Il project manager e la risoluzione dei conflitti

conflitti

I conflitti e la loro gestione sono elementi che ogni Project Manager deve affrontare, prima o poi.

Questo perché ogni progetto coinvolge necessariamente individui diversi che lavorano insieme per completare un compito complesso.

Vediamo, allora, come possiamo affrontare al meglio questo aspetto.

La causa del conflitto nella gestione di un team che collabora a un progetto può essere correlata a vari fattori: differenze di valori, atteggiamenti, bisogni, aspettative, percezioni, risorse e personalità.

Abilità adeguate nella gestione dei conflitti possono aiutare i project manager e altri membri dell’organizzazione a gestire e risolvere efficacemente i conflitti.

Risolvere i conflitti significa dunque rendere un’azienda più produttiva nel suo insieme.

Che cos’è il conflitto?

Il termine conflitto ha varie definizioni.

L’accezione maggiormente diffusa è legata all’aspetto sociologico, che vede il conflitto come “particolare tipo di interazione sociale in cui uno o più attori coinvolti fanno esperienza di un’incompatibilità negli scopi o nei comportamenti”.

Sostanzialmente una situazione di concorrenza in cui le parti sono consapevoli dell’incompatibilità di potenziali posizioni future e in cui ciascuna parte desidera occupare una posizione disallineata ai desideri dell’altra.

La situazione di conflitto deve includere elementi di interdipendenza, emozioni, percezioni e comportamenti.

Ma il conflitto in realtà può essere costruttivo e salutare per un’organizzazione e può aiutare a sviluppare le persone e migliorare l’organizzazione.

Il conflitto può portare a problemi di fondo, costringendo le persone a confrontarsi con possibili difetti in una soluzione e sceglierne una migliore.

La comprensione degli interessi, degli obiettivi e dei bisogni reali viene migliorata e viene indotta una comunicazione continua su tali questioni.

Il conflitto costruttivo si verifica quando le persone cambiano e crescono personalmente, si forma la coesione tra i membri del team e si trova una soluzione al problema.

Tuttavia, se il conflitto non è gestito correttamente, può essere dannoso per un’organizzazione minacciando l’unità, le partnership commerciali, i rapporti di squadra e le connessioni interpersonali.

Il conflitto decostruttivo si verifica quando una decisione non è stata trovata e il problema rimane, l’energia viene sottratta da attività o questioni più importanti, il morale della squadra o degli individui viene distrutto e i gruppi di persone sono polarizzati.

Dinamica del conflitto

Quando si manifesta un conflitto, la prima reazione è quella di tentare di risolverlo, buttandosi a capofitto nella situazione che si è creata.

Invece in questo particolare momento è strategico fermarsi ad ascoltare.

È importante che un project manager comprenda le dinamiche del conflitto prima di essere in grado di risolverlo.

Le motivazioni che portano al conflitto includono la percezione dell’obiettivo, la percezione dell’altro, la visione delle azioni dell’altro, la definizione del problema, la comunicazione e le dinamiche interne del gruppo.

La percezione dell’obiettivo diventa un problema quando il successo diventa competitivo in maniera esagerata.

La percezione dell’altro può creare conflitto quando l’atteggiamento diventa “noi contro loro”. In questo caso, le somiglianze e le differenze vengono enfatizzate causando divisione all’interno di un gruppo.

La visione delle azioni altrui può essere un problema quando la situazione è competitiva invece che cooperativa. Qualsiasi comportamento può essere sospetto in un ambiente competitivo.

La definizione del problema può provocare un conflitto quando la dimensione del problema viene aumentata o viene interpretata erroneamente.

La comunicazione in un ambiente competitivo può causare sfiducia e le informazioni possono essere nascoste o possono mancare.

Le dinamiche di gruppo interne possono essere negative quando la struttura della squadra è centralizzata e rigida piuttosto che flessibile e aperta. La conformità è enfatizzata e le attività dominano sulle singole esigenze dei membri del team.

Approcci alla risoluzione dei conflitti

risoluzione dei conflitti

Vediamo qui cinque modalità per la risoluzione dei conflitti e le situazioni specifiche in cui sono utilizzate al meglio.

