Il project cost management: cos’è e come implementarlo

Il project cost management è una costante di tutti i progetti: grandi o piccoli, dall’IT a quello delle costruzioni. Tutti i progetti, infatti, richiedono sempre l’acquisto di un qualsiasi tipo di materiale o servizio.

Indipendentemente dallo scopo o dal programma, quindi, i progetti necessitano di fondi per completare il lavoro.

Tecnicamente, anche i progetti che utilizzano solo manodopera hanno fondi. Qualcuno infatti da qualche parte sta pagando per quel lavoro.

La gestione dei costi, dunque il project cost management, riguarda quindi il processo di pianificazione e controllo del budget di un progetto o azienda.

Senza la gestione dei costi di progetto, l’organizzazione potrebbe perdere il suo guadagno in quanto i costi potrebbero superare i profitti.

Le Attività d Project COST management

Il project cost management comprende attività quali:

• pianificazione;
• stima;
• budgeting;
• finanziamento;
• gestione e controllo dei costi.

in modo che il progetto possa essere completato nei limiti del budget approvato.

La gestione dei costi copre l’intero ciclo di vita di un progetto dalla fase di pianificazione iniziale alla misurazione delle prestazioni effettive dei costi e del completamento del progetto.

Qual è il processo di gestione dei costi del progetto?

La gestione dei costi è un modo di gestire il costo del progetto e si svolge in quattro fasi, definite planning phase:

1) Pianificazione delle risorse

Nella fase iniziale di un progetto è necessario definire le risorse necessarie per completare le attività del progetto (project team).

Work Breakdown Structures (WBS) e informazioni storiche di progetti comparabili possono essere utilizzati per definire quali risorse fisiche (e non) sono necessarie. È possibile pensare al tempo, al materiale, al lavoro, alle attrezzature, ecc.

Una volta che tutti i tipi di risorse e le quantità sono note, è possibile determinare le stime dei costi associati.

2) Stima dei costi – (estimate costs)

Diversi metodi di stima dei costi possono essere applicati per prevedere quanto costerà eseguire le attività del progetto.

La scelta del metodo di stima dipende dal livello di informazioni disponibili.

Le stime basate sul costo effettivo di progetti precedenti simili possono servire come base per stimare il progetto corrente.

Un’altra opzione è quella di utilizzare modelli parametrici in cui le caratteristiche del progetto sono rappresentate matematicamente.

Le stime possono essere raffinate quando più informazioni diventano disponibili nel corso di un progetto.

Al termine ciò si traduce in una stima dettagliata dei costi unitari con una precisione elevata.

3) Budgeting – (cost budgeting)

La stima dei costi forma, insieme ad un programma di progetto, l’input per il budget dei costi.

Il budget offre una panoramica dei costi periodici e totali del progetto.

Le stime dei costi definiscono il costo di ciascun pacchetto di lavoro o attività, mentre il budget alloca i costi nel periodo in cui il costo sarà sostenuto.

Una baseline dei costi è un budget approvato in fase temporale che viene utilizzato come punto di partenza per misurare il progresso effettivo delle prestazioni.

4) Controllo dei costi – (project cost control)

Il controllo dei costi riguarda

• le variazioni di misurazione della baseline dei costi
• l’adozione di azioni correttive efficaci per raggiungere i costi minimi.

Le procedure vengono applicate per monitorare le spese e le prestazioni rispetto all’avanzamento di un progetto.

Tutte le modifiche alla baseline dei costi devono essere registrate e i costi totali finali previsti sono costantemente pronosticati.

Quando diventano disponibili informazioni sul costo effettivo, una parte importante del controllo dei costi è spiegare che cosa sta causando la variazione dalla baseline dei costi.

Sulla base di questa analisi, potrebbero essere necessarie azioni correttive per evitare il superamento dei costi.

Suggerimenti per una corretta gestione del costo del progetto

• Pianificare l’inflazione: il prezzo non è fissato per sempre e, di conseguenza, qualsiasi buon budget ne terrà conto.
• Mettere in conto ipotetici disastri naturali o eventi potenziali: aspettarsi l’inaspettato puó sembrare sciocco, ma è necessario avere un cuscinetto nel budget per un evento meteorologico, un problema personale o qualche altro fattore sconosciuto che potrebbe ritardare il progetto.
• Altri costi imprevisti: non tutti i costi imprevisti sono casuali. Grazie ad una attività di risk management strutturata è possibile quantomeno definire i valori di rischio in funzione del progetto. Possono esserci problemi legali, sanzioni associate al progetto o costi imprevisti del lavoro, per i quali non è possibile prevedere un budget apposito, ma è possibile preparare un cuscinetto.
• Tracciare in tempo reale: disporre di software per monitorare il budget durante l’esecuzione del progetto è fondamentale per la gestione dei costi. Se si analizzano dati che non sono attuali infatti, sarà difficile essere in grado di agire abbastanza rapidamente per risolvere i problemi.
• Rispondere tempestivamente: indipendentemente da come si riscontra una discrepanza nel costo del progetto, è necessario agire immediatamente. Più a lungo si aspetta, più denaro verrà sprecato.
• Dimensione: alcune persone pensano che i progetti più piccoli non abbiano bisogno di una gestione dei costi del progetto. Piccolo o grande che sia, in ogni progetto bisogna gestire dei costi.

Per gestire al meglio i costi del progetto, è necessario conoscere il progetto dentro e fuori, in tutti i suoi dettagli.

I project manager sono in una situazione difficile; sono infatti il collegamento tra il cliente e il team di progetto che completerà il progetto del cliente.

Nella maggior parte delle organizzazioni, è generalmente più facile ottenere “più tempo” piuttosto che “più denaro”, e di solito c’è più preoccupazione su quanto si spende piuttosto che su quanto ci si mette.

I project manager e i loro stakeholder devono entrare in qualsiasi progetto con un obiettivo comune: identificare un ambito accessibile e un piano su come raggiungerlo.

Troppo spesso, il costo viene ignorato nella pianificazione del progetto. Ma qualcuno alla fine dovrà pagare il conto, allora perché non rendere tutto più sereno?

Non si può, pertanto, ignorare che una gestione dei costi sia indispensabile per la buona riuscita del progetto. Non si può altresì ignorare che per un monitoraggio efficace e se si vuole intervenire tempestivamente nella gestione dei costi diventa fondamentale disporre di software di project management che tracci dati in tempo reale, come ad esempio TWproject.