Il perimetro di un progetto

Definire il perimetro di progetto, detto anche l’ambito di un progetto, è una sfida che i project manager incontrano sempre quando vanno a lavorare per la prima volta ad un nuovo progetto.

Il perimetro del progetto è la parte della pianificazione del progetto che prevede la determinazione e la documentazione di un elenco di obiettivi specifici del progetto, risultati finali, caratteristiche, funzioni, attività, scadenze e costi.

In altre parole, è ciò che deve essere realizzato e il lavoro che deve essere fatto per realizzare un progetto.

È importante definire questo perimetro nelle prime fasi del ciclo di vita di un progetto poiché ciò può avere un impatto notevole sulla pianificazione e/o sui costi del progetto lungo il suo percorso.

Un ambito di progetto ben definito è una necessità per garantire il successo di un qualsiasi progetto e d’altra parte ne avevamo già parlato in questo articolo sullo Scope management.

Senza di esso, non importa quanto efficientemente, quanto efficacemente e quanto duramente un project manager lavori con il suo team, in generale, questi non saranno in grado di concludere il lavoro positivamente.

L’importanza di definire il perimetro di un progetto

Ecco i vantaggi che la definizione di perimetro di un progetto offre a qualsiasi organizzazione:

• Articola ciò che comporta il progetto in modo che tutti gli stakeholder possano capire cosa è coinvolto (o no) nel lavoro;
• Fornisce delle informazioni che i project manager possono utilizzare per assegnare compiti, pianificare lavori e budget in modo appropriato (un perimetro appunto), all’interno del quale i project manager possono pianificare;
• Aiuta a focalizzare i membri del team su obiettivi comuni;
• Impedisce ai progetti, in particolare quelli complessi, di espandersi oltre la visione – oltre il perimetro – stabilita.

Il perimetro di un progetto determina una solida base per la gestione di un progetto e aiuta a garantire che le risorse non vengano dirottate o sprecate su elementi fuori dall’ambito.

In questo modo sarà possibile per il project manager allocare le attività in modo più efficiente e fornire indicazioni ai membri del team in modo da poter consegnare il progetto entro la scadenza ed il budget determinati.

Come si imposta quindi il perimetro di un progetto?

I seguenti passaggi possono aiutare il project manager a definire efficacemente il perimetro di un progetto:

1. Identificare le esigenze del progetto

Quando si è chiaramente in grado di identificare le esigenze di un progetto, si hanno maggiori probabilità di stabilire un solido punto di riferimento dall’inizio.

Comprendere il “cosa e perché” di un progetto consentirà al project manager di stabilire obiettivi specifici e realizzabili.

L’identificazione delle esigenze di progetto permette inoltre di stabilire le basi per quali attività devono essere seguite e come devono essere eseguite.

2. Confermare gli obiettivi del progetto

La determinazione di un perimetro di progetto dovrebbe comportare che gli obiettivi siano quelli che seguono una linea guida SMART; cioè specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e completati entro un determinato periodo di tempo.

Vediamoli più nel dettaglio.

• Specifico è ciò implica affermare con precisione ciò che il progetto vuole raggiungere. Cioè, cosa, perché e come si svolgerà il tutto. La chiarezza ridurrà le possibilità di ambiguità e incomprensioni.
• Misurabile: gli obiettivi sono misurabili oggettivamente?
• Raggiungibile: è possibile raggiungere gli obiettivi del progetto, date le risorse disponibili?
• Rilevante: l’obiettivo deve avere un impatto – positivo – sul business dell’organizzazione.
• Temporaneo: gli obiettivi del progetto possono essere raggiunti entro i tempi previsti?

3. Descrizione del perimetro del progetto

Come project leader, bisogna essere chiari sulle caratteristiche e sul funzionamento richiesti per il prodotto o servizio che sarà l’output di progetto.

In altre parole, quali determinate qualità saranno richieste per raggiungere la meta finale di un progetto con successo.

4. Aspettative e accettazione

I progetti di successo sono quelli che soddisfano le aspettative dell’utente finale.

Gli utenti finali possono essere sia i clienti che il team di progetto o qualche altra figura all’interno dell’organizzazione.

Per i clienti, questo significa il prezzo, il valore e la qualità dei prodotti/servizi nonché le politiche di disponibilità, consegna e restituzione.

Per i dipendenti o le figure interne all’azienda, ciò include ad esempio l’efficacia e l’efficienza dei nuovi processi operativi.

In definitiva, il perimetro del progetto è quello che dovrebbe essere in sintonia con i risultati migliori a chiunque possa essere l’utente finale.

5. Identificare i vincoli

Esistono sempre dei blocchi – più o meno importanti – sulla strada per raggiungere un determinato obiettivo, e questo anche nei progetti.

Quando si è consapevoli delle possibili limitazioni lungo il percorso, questo può aiutare a ridurre al minimo i problemi che potrebbero ritardare o limitare la capacità di raggiungere il risultato del progetto.

Questi vincoli possono essere causati da condizioni ambientali, problemi tecnologici e/o mancanza di risorse.

Comunicare tempestivamente tali problemi al proprio team e adottare misure per superare questi ostacoli ridurrà i ritardi nel completamento del progetto e manterrà le spese all’interno del budget.

6. Identificare le modifiche necessarie

È sempre meglio evitare di rielaborare il perimetro del progetto, poiché ciò significa investire in più tempo, denaro e risorse.

Tuttavia, a volte questi cambiamenti sono inevitabili e necessari; la chiave è quindi limitarli il più possibile.

Suggerimenti per la gestione del perimetro di un progetto

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione del perimetro di un progetto, che possono aiutare a evitare alcuni dei più frequenti problemi che si possono riscontrare durante il ciclo di vita del progetto.

• Ambiguità: L’ambiguità nel campo di applicazione porta spesso a lavoro e confusione superflui. Per evitare ciò, il perimetro deve essere chiaramente definito e preciso.
• Definizione incompleta: Il perimetro non completamente definito porta a schedulazioni errate che comportano sovraccarichi di costi. Per evitare ciò, il perimetro di progetto deve essere completo e accurato.
• Transitorietà: Un perimetro transitorio porta è la causa principale di consegne in ritardo e progetti “senza fine”. Per evitare ciò, il documento di scopo deve essere finalizzato e rimanere inalterato per la durata del progetto.
• Ambito non collaborativo: Un perimetro di progetto non preparato in modo collaborativo causa interpretazioni errate. Per evitare ciò, il documento che lo riguarda dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate in ogni fase del processo di definizione del perimetro.

La gestione del perimetro di progetto non è difficile da attuare; tuttavia, richiede sforzo, tempo e pazienza.

Quando si tratta di pianificazione del progetto, la definizione del perimetro del progetto è uno dei passaggi più critici.

Nel caso in cui un progetto viene avviato senza sapere esattamente dove stanno i confini, ci sono poche possibilità di successo.

Lo scopo principale della definizione del perimetro di un progetto è descrivere chiaramente quale sarà l’area sotto il controllo del progetto.