Gli Stakeholder di progetto

Chi sono gli stakeholder di progetto? Partendo dal titolo, questa è la prima domanda che viene in mente.

Prendendo la definizione del PMBok, uno stakeholder è un individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato (o percepire se stesso essere influenzato) da una decisione, attività o risultato di un progetto.

In parole povere, uno stakeholder è una persona, un gruppo di persone o un’organizzazione che ha un qualche tipo di interesse nel progetto o che è influenzato dal suo risultato direttamente o indirettamente.

Ciò può includere ad esempio i membri del team di progetto, gli sponsor del progetto, i membri dell’organizzazione e le persone esterne all’organizzazione.

Ma proviamo ad analizzare tutti gli aspetti che possono riguardare i soggetti interessati direttamente o indirettamente da un progetto e le valutazioni e azioni che inevitabilmente ricadono nelle mani del Project Manager.

Gli Stakeholder di progetto: interessi e necessità

Uno stakeholder ha, in qualche modo, interesse all’esito del progetto.

In un progetto, è fondamentale, quindi, identificare tutti gli stakeholder, e sarebbe banale elencarne i motivi.

L’identificazione degli stakeolder va fatta fin dall’inizio della fase di pianificazione al fine di creare una strategia per gestirli.

Questo aiuterà a gestire il progetto con un’ostruzione minima da parte loro.

Prima gli stakeholer vengono identificati, prima si può iniziare a comunicare e a coinvolgerli nelle decisioni di progetto.

In questo modo, si sentiranno connessi al progetto. Potranno comprenderne i benefici e lo supporteranno ogni volta che il project manager ne avrà bisogno.

Il progetto ha successo se tutti gli stakeholder sono felici e soddisfatti del risultato.

Può accadere che, anche se il progetto è completo e tutti i deliverable sono accettati dal cliente, il progetto non viene portato a termine correttamente perché alcuni stakeholder non sono pienamente soddisfatti.

Pertanto, al fine di portare a termine con successo un progetto, è molto importante per un project manager mantenere tutti gli stakeholder soddisfatti.

Normalmente, se il progetto è semplice, l’elenco degli stakeholder di un progetto è tendenzialmente piccolo.

Tuttavia, se il progetto è ampio e magari distribuito in una vasta area geografica, è possibile che vi sia un numero enorme di parti interessate.

Nel progetto, infatti, potranno essere definiti stakeholder di progetto anche comunità o il pubblico in generale.

L’importante è tenere a mente che gli stakeholder non sono tutti uguali.

Ogni parte interessata ha esigenze e aspettative diverse.

Ne consegue che bisogna trattare ogni stakeholder in base alle sue necessità e attese.

Non riuscire a farlo può compromettere il successo del progetto.

Conoscere quindi tutti gli stakeholder, i loro bisogni, aspettative e requisiti, aumenterà le possibilità di successo del progetto.

Dimenticare o non tenere in considerazione un importante stakeholder, potrebbe portare a delle difficoltà nelle fasi successive del progetto.

Il Progetto potrebbe subire: ritardi, superamento dei costi e nei casi più gravi, la chiusura del progetto stesso.

Tipologia di Stakeholder

Gli stakeholder del progetto possono essere raggruppati in due categorie:

• Stakeholder interni;
• Stakeholder esterni.

Gli stakeholder interni sono interni all’organizzazione. Per esempio:

• Uno sponsor;
• Un cliente interno (se il progetto è sorto a causa di un bisogno interno di un’organizzazione);
• Un team di progetto;
• Un project manager;
• Un gestore di portafoglio;
• Un responsabile di un altro gruppo interno all’organizzazione (ad esempio, responsabile commerciale, responsabile amministrativo, ecc.).

Gli stakeholder esterni sono invece, appunto, esterni all’organizzazione. Per esempio:

• Un cliente esterno (la tipologia “standard” di clienti);
• Un utente finale del risultato del progetto;
• Un fornitore;
• Un subappaltatore;
• Il governo;
• Comunità locali;
• I media.

Gli stakeholder possono inoltre essere positivi e negativi.

Uno stakeholder positivo vede il lato positivo del progetto e beneficia del suo successo.

Questi aiutano il team di gestione del progetto a completare con successo il progetto.

