Framework di gestione del progetto

Cos’è un Framework di progetto? Proviamo a scoprirlo insieme.

Uno dei maggiori motivi per cui la gestione dei progetti sta aumentando in praticamente tutti i settori è che l’economia mondiale è diventata incentrata sul progetto.

Fondamentalmente, tutto ciò che non è considerato un’operazione di routine, è un progetto.

Adottando quindi strategie e framework di gestione del progetto – come la stipula di risultati chiari e la definizione di un programma di lavoro – le operazioni possono essere gestite in modo più efficace.

La gestione del progetto nelle organizzazioni non è più un’aggiunta, ma una priorità e, in alcuni casi, una parte essenziale dell’organizzazione.

Mentre il ruolo del project manager è cambiato radicalmente nell’ultimo decennio, in gran parte a causa delle tecnologie emergenti, le basi rimangono le stesse.

Le sei fasi del Framework di progetto

Un esempio di uno degli strumenti principali che ogni project manager utilizza è il framework di gestione del progetto.

Questo framework combina una serie di strumenti e processi per garantire che un progetto funzioni senza intoppi dall’inizio alla fine.

A seconda dell’azienda, questo framework può avere nomi diversi per le diverse fasi, ma le sei fasi che includono tutti gli elementi di base sono:

Framework di progetto 1. La fase di iniziazione

Questa si riferisce al lancio di un progetto.

Qui vengono identificati gli stakeholder, vengono definiti l’ambito e gli obiettivi e viene chiarita la necessità del progetto. È durante questa fase che viene misurata la fattibilità del progetto.

Il principale risultato finale di questa fase è l’avvio del progetto.

Framework di progetto 2. La fase di pianificazione

Questo è il momento in cui tutte le decisioni vengono finalizzate e viene sviluppato il percorso del progetto.

Il team sviluppa un programma di progetto e una sequenza temporale corrispondente e determina quali materiali e risorse saranno necessari per concludere con successo il progetto.

Vengono inoltre identificate potenziali minacce che potrebbero posticipare il termine del progetto o impedire che le attività vengano completate rispettando il budget.

Il risultato finale in questa fase è la creazione di un piano di progetto.

Framework di progetto 3. La fase di esecuzione

Il progetto passa qui dalla progettazione allo sviluppo.

Questa è spesso la fase più lunga del framework e prevede lo sviluppo dei risultati secondo il piano del progetto.

A questo punto, il team utilizzerà spesso rapporti sullo stato e terrà riunioni periodiche con gli sponsor e le principali parti interessate per valutare i progressi.

Il principale risultato finale in questa fase è ottenere l’approvazione del prodotto o servizio previsto.

Framework di progetto 4. La fase di controllo

Questa è la fase di aggiustamento in cui gli stakeholder del progetto intraprenderanno azioni correttive in risposta a deviazioni rispetto al budget, alle tempistiche e all’ambito.

Il project manager potrebbe rivalutare i livelli delle risorse, monitorare gli obiettivi del progetto e organizzare incontri con le parti interessate per l’approvazione delle modifiche.

Il principale risultato in questa fase è la comunicazione dei progressi.

Framework di progetto 5. La fase di valutazione

È in questa fase del Framework che viene valutata la performance del progetto nel suo insieme.

Il project manager utilizzerà gli indicatori chiave di prestazione per determinare se il progetto è sulla buona strada o no.

I fattori che verranno monitorati includono, ad esempio:

• se il progetto rientra nel budget;
• se il progetto segue il programma stabilito;
• qualsiasi modifica all’ambito del progetto.

Il principale risultato finale in questa fase è la misurazione delle prestazioni e della progressione del progetto.

Framework di progetto 6. La fase di risoluzione

Un progetto di successo termina – con successo – quando ha raggiunto tutti i risultati aspettati.

Le lezioni apprese saranno quindi raccolte e documentate in un documento apposito.

Questo documento costituisce un’opportunità per imparare dagli errori del passato (lesson learned) e implementare pratiche di successo per i progetti futuri.

Queste sono quindi le sei fasi di base di un framework di gestione di progetti.

Chiaramente, i tradizionali processi di gestione dei progetti sono in continua evoluzione con l’adozione di nuove pratiche.

Trovare il giusto equilibrio tra l’adozione dei nuovi moderni strumenti e le metodologie classiche comprovate è e sarà una grande sfida per i project manager.

Framework di gestione del progetto in dettaglio

La Guida PMBOK descrive un framework di gestione dei progetti come una struttura di base per la comprensione della gestione dei progetti.

Sono disponibili diversi framework e i project manager sceglieranno quello che funziona meglio per il progetto all’interno della propria organizzazione.

In alcuni casi, le organizzazioni sfruttano più framework a seconda dell’unità dipartimentale o del tipo di progetto.

Vediamo quali sono alcuni dei più diffusi framework di progetto.

Critical Chain Project Management (CCPM)

Il CCPM è progettato per far fronte alle incertezze inerenti alla gestione dei progetti.

Questo metodo si concentra sull’allocazione delle risorse, incluso personale, competenze, gestione e capacità durante il progetto.

L’obiettivo è mantenere il livello di carico di lavoro per tutte le risorse.

Lean

Il concetto chiave della gestione del progetto Lean è quello di offrire un valore elevato con un minimo spreco.

Il metodo Lean cerca di raggiungere questo obiettivo attraverso la standardizzazione, la massima compatibilità, sicurezza, ripetibilità, interoperabilità e qualità.

Lean utilizza spesso la metodologia Six Sigma, che è orientata al miglioramento della qualità attraverso l’eliminazione dei difetti, standardizzando e formalizzando i processi.

Extreme Project Management / Megaproject (XPM)

Extreme Project Management (XPM) è un framework sviluppato per soddisfare le esigenze di progetti molto complessi e spesso altamente elastici.

XPM si occupa più della gestione degli stakeholder che delle tempistiche delle attività.

In un progetto tradizionale, il risultato è molto meno complesso, il cambiamento è costoso e quindi ridotto al minimo, si presume che la tecnologia rimanga tendenzialmente invariata e il progetto è guidato dal piano del progetto.

Ciò non si adatta particolarmente in ambienti caratterizzati da alta tecnologia in cui il cambiamento è una costante perché la tecnologia è in continua evoluzione.

XPM è  quindi caratterizzato da periodi di sviluppo (sprint) molto brevi di due settimane o meno.

Scrum

Il metodo Scrum si basa anch’esso su sprint brevi, ma gli sprint Scrum sono più lunghi rispetto a quelli di XPM e in genere durano da due a quattro settimane.

Waterfall

La metodologia Waterfall è generalmente considerata come un approccio tradizionale alla gestione dei progetti.

Waterfall si basa sull’idea che tutto accade in sequenza, con una fase di un progetto che termina prima dell’inizio di un’altra.

Perché esistono così tanti framework di gestione di progetti?

Ogni framework ha i suoi punti di forza e di debolezza, ma, soprattutto, ogni progetto ha i propri bisogni e necessita di determinate risorse.

Alcuni elementi che possono determinare quale struttura utilizzare sono il tipo di attività, la natura unica dei progetti e i diversi dipartimenti coinvolti, nonché da quella che è la direzione aziendale.

Un project manager deve quindi aver bene in mente quali sono i framework di gestione di progetto e deve essere in grado di individuare qual è il più adatto in ogni occasione.

Solo scegliendo il framework corretto infatti, un progetto potrà svolgersi con successo rispettando quella che è la cultura aziendale e l’obiettivo finale dell’organizzazione.