativa a matrice

Una struttura organizzativa a matrice è un ibrido tra la struttura organizzativa funzionale e la struttura organizzativa orientata al progetto.

In una struttura organizzativa a matrice, si possono avere due strutture di comando: verticale e orizzontale.

Qui, un dipendente può far parte di un gruppo funzionale, ma può anche lavorare a un progetto.

A sua volta, una struttura organizzativa a matrice può essere di tre tipi:

• A matrice forte
• A matrice debole
• A matrice equilibrata

Le organizzazioni a matrice forte sono più vicine a un’organizzazione orientata al progetto e qui il project manager ha la maggior parte delle autorità e si avvale di un team a tempo pieno.

Le organizzazioni a matrice debole sono invece più vicine a una struttura funzionale. in questo caso, il project manager ha bassa autorità, nessun controllo sul budget, e spesso gestisce una squadra di lavoro part-time.

Le organizzazioni a matrice equilibrata invece, fondono le proprietà di entrambi i tipi precedenti. Qui il project manager ha un’autorità medio-bassa e un team part-time, mentre il budget è gestito sia direttamente da lui che dal manager funzionale.

Struttura organizzativa orientata al progetto (composito o ibrido)

Un’organizzazione di questo tipo considera ogni lavoro come un progetto. Qui, il project manager ha piena autorità per completare il progetto con successo, ha un ruolo a tempo pieno, il controllo del budget e una squadra full time a disposizione.

Una struttura basata sul team è un altro nome per indicare una struttura organizzativa orientata al progetto.

Struttura organizzativa virtuale

Questa struttura è anche conosciuta come società virtuale. Qui, l’organizzazione centrale è collegata a società esterne (come venditori, clienti, associati) con una connessione di rete per raggiungere la crescita aziendale e la redditività. Questa struttura consente all’organizzazione di lavorare come una unità.

In una struttura virtuale, l’organizzazione mantiene il suo core business, mentre il resto dei processi viene esternalizzato. A volte questo tipo di organizzazione è anche conosciuta come società o organizzazione vuota.

Qui il project manager ha un’autorità bassa-moderata e potere misto rispetto al budget. Il team di progetto può essere full o part-time a seconda dei casi.

Struttura organizzativa ibrida

In una struttura organizzativa ibrida, le organizzazioni possono utilizzare qualsiasi combinazione dei tipi di struttura precedentemente indicati.
Responsabilità, autorità e altri fattori sono anch’essi misti a seconda della struttura.

PMO

Il PMO è anch’esso un tipo misto di struttura organizzativa, ma qui il project manager ha l’autorità più alta, controlla il budget e ha un team completamente a sua disposizione.

I vantaggi di avere una struttura organizzativa di progetto efficace

Una struttura organizzativa è un framework che aiuta un’organizzazione a gestire efficacemente le sue operazioni e raggiungere gli obiettivi con un minimo sforzo.

Questa struttura definisce la relazione tra i vari reparti e team dell’organizzazione. Inoltre, aiuta le organizzazioni a delegare autorità, potere e responsabilità.

Ma la struttura organizzativa di progetto definisce anche le modalità con cui i dipendenti si rapportano ai propri superiori o al Project Manager; diventa dunque strategica per il coordinamento e la cooperazione all’interno dei membri del gruppo.

Il vantaggio principale di avere una struttura organizzativa efficace è la riduzione dell’attrito tra i dipendenti dato che i ruoli, le responsabilità e la struttura di reporting sono ben chiari.

Avere un modello organizzativo adeguato può portare enormi benefici a qualsiasi organizzazione.

Alcuni di questi vantaggi sono:

• Permettere a un’organizzazione di crescere.
• Permettere di prestare attenzione agli obiettivi strategici, invece di avere ogni dipartimento focalizzato e limitato sulla sua agenda.
• Unire un gruppo di persone e indirizzarle verso un obiettivo comune.
• Permettere ai dipendenti di migliorare le loro abilità.
• Rendere il processo decisionale efficiente, più fluido e più veloce.
• Facilitare la specializzazione dei dipendenti.
• Consentire un migliore controllo e utilizzo delle risorse.
• Consentire una comunicazione più facile e migliore, che aiuta a ridurre i conflitti.
• Permettere ai dipendenti di comportarsi meglio.
• Aiutare i dipendenti a crescere professionalmente, a fare carriera e semplificare l’inserimento di nuovi colleghi.
• Aiutare a identificare ruoli e responsabilità in modo chiaro e preciso.

Ogni organizzazione necessita quindi di una struttura organizzativa, altrimenti il caos prenderebbe il sopravvento.

In poche parole, una struttura organizzativa è essenziale per il buon funzionamento della Azienda. Ogni Impresa dovrebbe scegliere la sua struttura organizzativa di progetto in base alle specifiche esigenze e requisiti, poiché anche da questa scelta dipende il raggiungimento dei risultati prefissi.

Gli strumenti di lavoro

Se dunque, come abbiamo visto, le strutture organizzative sono molteplici e complesse, esistono strumenti che tengono conto di questa diversità?

La risposta è Twproject. Questo software di project management si distingue per la sua grande flessibilità e anche nella gestione dei ruoli non fa eccezione.

Infatti, avendo avuto a che fare con aziende, liberi professionisti e project manager di ogni settore per oltre vent’anni, Twproject ha sviluppato nel tempo un sistema che permette di gestire qualsiasi – e intendiamo letteralmente qualsiasi – struttura organizzativa. In questo modo i compiti e le autorizzazioni all’interno dei progetti saranno assegnati con precisione, rispettando la configurazione aziendale.

Chi utilizza un software di gestione progetti (qui ad esempio ti spieghiamo perché è una buona idea per l’assegnazione del carico alle risorse) può però avere l’impressione di dover approssimare un po’ i processi e le strutture interne alla propria azienda.

Con Twproject questa approssimazione verrà meno poiché potrai rispecchiare al meglio le relazioni all’interno del tuo team, qualunque esse siano.

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