La collaborazione durante un progetto è un metodo con cui i team ed i project manager pianificano, coordinano, controllano e monitorano il progetto su cui stanno lavorando.
Praticamente, l’intero successo della gestione di un progetto si basa sulla collaborazione di gruppo.
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Con collaborazione si intende due o più persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo. Generalmente questa termina con la realizzazione di un prodotto o servizio, ma questo processo di collaborazione può andare anche oltre i confini dipartimentali e addirittura aziendali.
Con la sempre più preponderanza di team di lavoro remoti e lo spostamento di dati su server cloud, la collaborazione, che è sempre stata alla base del lavoro di squadra, è diventata ancora più una parola d’ordine nel project management.
L’importanza della collaborazione
Come citato precedentemente, la collaborazione si riferisce a due o più persone che lavorano insieme per risolvere un problema e/o raggiungere un determinato obiettivo.
Questo può sembrare un concetto equivalente a quello di “lavoro di squadra”, ma ci sono in realtà notevoli differenze tra i due.
In genere, una squadra è un gruppo di persone con competenze simili che lavorano regolarmente insieme ad una persona che prende decisioni chiave, mentre nella collaborazione si riuniscono persone con competenze ed esperienze diverse per risolvere un problema o lavorare per il raggiungimento di un determinato obiettivo.
Tutti i soggetti coinvolti sono quindi uniti per un obiettivo comune e l’autorità è condivisa.
La collaborazione si svolge in team, tuttavia, semplicemente mettere insieme una squadra, non significa che tutti collaboreranno efficacemente.
L’economia globale sempre più frenetica spinge le organizzazioni a fare di più con meno risorse e rispondere rapidamente alle richieste dei clienti.
Le organizzazioni hanno quindi bisogno di team interfunzionali per innovare e migliorare i processi per rimanere agili.
Queste esigenze sono soddisfatte, in parte, dall’enorme presenza di strumenti di collaborazione disponibili sul mercato. Grazie a software di gestione progetti come TWproject, ad esempio, i team possono chattare, condividere e co-modificare documenti, assegnare lavoro, creare report, automatizzare le attività utilizzando i flussi di lavoro in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo.
La collaborazione fa parte della rivoluzione digitale e questi nuovi strumenti la semplificano.
Collaborazione e Project Management
Quando applicata al project management, la collaborazione implica riunire un team di diversi dipartimenti, uffici, aziende e addirittura paesi, per completare un progetto.
Ogni membro del team possiede solo una parte delle informazioni e delle competenze necessarie per svolgere il lavoro previsto per un progetto. Bisogna fare affidamento sulle esperienze, abilità e conoscenze collettive all’interno del team per colmare le lacune.
Il completamento di un progetto richiede competenze ed esperienze diverse, fornite da un team interfunzionale che in genere non lavora insieme tutti i giorni.
La collaborazione è anche importante per i nuovi project manager ed i membri del team inesperti.
Queste persone si appoggiano infatti alle capacità e alle esperienze del team in generale per contribuire con successo.
L’enfasi sulla collaborazione del team di progetto riflette la struttura di molte aziende che stanno diventando sempre meno gerarchiche e che prevedono una sempre maggiore interazione tra i dipartimenti.
Se la collaborazione è l’essenza della moderna gestione del progetto, la collaborazione inefficace o la mancanza di collaborazione può minare il progetto.
Quali sono i vantaggi della collaborazione per il PM?
La collaborazione permette, in poche parole, all’intero di essere migliore della somma delle sue singole parti.
Ecco quali sono alcuni dei vantaggi di una buona collaborazione per il project manager:
- Aumento della produttività: distribuendo le attività ai membri del team che hanno il tempo e le competenze per completarli, anziché sovraccaricare un membro del team con troppo lavoro e trascurare gli altri, si lavora in modo più efficiente.
- Migliore risoluzione dei problemi: dare ai membri del team l’autonomia di lavorare insieme per risolvere i problemi offre più strade per il successo, oltre a costruire lealtà e morale del team.
- Migliore comunicazione: le linee di comunicazione necessitano di una cura costante o la direzione errata può addirittura arrivare a deviare un progetto. La collaborazione facilita una comunicazione chiara e fornisce una soluzione per comunicare efficacemente anche tra i team remoti.
- Riduzione delle spese generali: uno dei maggiori costi di qualsiasi organizzazione è l’affitto o l’acquisto di uno spazio fisico in cui tutti possono lavorare. Con la collaborazione, tuttavia, i membri del team non devono necessariamente trovarsi nello stesso posto.
- Promozione delle risorse umane. Promuovendo la collaborazione tra i membri del team non solo si costruiscono relazioni forti, ma si crea anche fedeltà che aiuta a fidelizzare i dipendenti.
Come migliorare la collaborazione in un team di progetto
I vantaggi della collaborazione nel project management sono quindi chiari, ma implementarli può essere difficile, soprattutto quando si gestiscono team remoti.
Ecco alcuni consigli per incrementare la collaborazione all’interno di un’organizzazione:
- Comunicazione: ogni buon project manager sa che una buona comunicazione è il fondamento di tutto, soprattutto per instaurare un ambiente collaborativo. Non solo è necessario che il project manager comunichi correttamente e frequentemente, ma deve anche convincere il team a farlo.
- Orientamento e formazione: per imparare qualcosa di nuovo, è sempre necessaria una sessione di formazione e, a volte, una figura di riferimento a cui esporre dubbi e domande. Nel caso in cui, ad esempio, venga installato un nuovo software di project management, è necessario organizzare una sessione formativa per il team in modo da permettere una collaborazione efficace e fruttifera.
- Cambiamento: le vecchie abitudini sono spesso dure a morire, ma è necessario far allontanare il team dai vecchi metodi che non sono più così efficaci per il progetto.
- Condivisione: una collaborazione sana e positiva non sarà possibile a meno che non vengano abbattuti i muri virtuali che hanno separato i membri del team in passato.
- Monitorare: quando si conduce un progetto e non si imposta un piano di percorso, questo sarà necessariamente destinato a fallire. Lo stesso vale per l’implementazione della collaborazione. Ecco perché è necessario monitorare e tenere incontri regolari con il team per rispondere alle domande e tenere traccia dei loro progressi.
Riunire le persone per lavorare collettivamente ed incentivare la collaborazione non è più una scelta, ma una necessità per qualsiasi attività basata su progetti.
