L’individuazione e la gestione dei rischi e delle criticità di progetto è uno degli aspetti fondamentali per il successo di un progetto; tuttavia, questo aspetto viene facilmente trascurato.
Nel ciclo di vita di qualsiasi progetto, ci saranno quasi sempre problemi, domande e dubbi imprevisti che sorgono.
Quando questi problemi si presentano, un project manager insieme al suo team deve essere pronto a risolverli o questi potrebbero andare ad influire – anche molto negativamente – sul risultato del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Poiché la maggior parte dei problemi sono, per loro natura, inaspettati, come si fa ad essere in grado di affrontarli in modo rapido ed efficace?
Idealmente, è necessario un processo di risoluzione dei problemi in atto prima ancora di iniziare il progetto, per essere sicuri di rispettare i tempi ed i costi e raggiungere gli obiettivi.
La gestione dei problemi è il processo di identificazione e risoluzione dei problemi. Problemi che possono riguardare il personale, i fornitori, guasti tecnici, carenze di materiali o risorse, ecc. ogni singolo fattore di queste categorie può potenzialmente avere un impatto negativo sul progetto.
Se il problema non viene risolto in tempo, esiste il rischio di creare conflitti, ritardi o persino l’annullamento totale del progetto.
Ma perché allora questo aspetto viene spesso trascurato?
Forse perché è più facile per un project manager concentrarsi sull’organizzazione delle attività e sulla distribuzione dei ruoli, piuttosto che investire tempo per l’analisi e gestione di rischi e criticità di progetto.
Ma rischi e criticità, quando si presentano, sono impossibili da evitare. Ecco perché diventa fondamentale prenderli in considerazione fin dall’inizio.
Rischi e criticità: qual è la differenza?
A primo impatto rischi e criticità potrebbero sembrare la stessa cosa, solamente chiamata in modi differenti, ma così non è.
Ci sono diversi aspetti che differenziano i due concetti. Vediamo quali sono.
Cos’è un rischio?
Il PMBok definisce il rischio di un progetto come
Un evento o una condizione incerta che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo su uno o più obiettivi del progetto.
Ecco un esempio di dichiarazione di rischio:
Poiché il team di progetto non è riuscito a rivedere i requisiti con gli utenti, si potrebbe non soddisfare le esigenze del cliente, con il risultato di ottenere utenti insoddisfatti.
La causa in questo esempio è la mancata revisione e convalida dei requisiti. Il rischio è che il team di progetto potrebbe non soddisfare le esigenze dell’utente, mentre l’impatto che si riscontra è l’insoddisfazione per il prodotto da parte degli utenti.
Il rischio è quindi un evento o una condizione che potrebbe accadere in futuro.
Nello specifico, i rischi di un progetto hanno diversi attributi fra cui:
- Sono generalmente conosciuti all’inizio del progetto.
- Possono esistere in un punto specifico del progetto e / o possono persistere per tutta la durata del progetto.
- Possono avere un impatto sostanziale sull’esito del progetto se il rischio diventa realtà.
- Esiste una ragionevole probabilità che il rischio possa avverarsi.
- Sono straordinari rispetto alla normale gestione del progetto.
Usare delle assunzioni per identificare i rischi del progetto è un modo molto ragionevole per individuare gli elementi di un progetto che potrebbero causare dei problemi.
È importante, tuttavia, concentrarsi sui rischi importanti basandosi su tre fattori: materialità, probabilità e straordinarietà.
Quando si definiscono i rischi, è consigliabile cercare di redigere un elenco dei fattori principali che hanno più probabilità di verificarsi, sono straordinari per la normale gestione del progetto e potrebbero danneggiare seriamente il progetto se si realizzassero.
Dopo aver definito i principali rischi del progetto, il passaggio successivo consiste nell’attuare strategie di mitigazione per ogni punto della lista da applicare nel caso in cui il rischio inizi a diventare realtà.
Definendo le strategie di mitigazione per ciascun rischio, si delinea attivamente e proattivamente il modo per evitare il rischio e gestire il potenziale problema.
La precisione nella definizione dei rischi è molto importante. I rischi devono essere definiti per poter elaborare e determinare chiaramente l’azione che deve essere intrapresa per mitigarli o evitarli.
Se non si è in grado di articolare l’azione di risposta, ciò significa che il rischio è mal definito o non è un rischio materiale.
Cos’è una criticità?
Una criticità è definita come:
Un evento che si è verificato e sta avendo un impatto sul progetto.
È responsabilità del project manager rispondere agli eventi e assicurarsi che il loro impatto sul successo del progetto sia ridotto al minimo.
Le criticità richiedono attenzione immediata e azioni in tempo reale e possono essere il risultato di rischi identificati all’inizio del progetto o possono provenire da un’area invisibile non considerata inizialmente.
In entrambi i casi, le criticità si presentano nella maggior parte dei progetti e qualsiasi leader efficace dovrebbe essere in grado di affrontarle in modo efficiente.
Simile ai rischi del progetto, le criticità sono problemi che si verificano in un progetto che richiedono alcune azioni di gestione e strategie per la risoluzione.
Se una criticità non venisse risolta in tempo, questa potrebbe avere un impatto significativo sul corretto completamento del progetto.
Il punto dove le criticità differiscono dai rischi, tuttavia, è che generalmente le prime non persistono per tutto il progetto e potrebbero non essere note all’inizio di un progetto.
L’elenco delle criticità non sarà persistente come quello dei rischi del progetto.
Gestione efficace del rischio
In qualsiasi progetto il project manager dovrebbe occuparsi fin dall’inizio della gestione dei rischi.
Sicuramente non è un argomento piacevole, ma è una buona idea parlare di potenziali rischi agli e con gli stakeholder, durante le riunioni iniziali di avvio del progetto.
