Tutto ciò che devi sapere sul Portfolio Management con Twproject

Vuoi approfondire tutti i metodi e gli strumenti che ti offre Twproject per svolgere un Portfolio Management efficace e proficuo? Qui troverai tante informazioni utili e anche alcune tecniche da mettere in pratica.

Il Portfolio Management è un tipo di gestione strategica più ampia che si occupa di valutare i progetti nel complesso e l’abilità dell’organizzazione nell’eseguirli.

In un contesto sempre più dinamico ed esigente come il nostro, il ruolo del Portfolio Manager, figura distinta dal Project Manager, è fondamentale. Il suo compito è quello di tenere insieme le fila e aiutare le aziende ad evolversi e a raggiungere i loro obiettivi strategici.

Finalità e obiettivi del Portfolio Management

Partiamo dalle basi: quando si parla di Portfolio Management si intende la gestione coordinata di più progetti aziendali fatta a fini strategici di varia natura.

La gestione del portfolio progetti può infatti avere vari obiettivi e finalità, che possono essere:

• avere una visione d’insieme di tutti i progetti e categorie di progetti (o programmi), in modo da valutare l’efficienza aziendale, il ritorno sugli investimenti (ROI) e la direzione verso specifiche scelte di innovazione.

• Ottenere una maggiore trasparenza sugli obiettivi aziendali e sulla gestione delle risorse e poter condividere questi dati internamente ed esternamente (team e stakeholder)

• Garantire che l’allocazione delle risorse (umane, ma anche relative agli asset, ai materiali e ai servizi) sia sempre ottimale e in linea con le strategie di pianificazione aziendale.

• Fornire informazioni sulla tenuta finanziaria dei progetti, in modo da evidenziare anche le linee su cui effettuare i giusti investimenti in futuro.

• Assicurare che la rilevanza dei progetti sia periodicamente analizzata e modificata all’occorrenza, in modo da investire settare tempistiche e investire risorse di conseguenza.

Twproject ha una soluzione ottimale per tutti questi obiettivi e ti mette a disposizione diversi strumenti per la gestione del portfolio.

Di seguito vediamo insieme quali sono i principali.

Eseguire un buon Portfolio Management con Twproject

Nell’attività di gestione del portfolio, Twproject fornisce metodologie e strumenti utilissimi per coordinare e definire con chiarezza il lavoro di tutta la squadra.

In linea generale, mira a collegare il lavoro quotidiano con gli obiettivi aziendali strategici, aiutandoti a definire un piano d’azione.

Vediamo quali sono gli ambiti da considerare e come puoi sfruttare le funzionalità di Twproject.

Visione d’insieme su qualsiasi aspetto di pianificazione

Twproject possiede una gestione dei filtri potente e precisa, applicata a diverse funzioni della piattaforma. Anche nel caso del Portfolio Management, i filtri aiutano a selezionare e visualizzare i progetti con una incredibile varietà di scelta.

I filtri sono combinabili tra loro e si riferiscono ai tre ambiti principali di dati, ossia quelli relativi al progetto (tipologia, budget, caratteristiche, ecc.), alle tempistiche (durata, date rilevanti, ecc.) e infine alle risorse coinvolte.

I filtri sono settati di default nella barra di ricerca principale ma è possibile salvare nuove configurazioni personalizzate e addirittura definirne una specifica come selezione di default.

Un buon utilizzo dei filtri risponde dunque alla prima esigenza della gestione del portfolio ossia quella di avere una visione d’insieme di specifiche aree o gruppi di progetti.

Oltre che nella vista classica del portfolio, è possibile anche filtrare nella dashboard di statistiche, in modo da avere una visione complessiva sul rendimento dei progetti selezionati per diversi fattori di avanzamento.

Gestione economico-finanziaria

Per calcolare il ROI e vedere quali obiettivi di business sono stati rispettati è importante tenere sotto controllo il budget dei progetti anche quando si parla di Portfolio Management.

Tra i filtri che Twproject mette a disposizione è molto utile il filtro “Budget sforato” che permette di selezionare tutti i progetti che stanno incontrando difficoltà finanziarie.

Ciò consentirà di non perseverare nell’errore o comunque di prendere i dovuti accorgimenti.

Inoltre, nella classica vista del Portfolio, che in Twproject è rappresentato da un grande diagramma di Gantt globale, è presente il comando ‘Dati finanziari‘.

Questa funzione consentirà di affiancare a ogni progetto in lista il suo prospetto finanziario che mette in relazione il budget con i costi stimati e il costo effettivo.

Una simile vista è utilissima per svolgere analisi sui flussi di cassa e valutare a colpo d’occhio i progetti a maggiore rendimento.

Infatti, la gestione finanziaria nel Portfolio Management aiuta a misurare il valore creato da ciascun progetto e a prendere decisioni sugli ambiti di investimento più vantaggiosi.

