Come Migliorare la Gestione delle Risorse Umane e Ottenere il Meglio dal Tuo Team

L’obiettivo di ogni project manager è sicuramente quello di chiudere i propri progetti, possibilmente in tempo e magari rimanendo nel budget. Nell’ultimo periodo, la cultura del gruppo di lavoro si è molto rafforzata e, a questi due obiettivi, si è aggiunto quello di cercare di migliorare la gestione delle risorse umane ed avere quindi un team sereno che riesca a dare il meglio.

Avrai sicuramente testato sul campo che lavorare in un ambiente disteso, senza pressioni, con metodologie e obiettivi condivisi, ha un impatto positivo sull’intera azienda.

Nonostante questo concetto sia probabilmente chiaro a tutti, non è altrettanto semplice da applicare, spesso i progetti sono in ritardo, le persone troppo cariche, e il team diviso.

Come puoi recuperare un’armonia di gruppo in modo tale da portare a termine le attività senza ritardi e in modo propositivo?

Condividi gli obiettivi ma anche i problemi

Per migliorare la gestione del tuo personale, da project manager, devi puntare tutto sulla condivisione e sulla comunicazione. Una delle principali cause di ritardi nei progetti è la mancanza di comunicazione.

Fin dall’inizio del progetto deve essere chiaro a tutti l’obiettivo, i tempi desiderati per la sua conclusione, ed in generale l’intera pianificazione. Per una buona gestione delle risorse umane è fondamentale che, in caso di dubbi, si possa discutere insieme, serenamente, facendo emergere da subito problematiche che altrimenti rimarrebbero nascoste fino all’ultimo momento. Le scelte prese dovrebbero in generale non cadere dall’alto come incontestabili, ma essere proposte e discusse insieme.

Allo stesso modo, se qualcuno rimane indietro sulla sua attività, deve notificare questo ritardo al gruppo immediatamente, in modo tale che, se il ritardo ha un impatto anche sul lavoro degli altri, si possa intervenire immediatamente, ripianificando le fasi o condividendo il da fare con altre risorse.

Rafforzare la condivisione e la comunicazione nel tuo gruppo di lavoro non sarà semplice, dovrai, infatti, iniziare a dedicare più tempo alle riunioni e per questo motivo dovrai imparare ad organizzarle in modo efficiente, inizialmente potresti avere la sensazione di sottrarre tempo utile alla pianificazione, ma non è cosi!

Inizia al mattino, riunisciti con il gruppo e fai un veloce punto della situazione: siamo in tempo? Qualcuno è in ritardo e perché? Posso aiutarti? Una volta al mese fai delle riunioni più approfondite, controlla che il progetto si stia evolvendo secondo le richieste iniziali e che tutti siano sereni e non sovraccaricati.

Se emerge un problema, intervieni subito e non lasciare le tue risorse da sole. Per gestire il tuo personale in modo proficuo spesso dovrai assumerti la responsabilità degli errori di altri, impara ad affrontare i problemi in modo costruttivo senza cercare capri espiatori che dividano il gruppo.

Delega e Responsabilizza

Per essere un buon leader devi trasmettere sicurezza e fiducia, allo stesso modo devi stimolare le tue risorse a rendersi autonome avendo fiducia in loro.

Recenti studi dimostrano che una risorsa, se messa a capo di un progetto(o sotto-fase), diventandone responsabile, rimane più focalizzata e aumenta la sua produttività, è quindi necessario, per migliorare la gestione del personale, un processo di delega e responsabilizzazione che deve partire da te.

Per facilitare questo processo puoi avvalerti di un sistema che ti permetta di gestire e pianificare correttamente il lavoro e allo stesso tempo di suddividere i progetti in fasi che potrai delegare alle singole risorse o a dei sottogruppi.

Un software di project management per esempio, come Twproject, potrebbe aiutarti a identificare queste fasi, a monitorarne l’andamento in tempo reale e a controllare anche il carico dei tuoi collaboratori.

Twproject, grazie ad un Gantt editor interattivo, ti permette di (1) creare la struttura del tuo progetto in pochi minuti, (2) assegnare i tuoi colleghi sulle rispettive fasi con un carico di lavoro e (3) controllare in tempo reale il carico di lavoro:

I 5 punti chiave per gestire al meglio il tuo team

Alla base di una buona gestione risorse c’è quindi un lavoro di management accurato:

1. Condividi con il gruppo gli obiettivi e la pianificazione ma anche ritardi o difficoltà e intervieni subito dove possibile, affiancando le risorse o ri-schedulando le attività: in questo modo sarete sempre allineati e non incorrerete in spiacevoli sorprese, ritardi inattesi e colli di bottiglia.
2. Proponi meeting regolari per fare il punto sull’andamento delle progetto, segui da vicino il tuo team: grazie ad una comunicazione serrata potrai sempre essere aggiornato su ciò che accade, sullo stato d’animo dei tuo collaboratori rispetto al progetto e potrai affiancarli mantenendoli più produttivi.
3. Delega il lavoro che le risorse possono compiere in autonomia e responsabilizzale: in questo modo potrai dedicarti maggiormente al lavoro di management e loro, essendo responsabili della loro fase saranno più focalizzati.
4. Controlla costantemente il loro carico e bilancialo il più possibile: cerca di non sovraccaricare di troppo lavoro il team, affrontare le scadenze con serenità gli permetterà di lavorare meglio.
5.  Avvaliti di un software per il project management come Twproject per migliorare la gestione delle risorse umane, controllare il lavoro assegnato alle tue risorse, il loro carico e per monitorare l’avanzamento dei progetti: in questo modo avrai un validissimo aiutante che alleggerirà il tuo carico e ti permetterà di avere un quadro sempre aggiornato.