I requisiti di progetto: come raccoglierli ed analizzarli

I requisiti di progetto sono un aspetto fondamentale per completare il progetto in tempo e senza superare i limiti di budget.

Una delle vere competenze di un project manager consiste proprio nella raccolta e nell’analisi di questi aspetti del piano.

Comprendere chiaramente i requisiti di progetto è essenziale.

Troppi, molti progetti, sono falliti in assenza di requisiti ben definiti.

Come dichiara Il Project Management Institute

Il 47% dei progetti non riusciti è fallito a causa della scarsa gestione dei requisiti.

Non esistono due progetti uguali: ogni progetto ha una propria serie di requisiti ed è responsabilità del project manager identificarli correttamente.

Più i dettagli del progetto sono complessi ed elaborati, maggiore è la necessità di definire i requisiti .

Cosa sono i requisiti di progetto?

Gli stakeholder sentono il termine “requisiti”, ma ognuno interpreta il significato in modi diversi, a seconda dei propri obiettivi.

Prima di poter esaminare qualsiasi cosa, quindi, è fondamentale avere una definizione operativa univoca.

Parte della confusione relativa ai requisiti sta nel fatto che ne esistono di diversi tipi. Proveremo, pertanto, ad attenerci alle classificazione fatte dal PMBOK.

La 6a edizione del PMBOK classifica come segue i requisiti di un progetto:

• Aziendali: descrivono il motivo del progetto;
• Degli stakeholder: descrivono le esigenze di uno stakeholder o di un gruppo di stakeholder;
• Di soluzione: descrivono le caratteristiche, le funzioni e le caratteristiche del prodotto, servizio o risultato che soddisferanno i requisiti aziendali e degli stakeholder;
• Funzionali: descrivono i comportamenti del prodotto o del servizio;
• Non funzionali: descrivono le condizioni ambientali o le qualità richieste affinché il prodotto o servizio sia efficace;
• Di transizione: descrivono le capacità temporanee necessarie per passare dallo stato corrente allo stato futuro desiderato;
• Del progetto: descrivono le azioni, i processi o le altre condizioni che il progetto deve soddisfare;
• Di qualità: descrivono qualsiasi condizione o criterio atto a convalidare il completamento con successo di un risultato del progetto o l’adempimento di altri requisiti del progetto.

Ma perché i requisiti sono così importanti per un progetto?

Quando i requisiti sono vaghi, i progetti sono a rischio; potrebbero non produrre il risultato desiderato e necessario.

Insomma, la mancanza dei requisiti di progetto o la scarsa definizione degli stessi produce impatti negativi sul programma e sul budget.

Esaminiamo i passaggi indispensabili per giungere ad una corretta individuazione ed elaborazione dei requisiti di un progetto.

Raccogliere i requisiti di un progetto

Un project manager non può sicuramente aspettarsi che i requisiti di progetto gli vengano consegnati su un piatto d’argento.

Gli stakeholder potrebbero non sapere esattamente cosa vogliono e devono quindi essere aiutati nella formulazione dei loro requisiti.

Un buon project manager sa come raccogliere i requisiti. Nel caso non lo sapesse, dovrà chiedere aiuto a chi ne ha le competenze.

Gli strumenti per la raccolta dei requisiti

Ecco alcuni strumenti e tecniche che possono essere utili per la raccolta dei requisiti:

• Brainstorming: chiamato anche come pensiero di gruppo o creatività di gruppo. Solitamente persone con diversi ruoli e funzioni vengono riunite per l’incontro. Questa tecnica è molto utile quando non si hanno esigenze preimpostate e si cerca di esplorare nuovi requisiti e nuovi orizzonti
• Interviste/questionari: questa tecnica viene utilizzata solitamente nel caso di grandi gruppi. Un gran numero di parti interessate non consente di organizzare un’intervista individuale. Attenzione però a porre le domande giuste/pertinenti per una raccolta corretta e reale delle esigenze delle parti interessate.
• Benchmarking: in questa tecnica, viene effettuato il confronto tra pratiche esistenti e le best practice del mercato. Con l’analisi del gap rispetto a questi esempi di eccellenza, si esplorano i possibili requisiti di progetto.
• Diagramma di contesto: questi diagrammi rappresentano una visualizzazione pittorica di varie interazioni tra utenti e sistemi diversi. Pertanto, descrivono i passaggi necessari, per ottenere i risultati e possono essere adatti ad individuare i requisiti.

