La Value Stream Mapping può essere uno strumento straordinario per aiutare a determinare come migliorare le catene di distribuzione che richiedono processi complessi.
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La VSM può essere utilizzata per creare una visione e una comprensione completa dell’intero processo, oppure può essere focalizzata su uno specifico segmento per raggiungere determinati obiettivi.
Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è la Value Stream Mapping, a cosa serve e come realizzarla correttamente.
Che cos’è la Value Stream Mapping (VSM)?
Per comprendere la Value Stream Mapping, o mappatura del flusso di valore, dobbiamo prima capire cos’è il Value Stream.
Si tratta di un flusso di valore, una serie di passaggi che si verificano per fornire il prodotto o il servizio che i clienti desiderano o di cui hanno bisogno.
La Value Stream Mapping permette appunto di capire meglio quali sono questi passaggi dove viene aggiunto valore e, soprattutto, come migliorare il processo generale.
È importante notare che l’inizio e i punti finali del processo di mappatura possono variare a seconda degli obiettivi.
Una singola organizzazione può infatti avere diversi flussi di valore e può ritrovarsi a creare mappe del flusso di valore per ogni singolo prodotto o servizio.
La Value Stream Mapping è diventata sempre più popolare negli ultimi anni ed è ancora considerata da molti uno strumento relativamente nuovo nello sforzo di miglioramento dell’efficienza aziendale.
In realtà però, la mappatura del flusso di valore nasce più di 30 anni fa, presso la Toyota Motor Corporation.
Questa tecnica è nata quando l’attenzione dell’azienda si è spostata sull’eliminazione degli sprechi e la ricerca dell’efficienza dei processi.
La sua popolarità è cresciuta man mano che le aziende americane hanno osservato e studiato l’efficienza e la coerenza delle operazioni di Toyota.
Da là, il concetto ha continuato ad evolversi fino a diventare quella che ora conosciamo come mappatura del flusso di valore, applicabile e utile ad aziende e flussi di valore di tutti i tipi.
Come realizzare una Value Stream Mapping?
- Identificare il prodotto
Il primo passo del processo di Value Stream Mapping è quello di identificare il prodotto o la famiglia di prodotti da studiare e migliorare.
In genere viene formato un team per eseguire la mappatura e l’analisi, a seconda delle dimensioni dell’iniziativa.
- Current State Mapping- mappatura dello stato iniziale
Questo passaggio è importante per visualizzare l’intero flusso di creazione del prodotto o servizio che si vuole analizzare.
Qui viene raccolto l’intero processo che l’azienda segue per realizzarlo.
Per creare la Current State Map si raccolgono i dati e le informazioni intervistando le persone che svolgono ogni singola attività nel processo.
Fra queste troviamo:
- Tempo di ciclo o tempo di elaborazione
- Affidabilità delle apparecchiature
- Quantità
- Numero di operatori e turni
- Livelli di inventario
- Coda o tempi di attesa
Le informazioni raccolte non devono essere perfette o eccessivamente dettagliate.
Finché i dati sono in grado di fornire un quadro relativamente chiaro dei problemi principali, è possibile iniziare a costruire un processo più snello.
- Future State Mapping – mappatura dello stato futuro
La Future State Map mira a rappresentare il flusso ottimizzato di lavoro grazie all’eliminazione, o riduzione, degli sprechi in ogni singola fase del processo.
Per raggiungere un processo ottimizzato è necessario porsi le seguenti domande:
- Qual è il Takt Time? Takt è una parola tedesca che indica la bacchetta che un direttore d’orchestra usa per controllare la velocità, il ritmo e il tempo. Takt time, in ambito di business, si riferisce alla frequenza con cui una parte o un componente deve essere prodotto per soddisfare la domanda dei clienti.
- Ci sono colli di bottiglia o vincoli? Dalla raccolta dei dati, si possono osservare i tempi di ciclo o i tempi di elaborazione. Se uno di questi è maggiore del takt time, molto probabilmente ci si trova di fronte ad un collo di bottiglia o un vincolo. Ciò potrebbe causare sprechi in alcune aree o tempi di elaborazione aggiuntivi, come gli straordinari, per soddisfare la domanda.
- Dove è possibile ridurre l’inventario o il tempo di attesa? Bisogna osservare le scorte di materie prime e prodotti finiti per vedere se questi possono essere ridotti. La chiave è trovare modi per ridurre l’inventario in modo logico.
- Quali altri miglioramenti sono necessari? Ad esempio, è necessario migliorare l’affidabilità delle apparecchiature? I livelli di resa o qualità al primo passaggio sono accettabili? È necessaria una formazione specifica per i lavoratori in modo da ridurre gli errori? È necessario analizzare le singole attività per determinare dove c’è potenziale di miglioramento e come può essere raggiunto.
- Quali attività sono superflue e non danno valore aggiunto? La radice di ogni spreco deve essere individuata affinché possa essere eliminata.
- Creare un piano di azione di miglioramento
Al termine del processo di Value Stream Mapping, si arriva a creare un piano di azione che porti ad un miglioramento generale dei processi.
Ecco quali sono le domande che aiutano a raggiungere un flusso ottimizzato di lavoro:
- Quali modifiche devono essere implementate per prime?
- Quali cambiamenti sono prioritari per l’organizzazione?
- Quali modifiche sono priorità per i clienti?
- Quali attività specifiche devono essere attivate per raggiungere un processo ottimizzato?
- Chi è responsabile dell’attuazione e controllo delle modifiche?
- Come si misura il successo dei cambiamenti?
Rispondendo a queste domande, sarà possibile redigere un piano di miglioramento che determini le risorse necessarie, fra cui tempo, persone e budget.
Inoltre, sarà necessario monitorare costantemente i risultati nelle metriche chiave e implementare ulteriori adeguamenti se necessario.
Per concludere, indipendentemente dal settore e dall’azienda, la Value Stream Map è una tecnica efficace per innovare ed evolvere.
È importante ricordare che il processo di mappatura del lavoro rappresenta un punto di partenza, non di arrivo, verso un miglioramento continuo delle operazioni aziendali.