Al contrario, uno stakeholder negativo vede l’esito negativo del progetto e può essere influenzato negativamente dal progetto o dal suo esito.

Questo tipo di stakeholder è meno propenso ad aiutare.

Forse appariremo noiosi, ma è fondamentale capire l’importanza di identificare gli stakeholder del progetto nelle primissime fasi dello stesso.

È inoltre necessario annotare i dettagli, i requisiti, le aspettative, il potere e l’influenza sul progetto nel registro degli stakeholder.

Alcuni di questi stakeholder avranno un interesse minimo o influenza relativa sul progetto.

Tuttavia, il project manager deve prendersi cura anche di loro.

Nessuno può sapere infatti quando stakeholder secondari potranno diventare gli stakeholder dominanti e se gli stakeholder dominanti diventeranno meno influenti.

Il registro degli Stakeholder

Dopo aver quindi identificato tutti gli stakeholder, si procederà a registrare le loro informazioni in un cosiddetto registro degli stakeholder.

Questo registro è un documento di gestione del progetto che conterrà quindi anche tutte le suddette informazioni.

In questo documento saranno quindi identificate tutte le persone, i gruppi e le organizzazioni che hanno qualsiasi tipo di interesse o coinvolgimento nel progetto.

Vi si possono trovare i nomi, titoli, ruoli, interessi, potere, requisiti, aspettative, tipo di influenza, ecc. di ognuno di loro.

È necessario creare il registro degli stakeholder non appena viene firmato lo statuto del progetto.

Farlo nella prima fase del progetto aiuterà a completare il progetto con il minimo sforzo.

Una volta creato il registro e elencati al suo interno tutti gli stakeholdero, sarà possibile redigere facilmente una strategia per gestirli.

I contenuti del registro degli stakeholder

Di solito, il registro degli stakeholder contiene i seguenti tre tipi di informazioni su ciascuno degli interessati:

• Identificazione;
• Valutazione;
• Classificazione.

In alcuni casi, il registro può contenere anche la strategia di gestione degli stakeholder.

Nella prima sezione, si annoteranno le seguenti informazioni:

• Nome;
• Titolo;
• Informazioni sui contatti;
• Ruolo nel progetto / organizzazione.

Nella seconda sezione, si registrerà la valutazione degli stakeholder, come ad esempio:

• I requisiti degli stakeholder;
• Necessità di comunicazione;
• Frequenza della comunicazione;
• Aspettative;
• Influenza sul progetto;
• Interesse e potere.

Nell’ultima sezione si classificheranno gli stakeholder sulla base di vari criteri.

Si può dividerli in base al loro potere e interesse per il progetto, se alto, medio o basso.

È inoltre possibile assegnare altri attributi agli stakeholder, ad esempio se è interno, esterno, positivo, un sostenitore, un resistore o uno stakeholder neutrale.

Dopo aver completato la valutazione è possibile redigere la strategia di gestione degli stakeholder.

Questa strategia aiuterà ad affrontare ognuno di loro in base alle singole esigenze, all’influenza e all’interesse nel progetto.

Il registro degli stakeholder deve essere mantenuto aggiornato in ogni momento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Man mano che il progetto avanza, sarà possibile identificare nuovi stakeholder o non doverne più prendere in considerazione altri e bisognerà aggiornare il registro di conseguenza.

Inoltre, durante il ciclo di vita del progetto, l’interesse o il potere di uno o più persone interessate potrebbe cambiare.

Anche questo deve essere puntualmente annotato nel registro.

Come appare chiaro, l’identificazione delle parti interessate è un processo continuo.

E’ per questo il registro degli stakeholder deve ritenersi un documento “aperto” durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Poiché questo registro contiene nomi, e-mail, classificazioni e strategie di gestione, potrebbe non essere mostrato a tutti.

È necessario quindi conservare il documento in un luogo sicuro e limitare il suo accesso.

Ogni project manager, in qualsiasi progetto sia coinvolto, deve quindi ricordare di tenere in considerazione i suoi stakeholder.

Una carenza in questo senso potrebbe infatti avere ripercussioni gravi e negative sull’intero progetto.

Hai mai avuto difficoltà ad identificare uno o più stakeholder di progetto? Quali sono le tue esperienze?

Lasciaci il tuo commento.