1. Confronto

Questo coinvolge le parti in conflitto che si incontrano faccia a faccia e collaborano per raggiungere un accordo che soddisfi le preoccupazioni di entrambe le parti. Questa modalità implica una comunicazione aperta e diretta che dovrebbe aprire la strada alla risoluzione del problema. Il confronto dovrebbe essere utilizzato quando:

  • Entrambe le parti devono vincere
  • Si vogliono ridurre i costi.
  • Si vuole creare una base di potere comune.
  • Le competenze sono complementari.
  • Il tempo è sufficiente.
  • La fiducia è presente.
  • L’apprendimento è l’obiettivo finale.

2. Compromesso

Questo è anche descritto come uno stile “dare e avere”. Le parti in conflitto contrattano per raggiungere una soluzione reciprocamente accettabile. Entrambe le parti rinunciano a qualcosa per raggiungere un accordo e se ne vanno con un certo grado di soddisfazione. Il compromesso dovrebbe essere usato quando:

 

  • Entrambe le parti devono vincere.
  • Ci si trova in una situazione di stallo.
  • Il tempo non è sufficiente.
  • Si vuole mantenere la relazione tra le parti coinvolte.
  • Non si ottiene nulla se non si scende a compromessi.
  • La posta in gioco è moderata.

3. Smussatura

Questo è anche indicato come stile accomodante o servizievole. In questo approccio, le aree di accordo vengono enfatizzate e le aree di disaccordo vengono minimizzate. I conflitti non vengono sempre risolti utilizzando questa modalità, ma una parte può sacrificare le proprie preoccupazioni o obiettivi per soddisfare le preoccupazioni o gli obiettivi dell’altra parte. La smussatura dovrebbe essere utilizzata quando:

  • L’obiettivo da raggiungere è globale.
  • Si vuole creare un obbligo per un compromesso in un secondo momento.
  • La posta in gioco è bassa.
  • La responsabilità è limitata.
  • Qualsiasi soluzione è adeguata.
  • Si vuole essere armoniosi e creare buona volontà.
  • Si vuole guadagnare tempo.

4. Forzatura

Questo è anche noto come stile di competizione, controllo o dominio. La forzatura si verifica quando una parte fa di tutto per conquistare la posizione dominante ignorando i bisogni e le preoccupazioni dell’altra parte. Ciò si traduce in una situazione di vittoria-sconfitta in cui una parte vince a spese dell’altra parte. La forzatura dovrebbe essere utilizzata quando:

  • È presente una situazione “fare o soccombere”.
  • La posta in gioco è alta.
  • Sono in gioco principi importanti.
  • La relazione tra le parti non è importante.
  • Deve essere presa una decisione rapida.

5. Annullamento

Questo è anche descritto come stile di ritiro. Questo approccio è considerato come un rimandare un problema per dopo o ritirarsi del tutto dalla situazione. È considerata una soluzione temporanea perché il problema, e il conflitto di conseguenza, continueranno a ripresentarsi più e più volte. L’annullamento dovrebbe essere usato quando:

  • Non è possibile vincere.
  • La posta in gioco è bassa.
  • La posta in gioco è alta, ma non si è preparati.
  • Si vuole guadagnare tempo.
  • Si vuole mantenere la neutralità o la reputazione.
  • Si pensa che il problema scomparirà.

Conclusione

Il conflitto nella gestione del progetto non è necessariamente sfavorevole e negativo se gestito correttamente.

I vantaggi sono diversi e significativi, come ad esempio l’aumento della crescita personale e del morale, il miglioramento della comunicazione e la produzione di migliori risultati del progetto.

Tuttavia, il conflitto può anche rappresentare il declino di un progetto o, nelle situazioni più gravi, di un’intera organizzazione se non viene gestito in modo efficace.

La sfida per i project manager è quindi cercare di mantenere il giusto equilibrio e intensità del conflitto nella gestione del progetto.

Utilizzando i principi di gestione del progetto, la comprensione delle dinamiche del conflitto e l’apprendimento degli approcci alla risoluzione dei conflitti, i project manager sono in grado di creare un ambiente in cui la creatività e l’innovazione vengono incoraggiate e gli obiettivi del progetto sono raggiunti con successo.

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