Gli errori da evitare nella pianificazione di un progetto (Parte 1 di 5)

Gestire un progetto è complicato e commettere errori che possono compromettere l’andamento di tutte le attività, è molto semplice.

Una delle fasi più delicate da questo punto di vista è indubbiamente la pianificazione di progetto, gli errori commessi in questa fase sono infatti quelli più gravi e possono influire negativamente sul raggiungimento dei propri obiettivi.

Il problema è che spesso ci si accorge che qualcosa non va quando è troppo tardi e non c’è più nulla che si possa fare per limitare i danni.

In questo articolo ti spiegheremo quali sono gli errori più comuni e quali strategie puoi mettere in atto per evitarli.

I principali errori di gestione sono raggruppabili in 5 categorie:

• errori di pianificazione
• errori nella gestione delle priorità
• errori di comunicazione
• errori di responsabilità
• errori di organizzazione

Sicuramente gli errori di pianificazione di un progetto, sono quelli con maggiore impatto,  questo non dovrebbe stupirti visto che pianificare le attività in termini di scomposizione in fasi,  creazione delle relazioni e stima degli effort è sicuramente un processo molto complesso per qualsiasi project manager.

L’esperienza in questo caso gioca un ruolo fondamentale, perché permette al project manager di raffinare la sua conoscenza e la sua valutazione di eccezioni e imprevisti. Essi sono infatti le vere incognite che alla fine allontanano il reale andamento delle attività dalla tua pianificazione.

La stesura di un piano è generalmente composta da due fasi principali. Ognuna di queste fasi può portare con se criticità diverse:

 Analisi del progetto e pianificazione delle fasi e dipendenze

Quando inizi ad analizzare una nuova attività e ti prepari a pianificarla devi avere ben chiari questi 3 punti per evitare errori che potrebbero compromettere la riuscita della tua attività.

1) Lo scope del progetto è troppo ampio

Problema: Anche se l’obbiettivo del progetto può essere chiaro, magari anche descritto in dettaglio e concordato con il cliente, focalizzarsi sull’obbiettivo finale, in particolar modo se la data di rilascio è a lungo respiro può portare a gravi conseguenze. Gestire progetti di grandi dimensioni è molto complicato, le variabili in gioco sono numerose e focalizzarsi sul rilascio finale può farti sottovalutare tanti piccoli imprevisti che fanno crescere il progetto senza controllo.

Soluzione: Il modo migliore per evitare di avere uno scope gigantesco è quello di fare brainstorming fino a quando non sarai in grado di delineare piccoli traguardi di facile gestione. Prima dell’inizio dei lavori riunisciti quindi con il tuo team, porta con te le specifiche di progetto e tutte le informazioni che hai sul cliente, il suo modo di lavorare e le sue aspettative. Inizia la discussione ed evidenzia passo dopo passo tutti gli obbiettivi minori del progetto. Se stai progettando una casa, gli obbiettivi minori saranno prima costruire le fondamenta, poi il primo piano, poi il tetto,a loro volta questi obbiettivi sono ancora scomponibili fino a raggiungere una lista di attività di facile gestione. Questo brainstorming è di grande aiuto anche per la scomposizione in fasi del progetto, che una volta evidenziati gli obiettivi minori risulterà più facile. Le sotto fasi non necessariamente dovranno sovrapporsi perfettamente con i sotto-obiettivi, essi saranno la linea guida, le tappe fondamentali a breve termine su cui focalizzarsi per mantenere tutto sotto controllo.

2) Micro management

Una volta identificati gli obbiettivi sia a lungo termine che, ancora meglio, a medio e breve termine sarà necessario scomporre il progetto in fasi con l’aiuto degli obiettivi sopra riconosciuti.

Problema: Indipendentemente dallo strumento utilizzato per la gestione delle fasi del progetto e importante non essere troppo ambiziosi e non incorrere nell’errore opposto a quello descritto al punto 1 e cioè scomporlo in troppe attività la cui manutenzione può diventare estremamente onerosa.

Soluzione: Quando fermarsi? Una fase, in particolare se questo dura più di 6 mesi, non dovrebbe durare meno di una settimana. Questo non è vero in generale e dipende da caso a caso ma si applica bene nella maggioranza dei casi. Sotto questo valore è possibile gestire le attività  con to-do list, checklist, in modo semplice sfruttando le ToDo in Twproject, strumenti molto più flessibili di un diagramma di Gantt, che resta comunque lo strumento migliore per gestire le fasi di un progetto. Usare strumenti di questo tipo aiuterà il team a lavorare meglio, senza bisogno del tuo costante intervento e li renderà più partecipi e coinvolti.

