Le soft skills del project manager

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Le competenze richieste ai project manager sono molte e fra queste troviamo anche le competenze trasversali, chiamate anche soft skills.

Le soft skills aiutano un project manager a comprendere diversi stili di pensiero ed essere in grado di far lavorare insieme un gruppo eterogeneo verso un obiettivo comune.

Le competenze trasversali di un project manager sono essenziali per la gestione di progetti e persone e spesso fanno la differenza quando si tratta di mantenere i talenti chiave, far crescere il business o concludere con successo un progetto dopo l’altro.

Storicamente, le organizzazioni selezionano i manager principalmente in base alle loro capacità tecniche e la prova della formazione o delle certificazioni e la portata dell’esperienza sono le basi più comuni per essere assunti.

Ma le soft skills elevano le hard skills oltre i vincoli della mera formazione di un project manager, delle discipline apprese e delle convinzioni personali.

Ecco quindi quali sono le 6 soft skills essenziali per il successo di un project manager.

Le Soft Skills del Progect Manager: Leadership

La leadership è definita nel PMBoK come “la capacità di fare le cose attraverso gli altri”. In altre parole, significa ispirare le persone a fare il lavoro.

Questo viene in genere fatto trasmettendo la visione del progetto e il valore che i membri del team andranno a creare completando con successo il lavoro.

Tale visione porterà ad un approccio olistico e i membri del team saranno così in grado di comprendere la loro importanza come singoli per raggiungere l’obiettivo comune del progetto.

Le Soft Skills del Progect Manager: Motivazione

Quando le persone sanno che il loro lavoro sta facendo la differenza – per gli stakeholder o anche per loro stesse – allora rimangono motivate.

Ogni persona ha varie esigenze e obiettivi personali e professionali e questi devono essere soddisfatti.

Per alcune persone può trattarsi di una compensazione finanziaria, per alcuni è un senso di realizzazione facendo un lavoro stimolante, per alcuni potrebbe essere invece una crescita gerarchica e per altri ancora potrebbe essere un riconoscimento ufficiale del loro duro lavoro.

Conoscere ciò che motiva ciascuno dei membri del team e aiutarli a ottenere queste cose, è un compito chiave del project manager in modo da mantenere alta la motivazione ed il morale del gruppo.

Le Soft Skills del Progect Manager: Comunicazione

La comunicazione deve essere una strada a doppio senso: un canale aperto ed onesto dall’alto verso il basso così come dal basso verso l’alto.

Ciò significa che quando il project manager comunica in modo trasparente decisioni e informazioni, i membri del team devono sentirsi a proprio agio nel condividere con il manager le proprie preoccupazioni, i problemi o persino fornire suggerimenti costruttivi.

La pratica della comunicazione aperta crea fiducia reciproca tra i membri del team e tra il gruppo ed il project manager.

Il project manager dovrebbe quindi identificare canali di comunicazione efficienti con ciascuna delle parti interessate, mantenere le differenze culturali in prospettiva e comunicare informazioni su base regolare.

Le Soft Skills del Progect Manager: Ascolto Attivo

Questa è una tecnica di comunicazione in cui l’ascoltatore fornisce un feedback costante all’oratore.

In questo modo sia l’oratore che l’ascoltatore si assicurano che il messaggio sia stato comunicato come previsto e senza fraintendimenti.

Per praticare l’ascolto attivo, l’ascoltatore dovrebbe superare l’impulso di voler parlare immediatamente e concentrarsi invece sulla comprensione reale di ciò che viene detto incanalando le sue energie per ritrasmettere le informazioni comunicate esprimendole con parole proprie.

Le Soft Skills del Progect Manager: Negoziazione

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La negoziazione è una buona capacità di risoluzione dei conflitti.

Il project manager, in caso di problemi di qualsiasi tipo durante il progetto, dovrebbe assicurarsi di ascoltare entrambe le parti, prendere decisioni in modo equo e giusto e comunicare chiaramente con i due interlocutori.

Durante la negoziazione è chiaro che potrebbe non essere sempre possibile compiacere entrambe le parti.

Una situazione vantaggiosa per entrambi gli interlocutori è quella in cui ciascuna parte è in grado di scendere a compromessi per giungere a una risoluzione.

Ascoltare e riarticolare il problema potrebbe evidenziare la presenza di una soluzione intrinseca che nessuna delle parti aveva potuto prendere in considerazione in precedenza.

La cosa importante è che il project manager non si schiera dalla parte di nessuno, almeno non dall’inizio, e che la soluzione sia obiettiva e non di parte.

Le Soft Skills del Progect Manager: Gestione dei conflitti

I conflitti fanno parte di qualsiasi sistema, tanto più quando più persone, diverse fra loro, sono coinvolte.

La gestione dei conflitti potrebbe facilmente essere una delle competenze chiave che un project manager deve possedere per gestire i progetti con successo.

Possono esistere miliardi di ragioni che portano un conflitto ad emergere nel team di progetto, ad esempio:

  • La concorrenza per ottenere una risorsa scarsa,
  • Eventuali lacune nella comunicazione,
  • Requisiti poco chiari,
  • Politiche del personale
  • Clima aziendale

Ed altre ancora.

Se ben gestita, una situazione conflittuale può addirittura portare a riunire le persone e renderle più focalizzate al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Tutto questo dipende dall’abilità di un project manager nella risoluzione di un conflitto di qualsiasi tipo.

Quindi, il project manager attraverso queste – ed altre – soft skills è in grado di creare soluzioni, di eseguire un piano obiettivo per ottenere risultati, costruire un team e gestire una crisi quando questa si presenta.

Una gestione dei progetti di successo richiede qualcosa di più della padronanza delle competenze tecniche relative a processi, strutture e disciplina; richiede infatti una serie speciale di abilità per indirizzare tutte le risorse verso un obiettivo comune.

Comprendendo il ruolo delle competenze trasversali e padroneggiando utili tecniche relative a queste, è possibile ottenere un aumento della redditività, meno assenteismo e relazioni migliorate con le parti interessate.

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Una prova è meglio di mille parole.

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