Il coinvolgimento degli stakeholder e la gestione degli stakeholder, che costituiscono lo stakeholder engagement plan, sono senza dubbio ingredienti fondamentali per il successo di progetto. Ma, malgrado ciò, sono spesso considerati un’attività marginale.
Lo stakeholder engagement plan è invece un argomento fondamentale ed al contempo vasto.
Include la raccolta e condivisione di informazioni, la gestione delle preoccupazioni e dei reclami, la misurazione dell’impatto e dell’importanza dei diversi gruppi di stakeholder, la comunicazione e altro ancora.
È per questo che abbiamo deciso di dedicare questo articolo a come pianificare il coinvolgimento degli stakeholder.
INDICE DEI CONTENUTI
L’engagement plan degli stakeholder
Come per qualsiasi altro processo aziendale, il processo di coinvolgimento degli stakeholder dovrebbe essere sistematico, logico e pratico.
Questo processo può essere rappresentato in forma ciclica. È un processo costante e lezioni tratte dall’esperienza passata determinano la pianificazione e l’impegno futuri.
Il processo non è lineare, piuttosto è un processo iterativo.
L’organizzazione impara e migliora la sua capacità di svolgere un coinvolgimento significativo delle parti interessate. Questo miglioramento avviene mentre si sviluppano relazioni di rispetto reciproco, che vanno a sostituire le consultazioni una tantum.
Ecco quindi le varie fasi del piano di coinvolgimento degli stakeholder:
1. Pianificazione
Il primo passo dello stakeholder engagement plan è identificare gli obiettivi di base, i problemi da affrontare e le parti interessate a cui attribuire le priorità critiche per l’organizzazione.
Seppure la pianificazione va intrapresa a inizio progetto, un’eventuale analisi dei cambiamenti deve essere compiuta regolarmente durante tutto il ciclo di vita del progetto.
2. Comprendere gli stakeholder
In secondo luogo, è importante identificare l’urgenza che provano per i loro problemi, la legittimità del loro interesse e il potere che hanno di avere un impatto sull’organizzazione in generale.
Avere una comprensione delle loro motivazioni, obiettivi e problemi, e quali di questi sono realmente i problemi del progetto: in questo modo sarà possibile delineare gli stakeholder prioritari.
3. Costruire la fiducia
Le diverse parti interessate arriveranno con diversi livelli di fiducia e volontà di fiducia. Riconoscere questo e il modo in cui interagire con loro dovrà, quindi, adattarsi al livello di fiducia presente e necessario.
4. Consultazione
Per il successo generale di un buon stakeholder engagement plan è importante ottenere durante questa fase una rappresentazione equa di tutte le parti interessate, e di conseguenza:
- Fornire informazioni e proposte che rispondano direttamente alle aspettative e agli interessi degli stakeholder precedentemente identificati e non solo alle informazioni che rispondono agli obiettivi ed alle attività interne.
- Fornire informazioni di base complete alle parti interessate che devono trarre conclusioni giuste e ragionevoli.
- Essere realistici nelle trattative riguardanti aspettative, bisogni e obiettivi. Ciò contribuirà a raggiungere un accordo e a creare fiducia.
Il processo di consultazione include interviste personali, workshop, focus group, incontri pubblici, sondaggi e altri strumenti partecipativi. È importante scegliere il processo rilevante per ogni gruppo di stakeholder in quanto un modello non si adatta a tutti.
5. Rispondere e attuare
Ancora, è fondamentale decidere una linea d’azione per ogni questione concordata, imparando a comprendere le possibili reazioni degli stakeholder ad una proposta.
Un mezzo di comunicazione utile in tal senso può essere la pagina pubblica di progetto, uno strumento agevole per condividere determinate informazioni e facilitare il dialogo.
6. Monitorare, valutare e documentare
La gestione della conoscenza è fondamentale per acquisire informazioni e condividere ciò che viene appreso.
La trasparenza del processo è notevolmente aiutata da una documentazione accurata. Ricordarsi di riferire alle parti interessate in merito ai progressi, in una forma e in un linguaggio appropriati per loro.
Le regole d’oro per un ottimale stakeholder engagement plan
- Allineamento interno all’organizzazione in termini di aspettative, ruoli e risultati. Essere flessibili aiuterà a raggiungere questo obiettivo, così come apprezzare i diversi punti di vista, le pressioni e gli obiettivi di business.
- Costruire un rapporto di fiducia con le parti interessate è molto importante, aiutato dalla comprensione dei loro punti di vista e delle loro motivazioni. I project manager devono quindi valutare il livello di fiducia nelle relazioni ma non essere troppo affrettati nel loro giudizio.
- Capire le motivazioni delle parti interessate e dell’organizzazione ed essere trasparenti può aiutare a superare le differenze. Riconoscere che la motivazione fondamentale di ciascuna parte può essere molto diversa da un’altra, ma comprendere e articolare questa differenza può già aiutare a colmare le lacune.
- L’organizzazione deve riconoscere l’importanza delle opinioni e dell’impegno delle parti interessate. È fondamentale che l’organizzazione nel suo complesso apprezzi il contributo che gli stakeholder apportano al successo complessivo dell’azienda e non vederlo solamente come un componente aggiuntivo.
- È importante considerare come si pianifica l’impegno e la comunicazione in modo tale da incoraggiare i punti di vista di tutti.
- La cultura dell’organizzazione avrà un impatto sul modo in cui si verifica l’impegno degli stakeholder. Per questo la valutazione della cultura aziendale è importante per identificare i fattori abilitanti e gli ostacoli alle attività di coinvolgimento degli stakeholder.
- Valutare il comportamento di coinvolgimento non produttivo passato aiuterà l’organizzazione a imparare dalle esperienze passate. È importante quindi raccogliere queste informazioni dal punto di vista dell’organizzazione e degli stakeholder.
In conclusione, le organizzazioni non possono più scegliere se vogliono interagire con gli stakeholder o meno; l’unica decisione che devono prendere è quando e come impegnarsi con successo nella relazione con loro.
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