Questa potrebbe essere l’unica occasione in cui si potrà avere l’intero team e le parti interessate riunite prima che il progetto venga avviato e sia completato; è quindi un buon momento per raccogliere dubbi e pensieri sui potenziali rischi da tutte le prospettive.
Questa fase di pianificazione è purtroppo spesso persa a causa del crescente bisogno di velocità che richiede il mercato per respingere e vincere sulla concorrenza.
Tuttavia, saltare questa parte, può causare grossi problemi al progetto più avanti.
Visualizzazione del rischio da una prospettiva diversa
La prima cosa che il project manager ed il team dovrebbero chiedersi è cosa potrebbe andare storto durante il progetto.
- Esistono dei fattori che potrebbero impedire il completamento di qualsiasi attività del progetto?
- È necessario prendere in considerazione elementi quali condizioni meteorologiche stagionali, fornitori esterni, cambiamenti del mercato, effetti politici o scorte di materiale come possibili rischi?
Queste sono solamente due esempi di domande che il project manager dovrebbe porsi.
Esiste un elenco quasi illimitato di domande “what if” che è necessario prendere in considerazione e che può aiutare a identificare il maggior numero di rischi possibili.
Esistono molti tipi di rischi che interessano i progetti:
- Rischio di costi: ciò significa generalmente un aumento dei costi del progetto a causa della scarsa accuratezza dei costi o della modifica dell’ambito.
- Rischio di pianificazione: cioè il rischio che le attività richiedano più tempo del previsto. Gli slittamenti nei tempi previsti generalmente aumentano i costi e ritardano la ricezione dell’output del progetto, con una possibile perdita di vantaggio competitivo.
- Rischio di prestazioni: il rischio che il progetto non riesca a produrre risultati coerenti con le specifiche del progetto.
- Rischio di governance: si riferisce alle prestazioni del consiglio di amministrazione e della gestione in termini di etica, gestione della comunità e reputazione aziendale.
- Rischi strategici: che derivano da errori nella strategia, come la scelta di una tecnologia che non può funzionare nel caso specifico.
- Rischio operativo: include i rischi derivanti da problemi di implementazione e di processo come acquisizione, produzione e distribuzione.
- Rischio di mercato: comprende la concorrenza, i cambi di valuta, i mercati delle materie prime e il rischio di tasso di interesse, nonché i rischi di liquidità e di credito.
- Rischio legale: deriva da obblighi legali e regolamentari, inclusi i rischi contrattuali e le controversie intentate contro l’organizzazione.
- Rischio associato a pericoli esterni: tra cui tempeste, inondazioni e terremoti, vandalismo, sabotaggio e terrorismo, scioperi del lavoro e disordini civili.
Dopo aver identificato i rischi di progetto, si passa a pensare al potenziale impatto che questi comportano.
- Che tipo di effetto avrà ogni rischio sul progetto?
- Il rischio causerà un ritardo delle attività?
- Il rischio causerà un aumento dei costi di progetto?
- Il rischio influenzerà la qualità del prodotto o servizio finale?
Il modo migliore per aiutare l’intero team e le parti interessate a comprendere questi rischi è quantificarli e dare loro una cifra che tutti possano comprendere chiaramente.
Ad esempio, il rischio potrebbe ritardare il progetto di quanti giorni? Il rischio porterà ad aumento percentuale di quanto sul progetto?
Fornire un numero concreto al rischio lo farà apparire come una vera minaccia con conseguenze reali e non solamente una possibilità astratta.
Identificare i modi per mitigare, ridurre, eliminare i rischi
Una volta identificati, il passo successivo nell’efficace gestione dei rischi è identificare ed esaminare i modi per mitigare, ridurre e, se possibile, eliminare il problema.
C’è qualcosa che il project manager ed il team possono fare per ridurre l’impatto sul progetto o per eliminare il rischio?
Ad esempio, se è stato identificato un rischio relativo all’affidabilità o al costo di un fornitore, è possibile esaminare i servizi di un altro fornitore che può addebitare meno o essere più affidabile?
Il project manager deve impegnarsi a mettere in atto una strategia di risposta per ogni potenziale rischio.
Definire e filtrare l’elenco dei rischi è facile rispetto alla definizione delle strategie di mitigazione.
Il piano d’azione sarà infatti quello in cui la creatività e l’intraprendenza del project manager entreranno in gioco.
È essenziale disporre di una strategia di mitigazione o di gestione dei rischi, ma è anche necessario assicurarsi di assegnare completamente la proprietà e la responsabilità di tale piano a un membro del team o a un team separato.
Una strategia non può essere attuata a meno che non venga attivata dal suo proprietario e dando la responsabilità di quel piano specifico a qualcuno, sarà possibile assicurarsi che le strategie di gestione del rischio saranno implementate quando necessario e il più rapidamente possibile.
Ad esempio, ritornando al rischio legato al fornitore: dando la responsabilità di mitigare tale rischio alla persona che ha direttamente a che fare con quel fornitore, questa potrà agire rapidamente in caso di problemi piuttosto che dover aspettare il via libera da parte del project manager.
In sostanza, la gestione dei rischi è:
il processo di identificazione dei potenziali rischi per il successo del progetto e il processo di attuazione di strategie e procedure che mitigheranno l’impatto qualora tali rischi si concretizzassero.
La gestione dei rischi è una parte vitale del processo di pianificazione ed il project manager deve assicurarsi che questo passaggio vitale non venga trascurato a favore della velocità.
La mancanza di una strategia di gestione dei rischi può infatti arrivare a causare un ritardo nel progetto, un aumento dei costi e, nei casi più gravi, persino il blocco totale del progetto.
Nella seconda parte andremo ad analizzare la gestione efficace delle criticità individuate.
