L’analisi dei rischi di progetto, o risk management, è il processo di identificazione, analisi e risposta a qualsiasi rischio che si presenti durante il ciclo di vita di un progetto.
Analizzare i rischi che possono celarsi dietro l’esecuzione di un progetto, prevederne i possibili ostacoli e avere con anticipo una vision delle soluzioni a tali eventi è sicuramente vitale per qualsiasi progetto.
Serve per aiutare quest’ultimo a rimanere in pista e raggiungere il suo obiettivo.
Ma la gestione dei rischi non può e non deve essere solamente un’azione in risposta a qualcosa.
Dovrebbe essere essa stessa parte del processo di pianificazione del progetto, nella sua fase valutativa.
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Già durante la pianificazione del progetto, infatti, si dovrebbero valutare i potenziali rischi per lo stesso e, ovviamente, valutare le possibili soluzioni per gestirli.
Ma cosa si intende per rischio?
Un rischio è qualsiasi cosa che possa potenzialmente influire sulla tempistica, le prestazioni o il budget del progetto.
I rischi sono considerati come potenzialità e, in un contesto di gestione del progetto, se diventano realtà, vengono classificati come “problemi”, che devono essere di conseguenza affrontati.
Quindi, la gestione del rischio è il processo di identificazione, categorizzazione, definizione delle priorità e pianificazione dei rischi prima che diventino problemi.
La gestione del rischio può essere gestita in maniera diversa a seconda del progetto e della sua portata.
Se si tratta di un progetto su vasta scala, per esempio, le strategie di gestione del rischio potrebbero includere una pianificazione dettagliata per ciascun rischio.
Questo al fine di garantire che siano messe in atto strategie di mitigazione in caso di problemi.
Per i progetti più piccoli, la gestione del rischio potrebbe significare un elenco semplice e prioritario di rischi di alta, media e bassa priorità.
L’analisi dei rischi di progetto: Come identificare il rischio
Per cominciare, è fondamentale una definizione chiara e precisa di ciò che il progetto dovrà produrre, gli obiettivi ed i risultati finali.
In questo modo i rischi possono essere identificati in ogni fase del progetto, anche con l’aiuto del team.
Alcune aziende e industrie sviluppano liste di controllo del rischio basate sull’esperienza di progetti passati.
L’esperienza passata del team, l’esperienza di progetto all’interno dell’azienda e gli esperti del settore possono essere risorse preziose per identificare potenziali rischi su un progetto.
Identificare le fonti di rischio per categoria è un possibile metodo per esplorare il potenziale rischio di un progetto.
Alcuni esempi di categorie per i potenziali rischi includono quanto segue:
- Tecnologia;
- Costi;
- Tempistiche;
- Clienti;
- Contratti;
- Situazione finanziaria;
- Situazione politica;
- Situazione ambientale;
- Persone.
Ogni rischio definito, dovrà poi essere inserito nel modello di monitoraggio del rischio e contrassegnato dalla relativa priorità.
Conseguentemente si dovrà creare un piano di rischio che riporti gli impatti sul progetto, sia negativi sia positivi, e le azioni da utilizzare ed attuare per gestire la problematica.
Nel contesto del risk management, è importante anche mantenere regolare la comunicazione con il team durante tutto il progetto.
La trasparenza è fondamentale in modo che tutti sappiano quali sono gli elementi da tenere in conto per riconoscere e reagire ad un problema.
L’analisi dei rischi di progetto: Valutazione del rischio
Dopo aver identificato i potenziali rischi, il project manager, con l’aiuto del team, valuta il rischio in base alla probabilità che si verifichi e alla perdita potenziale associata all’evento.
Non tutti i rischi sono uguali.
Alcuni eventi di rischio hanno più probabilità di accadere rispetto ad altri, e anche il costo di un rischio può variare notevolmente.
Valutare quindi la probabilità che il rischio si presenti e le ripercussioni in concreto sul progetto, sono il passo successivo nell’analisi del rischio.
Avere dei criteri per determinare i rischi ad alto impatto o può aiutare a restringere l’attenzione su alcuni rischi specifici e più critici per il progetto.
Ad esempio, supponiamo che venga stabilito che i rischi ad alto impatto siano quelli che potrebbero aumentare i costi del progetto del 5%.
Solo alcuni potenziali eventi di rischio soddisfaranno questo criterio.
Questi sono quindi i potenziali eventi di rischio su cui il team di progetto dovrebbe concentrarsi nel creare un piano di mitigazione.
La probabilità e l’impatto del rischio sono entrambi classificati come alto, medio o basso.
Un piano di mitigazione del rischio riguarda normalmente gli eventi che hanno risultati elevati su entrambi i fattori.
Esiste una correlazione positiva tra il rischio del progetto e la complessità del progetto.
Nel caso di progetti altamente complessi, un esperto esterno può essere incluso nel processo di valutazione del rischio e il piano di valutazione del rischio può assumere un ruolo più prominente nel piano di esecuzione del progetto.
L’analisi dei rischi di progetto: Piano di mitigazione del rischio
Dopo che il rischio è stato identificato e valutato, il project manager con il team sviluppa un piano di mitigazione del rischio, un piano cioè per ridurre l’impatto di un evento imprevisto.
Si può attenuare il rischio nei seguenti modi:
- Evitamento del rischio: di solito comporta lo sviluppo di una strategia alternativa con una maggiore probabilità di successo, ma solitamente legata ad un costo più elevato;
- Condivisione del rischio: comporta la collaborazione con gli altri stakeholders per condividere la responsabilità per le attività a rischio;
- Riduzione del rischio: si tratta di un investimento per ridurre il rischio su un progetto. Ad esempio, affidarsi a consulenti che si occupino di svolgere le attività ad alto rischio;
- Trasferimento del rischio: è un metodo di riduzione del rischio che sposta il rischio dal progetto ad un’altra parte. L’acquisto di un’assicurazione su determinati articoli è, ad esempio, un metodo di trasferimento del rischio. Il rischio viene infatti trasferito dal progetto alla compagnia assicurativa.
Ciascuna di queste tecniche di mitigazione può essere uno strumento efficace per ridurre i rischi individuali ed il profilo di rischio generale del progetto.
Per quanto riguarda il project manager da vicino, non tutti conducono una valutazione formale del rischio sul progetto.
La mancanza di strumenti formali di gestione del rischio è stata vista anche come un ostacolo all’attuazione di un piano di gestione dei rischi.
Inoltre, la personalità e lo stile di gestione del project manager rendono differente l’approccio nei confronti dei rischi.
Alcuni project manager sono più proattivi e svilupperanno programmi di gestione del rischio elaborati per i loro progetti.
Altri manager sono reattivi e sono più fiduciosi nella loro capacità di gestire eventi imprevisti quando si verificano.
Altri invece sono avversi al rischio e preferiscono essere ottimisti e non considerare rischi o evitare di correre rischi quando possibile.
Qualunque sia il caso, la capacità di analizzare con precisione i rischi di un progetto deve rientrare nelle competenze e nei task di un project manager.
In qualsiasi progetto, una corretta valutazione dei rischi diventa fondamentale per un piano di successo.
E tu, che tipo di project manager sei? Come gestisci i potenziali rischi?
Raccontaci la tua esperienza.
