Quando attivare le tecniche di fast tracking nel project management

Il Fast Tracking è definito come una tecnica di compressione del programma di progetto con l’intento di concludere il progetto nel più breve tempo possibile.

Quando si tratta di gestire la pianificazione del progetto, il Fast Tracking è una tecnica consolidata, utilizzata per ridurre il tempo necessario per completare un determinato progetto.

Le tecniche di compressione del programma di progetto consistono di due passaggi che dovrebbero essere applicati in modo sequenziale:

  1. Fast Tracking
  2. Crashing di progetto

Il secondo passaggio, il crashing di progetto, consiste nell’aggiungere risorse ad attività di percorso critiche.

Cos’è il Fast Tracking

Il Fast Tracking è una tecnica avanzata di gestione del progetto.

Per poterlo applicare, è necessario identificare tutte le possibili attività sul percorso critico che hanno il potenziale per essere eseguite in parallelo anziché in maniera sequenziale.

In altre parole, il compito essenziale è quello di identificare attività specifiche del percorso critico da eseguire simultaneamente.

Ma cosa avviene in concreto? Se si selezionano due o più attività di percorso critiche da svolgere contemporaneamente, solo la durata più lunga delle due attività rimarrà sul percorso critico, anziché la somma della durata delle singole attività.

Ad esempio, all’inizio del progetto del sistema di sicurezza IT, due delle attività di percorso critiche sono:

  • Assumere un venditore di software di sicurezza IT entro 10 giorni
  • Assumere i membri per il team di progetto entro 12 giorni

È possibile eseguire queste due attività, considerate attività di percorso critiche, contemporaneamente.

Ciò significa che invece di impiegare 22 giorni per eseguire entrambe le attività in sequenza, la durata massima per eseguire entrambe le attività è ora ridotta a 12 giorni. Questo perché l’attività di percorso critico più lunga è l’assunzione dei membri per il team di progetto.

Risulterà così possibile così consegnare il progetto 10 giorni prima.

Forse il caso preso ad esempio potrà sembrare banale ma era indispensabile una semplificazione. Nella realtà, a prima vista, potrebbe sembrare che non si possa lavorare su qualsiasi attività in parallelo. È per questo che a volte è necessario pensare in modo creativo.

Nei casi in cui le attività hanno risorse diverse, è possibile avviarne una prima che l’altra termini.

Laddove le attività dipendono l’una dall’altra, è possibile eseguire una valutazione del rischio per vedere quanto velocemente è possibile avviare la seconda attività. Bisognerà farlo tenendo conto anche del fatto che l’attività dipendente non è stata completata del tutto.

Laddove il rischio non è troppo elevato, l’opportunità di anticipare di alcuni giorni il programma potrebbe essere facilmente gestita.

È necessario controllare le allocazioni delle risorse dopo aver modificato la pianificazione in modo da essere sicuri che le modifiche non abbiano sovraccaricato il team o un membro della squadra.

I pericoli del Fast Tracking

il fast tracking

Accelerare il progetto non è senza pericoli.

La pianificazione di un progetto, eseguita inizialmente, è qualcosa che permette di controllare e monitorare completamente i progressi, e con il Fast Tracking si sta cercando di fare qualcosa di completamente diverso.

La sfida principale della gestione delle attività in parallelo, a parte lo sforzo necessario per dover ripianificare e riprogrammare le risorse, è che aggiunge molto più rischio al progetto.

Ad esempio, è possibile acquistare tutti i mobili per un nuovo ufficio che si sta costruendo prima che questo sia completato. Facendolo però, si corre il rischio che le dimensioni cambino leggermente durante l’allestimento e che gli articoli acquistati, magari anche costosi, non siano più adatti.

Esiste quindi un rischio di rielaborazione quando si avvia un’attività in anticipo ed è quindi necessario prenderlo in considerazione e gestirlo.

Infine, esiste il pericolo di fare tanto lavoro per mettere in pratica il fast tracking, senza che alla fine si vedano differenze sulla data finale del progetto.