3) Il progetto non segue una metodologia di gestione standard

Problema: Come anticipato al punto precedente, per la stesura del diagramma e la gestione delle attività è fondamentale utilizzare uno strumento che ti supporti. Se non utilizzi uno strumento o più in generale una metodologia di pianificazione la probabilità che il progetto sia caotico aumenta esponenzialmente. Progetti diversi, gestiti da persone diverse, potrebbero essere organizzati in modi diametralmente opposti ed usare anche un lessico diverso tale da disorientare le risorse.

Soluzione: Affidati ad una metodologia, non importa quale, puoi preferire il waterfall o una metodologia agile, purché sia condivisa dal tuo team. Inizialmente potrebbe risultare faticoso ma col tempo, facendola tua e modificandola per calzare meglio con le tue esigenze ti aiuterà a tenere unito il team sotto una unica modalità di lavoro ed un’unica terminologia. Affidati ad un software che abbracci tale metodologia, esso ti aiuterà a mantenere una corretta gestione delle fasi, delle dipendenze e dei tempi e ridurrà quindi i ritardi e le incomprensioni drasticamente.

Analisi delle tempistiche e dell’effort

Una volta creato il diagramma e le dipendenze tra ogni fase è necessario stimare i tempi di queste fasi e l’effort richiesto per realizzarle.

4) La pianificazione è troppo ambiziosa

Problema: Uno degli errori comuni nella pianificazione è quello di essere troppo ambiziosi e pianificare seguendo esattamente il tempo stimato per le attività. Quando le fasi sono numerose è importante valutare un certo margine di errore che salva il progetto da numerosi slittamenti e aggiustamenti. Affidarsi alla conoscenza del proprio team è fondamentale perché solo in esso risiede una conoscenza dettagliata delle attività da svolgere e dei possibili rischi.

Soluzione: Impara a conoscere i tuoi collaboratori e valuta insieme al tuo team i possibili rischi di ogni fase di progetto in modo da dare una stima che non consideri solo il caso migliore ma anche il peggiore. Affidati alla conoscenza maturata dal tuo team per una stima realistica, non solo alla tua esperienza.

5) Sbagliare la pianificazione a causa della pressione del cliente

Problema: Capita molto spesso che le stime del progetto siano sbagliate non per ottimismo o pessimismo ma a causa della pressione fatta dai clienti che spesso hanno richieste infattibili e budget ridotti. Uno degli errori più comuni è dare al cliente la sensazione che alcune attività siano di facile realizzazione o magari gratuite rivelandosi invece poi costose sia in termini economici che di risorse.

Soluzione: Quando stimi un progetto, sia nell’effort che nei costi fallo senza pensare alla data promessa e al budget fissato. Una volta che la stima realistica è conclusa affiancala a ciò che si aspetta il cliente e cerca di allineare le due versioni. In questo modo avrai chiaro fin da subito se il progetto è a rischio perdita o a rischio ritardo senza avere brutte sorprese durante il suo svolgimento. Una corretta valutazione della realtà e delle aspettative evita frustrazioni nel team e problemi di comunicazione.

Conclusione

Se sei un project manager saprai bene che la lista degli errori che puoi commettere è ben più lunga, ma senza dubbio queste 5 problematiche, non sono solo molto comuni, ma sono anche 5 delle più rischiose per il raggiungimento del tuo obbiettivo.

L’utilizzo di un software di gestione progetti, come per esempio Twproject, ti permette di avere un controllo capillare su tutte le fasi, facilitando tutto il tuo lavoro ed evitandoti molti degli errori possibili nella pianificazione di un progetto.

Un software di gestione progetti ti aiuterà nella risoluzione di ognuno dei 5 problemi elencati:

1. Potrai associare al tuo progetto discussioni e meeting che evidenziano tutti gli obbiettivi per aiutarti nella stesura delle fasi, grazie a chat e agenda integrata al progetto
2. Avrai un Gantt Editor che ti aiuterà nella creazione delle fasi e delle dipendenze  e che ti permetterà di gestire to-do list e checklist per evitare il micro management
3. Ti aiuterà ad abbracciare una metodologia e ad uniformare la terminologia in tutto il team
4. Ti aiuterà a sfruttare la conoscenza del tuo team per una stima realistica del progetto: utilizzando to-do list associate al progetto potrai far emergere la conoscenza di tutte le micro-attività inserite dai tuoi collaboratori e stimare meglio progetti.
5. Potrai gestire la pianificazione in fase di preventivo e in fase di svolgimento avendo sempre chiari i tempi ed i costi: grazie al carico degli operatori potrai valutare lo stato dei tuoi operatori e col Gantt interattivo stende un preventivo valutando la disponibilità delle risorse.

Se vuoi raggiungere obiettivi concreti evitando errori e perdite di tempo, queste funzionalità ti permetteranno di avere un controllo totale, ottimizzando i tempi e le risorse.

Puoi valutare subito come Twproject può aiutarti nella gestione del tuo lavoro attivando una prova gratuita della versione completa per 15 giorni.

Avrai un accesso completo a tutte le funzionalità che potrai testare direttamente sui tuoi progetti.