In ognuno di questi casi è importante avere un software di gestione progetti che permetta, nella stesura del progetto, di tenere traccia di questi requisiti, come parte integrante del progetto stesso.

Analisi dei requisiti

La parola “analizzare” significa abbattere o esaminare in dettaglio la costituzione o la struttura di qualcosa.

Uno dei modi più potenti per l’analisi è creare prototipi o diagrammi, se la situazione lo permette.

Quando gli utenti possono vedere e/o toccare le cose, è più facile visualizzare cosa piace e cosa no. Un prototipo o un diagramma rendono una tangibilità superiore rispetto a semplici dati.

In alcuni casi inoltre, durante l’analisi viene esaminata la priorità di ogni requisito. Per farlo bisogna porsi delle domande. Eccone alcuni esempi:

1. Quali caratteristiche e funzioni offrono il massimo beneficio per il progetto?
2. Quali possono causare invece il maggior rischio?

Una volta analizzati, i requisiti vengono documentati ed ufficializzati nella carta di progetto.

Ciò che il project manager in generale deve fare è mantenere il suo team e il cliente focalizzati sulla definizione chiara degli obiettivi del progetto e sulla mappatura di requisiti validi, dettagliati e comprensibili.

Tutto ciò, per poter creare una soluzione finale che fornisca cosa il cliente vuole veramente.

I criteri di un requisito di progetto

In generale, un buon requisito deve soddisfare quattro criteri di base:

• Un buon requisito deve soddisfare una specifica esigenza
• Un buon requisito è verificabile
• Un buon requisito è raggiungibile
• Un buon requisito è comprensibile a tutti gli stakeholder

Un buon requisito deve soddisfare una specifica esigenza

Un requisito è fondamentalmente una dichiarazione di qualcosa di cui qualcuno ha bisogno.

Quel qualcosa è un prodotto o una soluzione che svolge un servizio o una funzione.

Anche se è verificabile, raggiungibile e ben dichiarato, un requisito che non è necessario per la soluzione finale non è davvero un buon requisito.

Naturalmente, la definizione del bisogno dipenderà dal contesto e dalle circostanze e dovrà essere approfondita dal team e dal cliente in ogni situazione specifica.

Un buon requisito è verificabile

Un requisito deve indicare qualcosa che può essere verificato mediante quantificazione, ispezione, analisi o test.

E’ importante inoltre determinare i criteri specifici per l’accettazione, che garantiranno di conseguenza requisiti verificabili.

Un buon requisito è raggiungibile

Il requisito deve stare all’interno del budget e deve essere tecnicamente fattibile.

È importante non scrivere requisiti per cose che non possono essere costruite o che non sono ragionevolmente all’interno del budget o delle tempistiche del progetto.

Questo non è sempre facile da determinare ed un project manager potrebbe non avere l’esperienza per giudicare se un requisito sia tecnicamente fattibile.

In questo caso, è necessario assicurarsi di includere i membri del team di sviluppo nel processo di revisione per prevedere problemi tecnici.

Potrebbe essere necessario condurre ricerche per determinare la fattibilità di un requisito prima che venga aggiunto alla baseline del progetto.

Un buon requisito è comprensibile a tutti gli stakeholder

Un buon requisito è comprensibile da tutti i soggetti coinvolti nel progetto. Esprime un unico pensiero, è conciso ed è scritto in frasi brevi e semplici con terminologia coerente.

In questo modo, man mano che si progredisce nelle fasi di progettazione e sviluppo del progetto, il requisito non cambierà di significato e rimarrà sempre chiaro per tutti.

Un altro consiglio è di formulare i requisiti con un linguaggio affermativo, quando possibile.

È più facile infatti sviluppare e testare un prodotto che fa qualcosa di specifico rispetto ad uno che non fa qualcosa di specifico.

In conclusione, possiamo dire che una conoscenza approfondita di come ideare, modificare ed adattare i processi dei requisiti è la chiave per il completamento di successo del progetto.