Come creare piani di progetto accurati

La creazione di un piano di progetto accurato, indipendentemente dal tipo di progetto al quale si sta lavorando, presenta un aspetto assolutamente da non sottovalutare.

Ogni buon project manager sa infatti che non esiste un progetto di successo senza un solido piano dietro di esso.

Iniziare un progetto senza un piano di progetto studiato in tutti gli aspetti è come fare un viaggio senza una mappa: magari si raggiungerà anche la meta, ma lo spreco di tempo (e denaro) sarà inevitabile.

Un progetto senza un piano ben scritto e strutturato può, infatti, portare a problemi di scope creep, budget e scadenze non rispettate.

Sarà opportuno, pertanto, lavorare a fondo insieme al proprio team e mettere insieme un buon piano di progetto prima di iniziare il lavoro vero e proprio. Bisognerà stabilire le aspettative e decidere come raggiungerle, è questo il metodo che ci potrà guidare verso il successo.

Come scrivere un piano di progetto in 5 step

Quello che vogliamo creare con questi articoli è una strada da seguire, un indirizzo grazie al quale tu possa comprendere e seguire delle indicazioni semplici e schematiche che ti aiutino nel tuo lavoro.

E’ per questo che abbiamo cercato di racchiudere in 5 step le fasi di scrittura di un piano di progetto. Proviamo a vederle insieme

1) Definire il progetto

Qualunque sia il progetto al quale si andrà a lavorare, l’inizio è sempre lo stesso: definire ciò che si cercherà di realizzare.

Ma farlo non significa scrivere semplicemente concetti generali come: “Voglio aprire una nuova pizzeria”, ma vi sono sei elementi chiave da rispettare nella definizione del progetto:

• Obiettivi: che cosa si sta cercando di ottenere dal progetto? Qui si considerano sia elementi esterni – profitti, quota di mercato, soddisfazione del cliente – sia elementi interni – miglioramento dell’infrastruttura, ottimizzazione dei processi, fidelizzazione dei dipendenti. Il consiglio in più, è quello di utilizzare le linee guida SMART in questa fase.
• Scopo: indipendentemente da quanto si possa pianificare attentamente, il progetto subirà quasi sicuramente dei cambiamenti che dovranno essere affrontati. Invece di provare a identificare tutto ciò che rientra nell’ambito del progetto, potrebbe essere più facile identificare ciò che è decisamente fuori portata. Questo è anche un buon momento per determinare chi sarà responsabile dell’approvazione/negazione delle eventuali modifiche all’ambito.
• Criteri di successo: cosa determinerà se questo progetto avrà esito positivo o negativo? In questo passaggio, bisogna fare riferimento agli obiettivi. Criteri comuni sono i progetti consegnati in tempo e nel rispetto del budget progettuale, il prodotto finito che soddisfa un certo livello di qualità e la risoluzione di un problema aziendale specifico.
• Prodotti finali: qui si elencano i risultati essenziali del progetto nella maniera più dettagliata possibile.
• Requisiti: determinare ciò di cui si ha bisogno – risorse, personale, budget, tempo – per poter raggiungere gli obiettivi del progetto e ottenere risultati positivi.
• Programma: utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro per determinare cosa deve essere consegnato e quando, quindi utilizzarlo per stabilire il programma di base, le tappe del progetto e le scadenze.

2) Identificare i rischi, i presupposti e i vincoli

Identificare potenziali rischi, insidie ​​e battute d’arresto prima che si verifichino può aiutare il project manager a navigare in “acque agitate” quando queste inevitabilmente si presentano.

In questa fase, designare un membro del team come responsabile della gestione dei rischi può essere la chiave di volta.

A seconda delle dimensioni del progetto, questa persona può essere direttamente il project manager o un altro membro del team.

L’importante è che qualcuno sia chiaramente il responsabile del monitoraggio di tutti i rischi che si sono identificati.

In questo caso, l’aiuto e il supporto di un software di gestione dei progetti può rendere la gestione dei rischi più semplice e gestibile.

3) Organizzare le persone per il progetto

Questo passaggio è un altro fondamentale nel piano di progetto, infatti, la gestione del progetto è in gran parte la gestione delle persone che vi lavorano.

Organizzare il progetto significa identificare e documentare quanto segue:

• Cliente: chi riceverà il prodotto finale? Si tratta di un cliente interno o esterno?
• Stakeholder o soggetti interessati: queste sono le persone o i gruppi interessati al completamento con successo del progetto.
• Ruoli e responsabilità: stabilire la gerarchia organizzativa per il progetto. Chi ha l’ultima parola sulle decisioni? Chi è responsabile della comunicazione con il cliente? Chi controlla il budget? Chi è responsabile per il lavoro effettivo?

4) Elencare le risorse del progetto

Nel primo passaggio, si sono identificato alcuni requisiti di alto livello necessari per completare con successo il progetto, dopodiché si sono identificate le risorse umane necessarie per eseguire e gestire il lavoro.

Ora è il momento di concentrarsi sulle risorse specifiche necessarie per mettersi al lavoro, come ad esempio:

• Tecnologia (computer, software, dispositivi mobili)
• Stipendio
• Materiali fisici
• Ecc.

In poche parole, bisogna elencare tutte le risorse di cui si ha bisogno nel dettaglio, insieme ai loro costi.

5) Stabilire un piano di comunicazione del progetto

A questo punto si avrà un progetto chiaramente definito con un programma, un budget e le risorse. È quindi ora di mettersi al lavoro, giusto? Sbagliato! In realtà manca ancora un passo molto importante: un piano di comunicazione.

Una scarsa comunicazione infatti, è una delle principali cause di fallimento dei progetti.

Questo perché tutto ciò che si è visto prima – rispettare le scadenze, rispettare il budget, ecc. – dipende dai membri del team che comunicano tra loro, con il project manager, con le parti interessate e con i clienti.

Un buon piano di comunicazione del progetto dovrebbe includere quanto segue:

• Obiettivi di comunicazione: qual è l’obiettivo di un determinato messaggio?
• Fascia degli ascoltatori: chi dovrebbe essere incluso nelle comunicazioni? Ad esempio, potrebbe non essere necessario includere il direttore dell’organizzazione negli aggiornamenti periodici di progetto, ma dovrebbe essere assolutamente consultato se il progetto supera il suo budget
• Contenuto chiave per la comunicazione: quando si comunica con il team di progetto e / o con gli stakeholder, quali informazioni dovrebbero essere incluse ogni volta?
• Metodo e frequenza di comunicazione: come verranno consegnate le comunicazioni e con quale frequenza? Via e-mail o attraverso un altro strumento di collaborazione? Determinare tali informazioni all’inizio del progetto e rimanere coerenti con esse.

Come creare piani di progetto accurati: Conclusioni

Per concludere quindi, se un project manager notasse che i suoi progetti tendono a perdere il controllo, andare oltre il budget, non rispettare le scadenze o non riuscire a consegnare un prodotto finale con successo, è molto probabile che la scarsa pianificazione sia almeno in parte – se non totalmente – responsabile.

Definire chiaramente il progetto, identificare i rischi, assemblare il team, raccogliere le risorse e redigere un piano di comunicazione seguendo i nostri suggerimenti farà quindi una grande differenza.