Calcolare il vero valore di qualsiasi progetto è sempre stato impegnativo. Questo principalmente a causa dell’ambiguità di trasformare il progetto su carta in un valore economico.
Per essere più chiari proviamo a fare degli esempi. E’ chiaro, ad esempio, che la formazione dei dipendenti migliorerà l’esperienza e la produttività del nostro Team di progetto. Ma come si traduce questo beneficio in termini di risparmio dei costi e/o crescita dei profitti?
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Spendere migliaia di euro in sistemi e software automatizzati probabilmente migliorerà l’efficienza del lavoro, ma qual è il valore di questo miglioramento in euro?
Le organizzazioni sono nel mercato per trarre guadagno ovviamente, e il ritorno sull’investimento – ROI – è un calcolo chiave per capire quali siano i margini di guadagno di un progetto. Calcolare il ROI di un progetto risponderà anche alle domande poste in precedenza, oltre a mostrare il valore del progetto ed il suo impatto sul margine.
Il ROI è un indicatore utilizzato per misurare l’utile/perdita, o il “valore” finanziario, di un progetto in relazione al suo costo.
In genere, viene utilizzato per determinare se un progetto genererà un profitto e sarà quindi un valore per l’azienda.
Perché il ROI è importante?
Il ROI quantifica il valore del progetto ed ha la capacità di mostrare ai project manager, ai dirigenti aziendali e a tutti gli stakeholder il valore di un progetto in numeri, comprensibili da chiunque.
Il ROI trasforma il soggettivo in obiettivo, che spesso può convertire l’incertezza in supporto.
Ecco perché il ROI è importante:
- Può creare supporto nel caso degli stakeholder: legare un valore in euro a un progetto può aiutare con una decisione “go/no-go”. Molte volte, le parti interessate vogliono vedere quale sia il valore effettivo in euro per decidere se sostenere o meno un determinato progetto.
- Può scoprire ulteriori vantaggi: il processo di calcolo del ROI obbliga i project manager a studiare benefici che potrebbero non sembrare ovvi all’inizio del progetto.
- Può portare alla definizione delle priorità del progetto: una volta presa la decisione di avviare un progetto, il ROI aiuta a determinare le priorità dei vari progetti. Di solito, i progetti con un ROI maggiore sono classificati più in alto e ottengono più rapidamente il supporto delle risorse.
Come calcolare il ROI
La formula per determinare il ROI è:
ROI = [(Valore finanziario – Costo del progetto) / Costo del progetto] x 100
Osservando la formula, ci sono due componenti che è necessario determinare: il valore finanziario ed il costo del progetto. Vediamo quindi come.
Come calcolare il Valore finanziario
Il valore finanziario è semplicemente il rimborso del progetto.
Il calcolo del valore può talvolta essere complicato in base all’incertezza di assegnare un valore effettivo espresso in euro [dollari nella traduzione] (o in qualsiasi altra valuta) a un risultato proposto.
Il trucco è scomporre il valore in componenti attualmente noti e quindi definire tali componenti.
Quando cercate di quantificare il valore della formula ROI, ricordate sempre l’acronimo TVD – tempo, volume, dollari.
Se è possibile definire il tempo, il volume e i dollari/euro necessari per completare il processo, il valore del progetto può essere derivato.
Questo acronimo corrisponde a una formula che calcola il valore potenziale del progetto da una prospettiva diversa:
TVD(presente) – TVD(progetto)
Dove:
- T = tempo richiesto per il processo
- V = Volume o quantità di unità, transazioni, persone, ecc. richiesti
- D = Dollari o costo richiesto
- Presente = valore corrente
- Progetto = valore che un progetto avrà in caso di successo
Per comprendere meglio questa formula, facciamo alcuni esempi.
Il primo è un progetto che ridurrà il tempo di ciclo del processo di un determinato prodotto del 10 percento.
In questo esempio, il team ha calcolato un costo unitario singolo di € 2.455, in base ai valori correnti per il tempo richiesto (13 ore), il volume (1 unità) e gli euro (salario di € 85/ora e € 1.350 di costo totale dei materiali). Si è anche calcolato che, sulla base della produzione di 480 unità all’anno, questo costo sarà pari a 1,178 milioni di euro all’anno per questa linea di prodotti.
Il team ha calcolato quindi i valori del progetto riducendo il tempo di ciclo del 10 percento, da 13 ore a 11,7 ore; tutte le altre variabili sono rimaste invariate. I nuovi costi sono quindi 2.344,50€ per unità e 1,125 milioni di euro all’anno per la linea di prodotti.
Pertanto, il valore del progetto è: 1.178.400 € – 1.125.360 € = 53.040 € di risparmio all’anno.
Calcolo del Costo del progetto
Il secondo componente sconosciuto della formula ROI è il costo del progetto.
Per calcolare questo valore, è necessario raccogliere le informazioni riguardanti le entrate e fare un’analisi dettagliata dei costi con una suddivisione per diverse categorie.
La suddivisione per categoria può essere utile nel caso si desiderasse valutare diversi costi per costruire strategie sulla riduzione dei costi per un ROI maggiore sui progetti futuri.
I costi tipici includono solitamente forniture di materiali, spese generali di manodopera e dipendenti, carburante, attrezzature e servizi in conto lavoro.
Chiaramente questi fattori variano in base all’attività e al tipo di progetto.
La valutazione dei costi per una semplice analisi del ROI su un singolo progetto non terrà conto delle spese annuali come il contratto di locazione per la costruzione di spazi e/o investimenti di capitale.
La formula è isolata per il singolo progetto e include solo costi associati a quel singolo evento.
È possibile proiettare costi e resi in base a eventi passati prima che inizi un progetto.
Sebbene non sia possibile creare una stima perfetta, la tenuta dei registri di progetto consente di conoscere un intervallo per il ROI in base ai dati disponibili.
Come calcolare il ROI di un progetto: conclusioni
In conclusione, comprendere come calcolare il ROI per un progetto è il primo passo senza il quale non è possibile ottenere una visione chiara degli obiettivi e dei benefici del progetto stesso.
In molti casi inoltre, senza ROI, diventa molto difficile per dei dirigenti aziendali approvare il budget richiesto per un determinato progetto.
La valutazione del ROI, qualsiasi sia il tipo di progetto, aiuterà il project manager e gli stakeholder a vedere e gestire meglio il progetto da una prospettiva finanziaria.
I project manager dovrebbero quindi comprendere appieno tutti gli elementi che stanno alla base di un calcolo del ROI in modo da ottenere una visione accurata dei mezzi e delle risorse richieste, nonché di tutti i vantaggi che l’organizzazione potrà trarre da esso.
