Enterprise e project management software

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Perché parlare di un enterprise project management software e non semplicemente di un project management software? Semplice… non sono la stessa cosa!

Le caratteristiche di un software EPM le vedremo più avanti nella loro interezza, per il momento diciamo solo che ci sono molti software grazie ai quali si possono seguire dei progetti, ma sono molti meno quelli che riescono a seguire contemporaneamente più progetti anche di differenti dimensioni.

In genere, le organizzazioni di grandi dimensioni eseguono più progetti complessi contemporaneamente.

Sebbene ciascuno di questi progetti non sia necessariamente connesso con gli altri, essi sono comunque in un certo modo correlati perché hanno tutti un impatto sulla stessa organizzazione aziendale e sui suoi obiettivi.

È qui che entra in gioco la pratica della gestione dei progetti di impresa, l’Enterprise Project Management o EPM, che si riferisce alla pratica della gestione dei progetti su scala aziendale.

In genere questo comporta l’attuazione di varie strategie e processi volti a semplificare e migliorare l’efficacia della gestione del progetto su una scala così ampia.

Cos’è l’Enterprise Project Management?

Per capire cosa significa EPM e perché è ​​importante, è meglio fare un passo indietro e considerare la definizione di “gestione del progetto” stessa.

Il Project Management Institute definisce la gestione del progetto come “uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico.” E fino a qua è tutto chiaro.

Tuttavia, una società coinvolta in decine di iniziative temporanee, ciascuna incentrata su un obiettivo unico con una scadenza specifica, ha bisogno di un modo per organizzare e dirigere tali sforzi. Deve assicurarsi che ogni singolo progetto porti l’azienda più vicina ai suoi obiettivi a lungo termine.

È qui che entra in gioco l’Enterprise Project Management.

L’EPM è considerato come una branca specializzata della gestione tradizionale del progetto che si concentra sugli obiettivi di business complessivi di un’organizzazione, piuttosto che su obiettivi specifici a breve termine.

Raggruppando i progetti e dando una visione più ampia delle attività, un’azienda può evitare conflitti interni e sforzi inutili.

L’Enterprise Project Management è un approccio completo alla gestione dei progetti che tiene conto delle influenze dirette e indirette che vanno ad influenzare i progressi di ogni progetto nel suo complesso.

Di conseguenza, include analisi dei rischi, ridimensionamento dei processi del progetto, monitoraggio delle risorse, reporting continuo e analisi dei costi rispetto ai benefici, e l’uso di strumenti e di software per gestire tutti questi aspetti.
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In che modo l’Enterprise Project Management differisce dalla gestione tradizionale dei progetti?

 A differenza della tradizionale gestione dei progetti, l’EPM si basa sulla combinazione di tutte le parti della gestione del progetto in un’unica risorsa, spesso grazie all’utilizzo di un apposito software di project management.

Queste funzionalità aiutano a ridurre le barriere tra il singolo progetto e la visione d’impresa in generale, aumentando l’efficienza e la produttività.

Le pratiche tradizionali di gestione dei progetti si concentrano sul vedere un progetto specifico dall’inizio alla fine, con un obiettivo definito e misurabile.

L’Enterprise Project Management pone invece l’attenzione sull’azienda. Da priorità e evidenzia i suoi obiettivi di business e gestisce e raggruppa i progetti per garantire che soddisfino questi più ampi obiettivi organizzativi.

L’obiettivo finale non è necessariamente un progetto completato con successo, ma è il progetto stesso, nel suo singolo, che contribuisce a creare valore nell’organizzazione.

Ecco i vantaggi dell’EPM:

  • Output di alta qualità
  • Miglioramento della produttività
  • Impatto ridotto della carenza di competenze
  • Riduzione dei rischi del progetto
  • Maggiore affidabilità della consegna

Che cosa rende efficace l’Enterprise Project Management?

 L’adozione dell’EPM può aiutare un’azienda ad adottare un approccio più strategico al budget, alle operazioni e alle allocazioni di risorse.

Prima di tutto però un’azienda deve assicurarsi di avere i seguenti elementi chiave:

  • Supporto di alto livello per le iniziative di gestione dei progetti: come per qualsiasi iniziativa su larga scala, la gestione dei progetti aziendali sarà efficace solo se i leader di un’azienda si impegnano a sostenere l’idea e si interessano attivamente al suo avanzamento.
  • Responsabili di progetto qualificati: in molti casi, i project manager più esperti di un’azienda sono ideali per assistere la leadership con compiti di gestione del programma o di gestione del portafoglio di progetti.
  • Software di project management: nessuna persona o gruppo di persone può tenere traccia di dozzine di progetti correlati senza un forte supporto tecnologico. Le migliori soluzioni di gestione dei progetti di oggi offrono una gamma di strumenti per aiutare i project manager a tenere traccia dei tempi, dei budget e delle risorse di più progetti contemporaneamente.

Le caratteristiche essenziali di un software EPM

L’ Enterprise Project Management software offre alle aziende le funzionalità necessarie per gestire in modo competente sia i progetti più piccoli che quelli più complessi a livello aziendale.

Questo tool permette di guardare i progetti da un punto di vista strategico e offre ai dirigenti la possibilità di dare priorità ai progetti e assegnare le risorse di conseguenza.

I software EPM sono generalmente ricchi di funzionalità. Oltre a quelle tipiche come sicurezza avanzata e accesso mobile, ecco quali sono le altre caratteristiche essenziali:

  • Project Portfolio Management (PPM): questa è l’essenza dell’EPM. Questa funzione organizza i progetti aziendali e li presenta in un modo facile da consultare, gestire e monitorare.
  • User Dashboards: un software di project management aziendale dovrebbe consentire di fornire ad ogni utente un dashboard personalizzato e personalizzabile per analizzare importanti informazioni sul progetto e accedere facilmente a informazioni vitali.
  • Condivisione di file: un buon software EPM offre un livello di condivisione di file sofisticato. Oltre alla semplice condivisione di file, infatti, la funzionalità deve includere tracce di controllo, controllo delle versioni del contenuto e impostazioni di autorizzazione per garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso ai dati di cui ha bisogno.
  • Comunicazioni interne: la messaggistica istantanea o la messaggistica privata è una caratteristica tipica dei software EPM che può aiutare a ridurre il ricorso alla posta elettronica o il telefono. Alcuni software (non tutti) permettono anche di effettuare videoconferenze.
  • Calendario: un software EPM valido dovrebbe fornire un calendario per ogni progetto nonché uno centrale che amalgami tutte le scadenze e le pietre miliari dei progetti. Alcuni software EPM addirittura consentono di creare calendari personalizzati per ciascun membro del team.
  • Diagrammi di Gantt: Sebbene non tutti i project manager utilizzino i diagrammi di Gantt, molti lo fanno. Si tratta di grafici a barre orizzontali che illustrano il programma di un determinato progetto.
  • Integrazioni: ultimo ma certamente non meno importante, un buon software EPM dovrebbe essere in grado di integrarsi con altri software utilizzati a livello aziendale come Salesforce, Dropbox e Microsoft Office.

Un software di project management con queste caratteristiche diventa fondamentale per un EPM di successo e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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