Rilevanza tra i progetti

Dopo aver misurato il rendimento dei progetti è importante che lo strumento digitale utilizzato permetta di settare la priorità che ciascun progetto ha rispetto agli altri.

Twproject consente di assegnare un valore di rilevanza ai progetti e questo valore può essere definito e visualizzato nel Portfolio.

I progetti possono essere ordinati secondo rilevanza crescente o decrescente in modo da poter ridefinire tempistiche e allocazioni anche in base a questo criterio.

Infatti, attraverso il portfolio si possono rimodulare agilmente le date di inizio e fine dei progetti, mettendole in relazione con le tempistiche globali.

Un progetto meno rilevante potrà essere ad esempio spostato più avanti nel tempo, decidendo di dare priorità ad altri progetti più vantaggiosi.

Gestione risorse e allocazioni

Ancora, una importante funzione del Portfolio Management è la distribuzione del carico di lavoro tra progetti diversi, in base anche alla loro rilevanza strategica ed economica.

È utile infatti che gli sforzi delle risorse siano ben distribuiti, ma anche ben indirizzati sui progetti che hanno maggiore priorità, sia per fattori di tempistica sia per rilevanza strategica.

Questo livello di priorità è rilevabile solo, come abbiamo visto, con l’attività di Portfolio Management.

Twproject fa in questo senso un passo ulteriore e ti permette di ridistribuire il carico in maniera intelligente e ponderata, con un semplice click.

Ecco come puoi fare con questo semplice trick:

1. Dalla vista principale del Portfolio, visualizza quali tue risorse sono in sovraccarico con l’icona “mostra/nascondi carico di lavoro” (bilancia).
   
2. In secondo luogo filtra i progetti per assegnatario, limitando la vista a quelli in cui è presente la risorsa (o le risorse) in sovraccarico.
   
3. Dopo aver filtrato, disponi i progetti ottenuti in ordine di rilevanza.
   
4. Infine usa il comando “ottimizza la data di fine in base alla capacità delle risorse” (la bacchetta magica) sul progetto con minore rilevanza e le date di quest’ultimo saranno estese fino a raggiungere un carico ottimale per la persona coinvolta.

Una pianificazione strategica che tiene conto di questi fattori aumenta il benessere aziendale e la soddisfazione di tutto il team.

Oltre naturalmente a ottimizzare i livelli di produttività generale.

Condivisibilità

In ultima istanza, la funzione del Portfolio Management è anche quella di facilitare la comunicazione di gruppo e garantire che tutte le parti coinvolte nei progetti siano coordinate tra loro.

È importante poter fornire report periodici sullo stato di avanzamento dell’intero portfolio e sulla sua sostenibilità in relazione agli obiettivi aziendali.

La dashboard di statistiche di Portfolio in Twproject mostra lo stato complessivo del lavoro, con grafici e approfondimenti aggiornati in tempo reale. I suoi dati possono essere filtrati per qualunque esigenza, come già visto, e facilmente esportati in vari formati per una condivisione totale.

In aggiunta, nella pagina principale di Portfolio, puoi affiancare a ogni riga di progetto le informazioni sullo stato dei ToDo, grazie al comando “Dati ToDo”.

Sapere a che punto è lo svolgimento di attività per ogni progetto è molto utile a livello di pianificazione, ma anche per poter condividere la situazione aggiornata con le risorse coinvolte, in un’ottica di compartecipazione al raggiungimento di obiettivi.

Infatti, creare un ambiente collaborativo per uno scambio di informazioni più rapido è uno degli obiettivi del Portfolio Management, con il fine ultimo di rendere più scorrevole la pianificazione delle attività e il loro monitoraggio.

Twproject risponde alla domanda fondamentale del Portfolio Management

Tutte le operazioni che abbiamo visto possono essere sintetizzate con un’unica singola domanda che il Portfolio Manager si pone e a cui cerca di trovare risposta con gli strumenti più adatti.

La domanda è: Quali progetti contribuiscono alla strategia aziendale e dunque devono avere maggiore priorità, e quali invece devono essere eliminati o differiti?

Twproject è un unico strumento che risponde a questa domanda, e lo fa in maniera articolata, fornendoti dati concreti per le tue analisi.

Ogni obiettivo di analisi viene coperto con Twproject: il costo totale di ogni progetto, il consumo di risorse (umane e di altro tipo), la durata prevista e la pianificazione degli investimenti, i benefici e le relazioni o interdipendenze con gli altri progetti nel portfolio.

Non ti occorre altro per la pianificazione globale dei tuoi progetti aziendali e Twproject ti guida passo dopo passo.

Sei vuoi metterlo alla prova, puoi fare una sottoscrizione gratuita di 15 giorni durante i quali vedrai come svolgere tutte le principali attività di Portfolio Management, anche grazie all’aiuto del nostro team di supporto.

Ti aspettiamo!