Lo Scope Management di un progetto è quell’insieme di processi necessari a garantire che l’ambito di un progetto sia definito e mappato in modo preciso.
Le tecniche di gestione dell’ambito di progetto consentono ai project manager di assegnare la giusta quantità di lavoro necessaria per completare con successo un progetto, in particolare controllando ciò che fa e ciò che non fa parte dell’ambito del progetto.
La gestione dell’ambito del progetto è ciò che assicura che il progetto includa tutto il lavoro pertinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Pianificare il processo di Scope Management
INDICE DEI CONTENUTI
Il processo spiega come definire, gestire, validare e controllare l’ambito del progetto.
Si potrebbe addirittura utilizzare il piano di gestione di un altro progetto come punto di partenza, poiché i processi di Scope Management non variano in modo drastico tra i progetti una volta che l’organizzazione ha optato per un modo di lavorare che riscuote successo.
La pianificazione del processo di scope management include come:
- preparare una dichiarazione di progetto dettagliata
- creare una Work Breakdown Structure (WBS)
- mantenere la WBS
- ottenere l’accettazione formale dei risultati del progetto
- gestire le eventuali modifiche dell’ambito di progetto
Scope Management: Raccogliere i requisiti
In questa fase è necessario raccogliere quelle che sono le esigenze degli stakeholder con l’intento dichiarato di raggiungere gli obiettivi del progetto.
In questo processo, i manager utilizzano diverse tecniche e strumenti per raccogliere i requisiti.
Se questo processo viene eseguito in modo completo e corretto, può ridurre notevolmente la possibilità di spiacevoli sorprese man mano che il progetto avanza verso il completamento.
In questa fase è quindi necessario capire cosa vogliono gli stakeholder dal progetto.
Una volta delineati, i requisiti devono essere documentati e le aspettative delle parti interessate devono essere adeguatamente gestite.
Aspetto importante, dato che può capitare che ciò che viene richiesto non sia realistico o realizzabile a causa di altri vincoli di progetto, come ad esempio il costo.
L’output del lavoro di raccolta dei requisiti è un insieme documentato di requisiti.
In questa fase potrebbe essere utile l’uso di uno strumento di project management che vi permetta di inserire tutti i requisiti allegati al progetto, includo i documenti generati come output.
Scope Management: Definire l’ambito di progetto
Qui i requisiti e le esigenze vengono trasformate in una descrizione dettagliata del prodotto o del servizio che il progetto andrà a creare.
L’output sarà una dichiarazione dell’ambito del progetto a cui si può fare riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Il documento comprenderà inoltre un elenco di ciò che è in ambito e ciò che è fuori ambito.
L’ambito indica chiaramente cosa si suppone che il progetto raggiunga e ciò che non può realizzare.
Scope Management: Creare la Work Breakdown Structure
Questo processo consente di trasformare l’elenco di requisiti in una visione strutturata di ciò che deve essere fatto.
Il lavoro principale qui è la suddivisione di grandi compiti in blocchi più piccoli e gestibili, chiamati pacchetti di lavoro (work packages).
Il risultato di questo processo è una cosiddetta Work Breakdown Structure (WBS).
La WBS è un elemento importante del processo di gestione dell’ambito e il PMI pone grande enfasi su questo aspetto.
La WBS risultante dovrebbe fornire un elenco completo di tutti i pacchetti di lavoro richiesti per completare il progetto con successo.
Noi di Twproject abbiamo introdotto, per aiutare i project manager ad eseguire questo passaggio con facilità, un tool per la creazione della WBS facile ed intuitivo, non sarà necessario uscire dal contesto in cui si sono inseriti i requisiti ed in cui abbiamo allegato il documento finale.
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Provalo adesso!Scope Management: Convalidare l’ambito di progetto
Questo processo si concentra principalmente sull’accettazione del progetto da parte del cliente.
In parole semplici, è quando il cliente del progetto accetta formalmente tutti i risultati del progetto.
Questo processo si verifica alla fine di ogni fase.
E’ quindi importante sapere sempre chi approverà un deliverable e quali criteri verranno utilizzati per valutare il successo o no del risultato.
Scope Management: Controllare l’ambito di progetto
Questo processo implica la valutazione di requisiti aggiuntivi da parte del cliente o l’osservazione proattiva dell’ambito del progetto da parte del project manager.
I manager misurano il prodotto di lavoro rispetto alla previsione di base per garantire che il progetto rimanga in pista, contribuendo a prevenire eventuali modifiche non necessarie.
Questa fase prevede quindi il monitoraggio dello stato del progetto e la gestione delle eventuali modifiche all’ambito.
Alcuni pitfalls dello Scope Management
I problemi che possono sorgere durante la definizione e la documentazione dell’ambito di progetto sono:
Ambiguità: l’ambiguità porta spesso a un lavoro non necessario e alla confusione. Per evitare questo, l’ambito deve essere chiaramente definito, sia dagli stakeholder sia dal team, senza poter essere male interpretato;
Definizione incompleta: gli ambiti incompleti portano a scadenze pianificate che comportano quasi sicuramente un superamento dei costi. Per evitare ciò, l’ambito deve essere completo, accurato e dettagliato;
Transitorietà: questa è la causa principale delle consegne in ritardo e dei progetti “senza fine”. Per evitare ciò, il documento di ambito deve essere finalizzato e rimanere inalterato, per quanto possibile, per tutta la durata del progetto;
Ambito non collaborativo: un ambito non preparato in modo collaborativo causa interpretazioni errate in termini di requisiti e progettazione. Per evitare ciò, il documento dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate in ogni fase del processo di definizione dell’ambito.
Lo Scope Management non è difficile da implementare; tuttavia, richiede sforzo, tempo e pazienza.
Ecco perché avvalersi di uno strumento di project management come Twproject può fare la differenza. Con Twproject potrai definire i requisiti, tracciare la WBS, validare lo scope e modificarlo facilmente nel tempo.