In questo caso bisogna concentrarsi sulle attività di progetto che ricadono nel percorso critico. Questo è il percorso più lungo all’interno del progetto e che ne definisce la sua durata.

Le attività che non vengono visualizzate quando si evidenzia il percorso critico del piano di progetto non consentono di anticipare la data finale.

È necessario quindi concentrarsi sulle attività giuste, in modo da ottenere il massimo beneficio dalla compressione della pianificazione.

Quali sono i vantaggi del fast tracking?

  1. Consegna anticipata del progetto.
    Poter consegnare ed implementare il progetto prima del previsto è un punto a favore per qualsiasi individuo e per il project manager.
    Ogni sponsor di progetto ha il desiderio di vedere il suo progetto consegnato prima di quanto ci si aspetta.
  2. Riportare il progetto in carreggiata e nei tempi previsti
    Il progetto, durante la sua elaborazione, può subire diversi ritardi che inducono a posticipare la data di consegna.
    Consegnare un progetto in ritardo è dannoso per la carriera di un project manager.
    In questo caso utilizzando le tecniche di fast tracking si può riuscire a riportare il progetto all’interno dei tempi previsti.
  3. Liberare tempestivamente le risorse del progetto.
    Quando si consegna un progetto in anticipo, significa che le risorse del progetto sono libere di lavorare ad altre attività.
    Questo consentirà di consegnare più progetti con le stesse risorse.

Quali sono gli svantaggi del fast tracking?

  1. Mancanza di conoscenza del percorso critico.
    Mai tentare di applicare la tecnica del fast tracking se non si è ben informati su quale sia il percorso critico o su come trovarlo.
    Se si selezionano le attività non corrette infatti, non si aggiunge alcun valore allo spostamento del progetto.
  2. Rischio di rielaborazione.
    Esiste sempre il rischio che uno o più compiti di percorso critico siano soggetti a una modifica sconosciuta verso la fine del progetto.
  3. Monitorare da vicino il percorso critico.
    Sarà necessario esercitare uno sforzo supplementare per monitorare nel dettaglio il percorso critico.
    Può accadere che un’attività prima presente nel percorso critico, a causa di cambiamenti del progetto, non sia più considerata critica.
    Per evitare di lavorare inutilmente, è necessario quindi tenere costantemente monitorato il percorso critico, compito che richiede tempo ed attenzione.

Come effettuare il fast tracking

La pianificazione del fast tracking inizia con l’analisi di cinque presupposti chiave e continua con il processo di pianificazione in sette fasi.

È necessario, infatti, rispondere alle seguenti domande:

  • Si è in possesso di un programma realistico, con tutte le attività correttamente identificate?
  • Si è sufficientemente consapevoli di tutte le dipendenze delle attività, attività che devono terminare prima che altre possano iniziare?
  • Si ha una solida conoscenza dei requisiti del progetto, degli obiettivi e delle priorità?
  • Si ha un buon rapporto di lavoro con gli stakeholder del progetto?
  • Si hanno pratiche consolidate e collaudate per la governance, la supervisione e la gestione dei problemi?

Si si risponde affermativamente a queste domande, è quindi possibile implementare il fast tracking al programma di progetto, a tutto o in parte.

Vediamo ora quali sono i 7 passaggi fondamentali della tecnica del fast tracking:

  • Determinare gli obiettivi attesi dal fast tracking.
  • Esaminare la pianificazione del progetto per identificare le dipendenze.
  • Trovare le opportunità/attività critiche nella timeline del progetto.
  • Identificare tutte le alternative valide per effettuare gli aggiustamenti del programma.
  • Prendere decisioni informate.
  • Monitorare i progressi.
  • Tenere traccia dei problemi.

Quando si tratta di gestione dei progetti, è necessario più di un approccio per avere un successo costante.

Il modo in cui si gestiscono le attività quando le condizioni ambientali sono buone, non è lo stesso modo in cui si gestiscono quando il tempo scarseggia, le risorse si assottigliano e le persone non lavorano insieme.

È proprio in questi momenti che il fast tracking viene in aiuto.

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