Il Report Finale

Alla fine di qualsiasi progetto, deve essere presentato un report finale. Ciò significa che per ogni progetto deve esserci una conclusione ufficiale. La stesura del report di fine progetto è il momento in cui viene indicato che il progetto è giunto al termine e che i fondi e le risorse non saranno più necessari.

Anche la forza lavoro verrà quindi restituita ai rispettivi reparti ed i contratti con i fornitori verranno risolti.

Si tratta di una fase che non può essere tralasciata o riportata informalmente, ma deve venire formalizzata per iscritto in un documento in cui si:

• Documenta ciò che il team di progetto ha consegnato.
• Fornisce una valutazione del progetto in termini di qualità del lavoro.
• Valuta il budget e il rendimento del programma.

Lo scopo di un report di fine progetto è valutare come un progetto è stato eseguito, essendo onesti ed obiettivi.

Cosa dovrebbe includere un report di fine progetto?

Un report di fine progetto deve necessariamente includere:

• Una descrizione del processo con cui il progetto è stato approvato e il perché che ha portato ad intraprendere il progetto.
• Una sintesi dell’esecuzione del progetto, inclusa la specifica se il progetto ha raggiunto i suoi obiettivi.
• Dettagli sul rendimento del budget del progetto.
• Un elenco di fattori che hanno influenzato i risultati del progetto.
• Se possibile, una descrizione dell’impatto finanziario o di altri benefici che il progetto fornirà.
• Allegati contenenti riepiloghi di importanti documenti di progetto, come il documento di ambito, il piano di progetto, i risultati dei test e l’approvazione / accettazione finale.

Perché è necessario un report di fine progetto?

Se il progetto prevede un lavoro per un cliente esterno, la redazione di un report finale di progetto generalmente viene richiesta per contratto. Tanto basta a far capire quanto sia necessario tale report alla fine di un progetto.

In ogni modo, anche quando un rapporto finale non è specificamente richiesto in un contratto, gli stakeholder interni ed esterni probabilmente se ne aspettano uno. Quindi è sempre meglio redigere e consegnare un rapporto di fine progetto il più presto possibile dopo il completamento del lavoro.

Il rapporto finale servirà a diversi scopi, tra cui:

• Informare gli stakeholder che potrebbero non essere stati attivamente coinvolti durante tutte le fasi del progetto, che il progetto è completo e come si è svolto.
• Informare gli altri dipartimenti o organizzazioni coinvolte che il progetto è giunto al termine e che non saranno necessarie ulteriori risorse o materiali. Ciò consente la disponibilità delle risorse per altri progetti.
• Documentare eventuali scostamenti dal budget o programma pianificato, insieme a spiegazioni sul motivo per cui si sono verificate le varianze. Questo può aiutare in futuro a redigere un piano di progetto più accurato quando si andranno a gestire progetti simili.
• Riconoscere gli sforzi dei dipendenti che hanno lavorato al progetto, specialmente quelli che hanno contribuito più di quanto ci si aspettasse da loro. Questo tipo di riconoscimento formale può fare molto per aumentare il morale delle persone e mantenere il loro impegno per l’organizzazione.

Come eseguire la valutazione di progetto e redigere il report finale

La valutazione è uno strumento utile per gli stakeholder che hanno supportato finanziariamente o tecnicamente il progetto. Significa, infatti, valutare se il progetto ha soddisfatto i suoi obiettivi o no.

La valutazione è importante anche per il project manager per riflettere su ciò che è accaduto durante l’andamento del progetto e per imparare come organizzare progetti migliori in futuro.

La valutazione può essere in realtà condotta una volta sola, cioè alla fine del progetto, o più volte durante il progetto. Può, ad esempio, essere utile quando viene raggiunto un traguardo o a metà del ciclo di vita del progetto.

In seguito, illustreremo quali sono i principali metodi utilizzati per la valutazione e quali tipologie di valutazione esistono.

Revisione regolare delle attività durante il progetto

Alla fine di ogni attività, si scrive una valutazione parziale dello sviluppo della stessa. È possibile includere una valutazione sul completamento per tempo dell’attività e sul rispetto del budget assegnato per il completamento. Se ci fosse  un ritardo, è necessario scrivere il motivo dello stesso e spiegare come si è riusciti a limitare l’impatto negativo sul progetto. Se il budget non fosse stato sufficiente, è necessario invece spiegare come si è affrontata la situazione e come questo ha influito sul progetto in generale. Alla fine del progetto, verranno esaminate e raccolte tutte le recensioni parziali per scrivere un rapporto finale completo e dettagliato.

Interviste con i partecipanti

L’intervista ai partecipanti è una delle fasi fondamentali per la stesura del report di fine progetto. Prevede di parlare direttamente con ciascuno dei partecipanti per valutare il loro livello di soddisfazione, l’impatto del progetto nella loro vita lavorativa e il loro impegno nel progetto. E’ altresì utilissima anche per raccogliere possibili idee su come sviluppare ulteriormente il progetto o come progettare futuri progetti simili.

Sondaggi e questionari

questi consentono di raccogliere un set di dati in grado di produrre informazioni statistiche. Ad esempio, è possibile visualizzare il livello di soddisfazione dei partecipanti attraverso grafici visivamente facili da leggere e da comprendere anche nel rapporto finale di progetto.

Le caratteristiche di un report di fine progetto

Indipendentemente dal metodo di valutazione di progetto scelto, ci sono alcune qualità che un rapporto finale dovrebbe assolutamente possedere:

1) Chiarezza. Il rapporto è un breve documento in grado di informare il lettore sui principali punti di interesse. È difficile che l’intero sviluppo del progetto venga raccontato in una relazione di chiusura. Di regola, è necessario ricordare che l’obiettivo è presentare come il progetto ha avuto successo e selezionare le informazioni di conseguenza.

2) Struttura. I report devono avere una struttura chiara che verrà utilizzata come modello. Inoltre, dovrebbero identificare chiaramente gli obiettivi fissati per il periodo di tempo specifico e dimostrare come sono stati raggiunti o meno. Nel caso in cui qualcosa non sia andato come previsto, i report dovrebbero fornire informazioni chiare al lettore per capire cosa è successo e come l’organizzazione ha affrontato il problema.

3) Lezioni apprese. Un buon report finale di progetto ha sempre una sezione dedicata ad una valutazione critica del progetto nel suo complesso. Questa parte è importante perché indica ciò che l’organizzazione ha imparato e comunica come in futuro è possibile sviluppare ulteriori progetti attingendo a quanto appreso.

Siccome non c’è modo di sapere chi potrebbe leggere il rapporto di fine progetto e il fine per cui lo faccia, questo rapporto dovrebbe includere abbastanza informazioni per essere comprensibile anche da chi non ha familiarità con lo stesso. Chi lo legge deve essere in grado in ogni caso di comprenderne lo scopo, l’esecuzione e il risultato finale senza essere sovraccaricato di troppe informazioni.

E’ ovvio che un Software di Project Management facilita molto anche la stesura di un report finale di progetto. La possibilità di condivisione dei documenti con tutti i membri del Team e con gli stakeolder consente di tener conto dei singoli stati di avanzamento del progetto e di tutte le attività o ostacoli che si sono incontrati strada facendo.