Lavorare ad un progetto senza un project planning è come essere al timone di una nave senza radar.
I pericoli di non attenersi a un piano di progetto sono molti ed il rischio che il viaggio si tramuti in un naufrago diventa pericolosamente reale.
Un piano di progetto aiuta a garantire che le parti interessate condividano la stessa prospettiva, abbiano obiettivi chiari e raggiungibili e creino un canale di comunicazione aperto e trasparente.
Ma cos’è esattamente il project planning? Come può aiutare un team a pianificare con successo un progetto? Approfondiamolo in questo articolo.
INDICE DEI CONTENUTI
Cos’è il project planning?
Il project planning, o piano di progetto, è il processo di definizione degli obiettivi, dell’ambito, delle pietre miliari e delle attività e risorse di budget per ogni fase di un progetto.
In altre parole, è un documento che delinea la serie di passaggi che il team seguirà per completare il progetto.
Un buon piano è facilmente condivisibile e comprensibile con e da tutte le persone coinvolte.
L’idea alla base di un project planning è quella di fungere da tabella di marcia che mostrerà tutti i passaggi e le risorse che devono essere presi in considerazione quando si cerca di completare un progetto in tempo e nei limiti del budget.
5 fasi per pianificare il successo del progetto
1. Ricerca e pianificazione preliminare
Prima ancora di scrivere una sola riga nel documento del piano di progetto, è necessario un lavoro di preparazione.
Il miglior piano d’azione è ricercare e conoscere i fatti prima di impegnarsi nelle singole attività.
Questo comporta:
- Misurare l’ambito del progetto e il suo valore: ciò significa comprendere i dettagli del progetto: quali saranno gli obiettivi e i potenziali risultati, quali partnership dovresti consolidare per portare a termine il lavoro, nonché eventuali rischi o problemi potenziali che potrebbero sorgere.
- Intervistare gli stakeholder: per rappresentare con precisione come sarà il prodotto finale del tuo progetto, devi sapere cosa si aspettano le parti interessate. Diventa necessario definire con loro la proprietà del prodotto e il processo decisionale, i loro livelli di coinvolgimento e i fattori trainanti. Ciò darà agli stakeholder del progetto maggiore fiducia nei tuoi confronti e nel tuo team. Inoltre, mostra alle parti interessate che tieni davvero al successo del progetto.
- Conoscere il team: l’ultima fase prima di arrivare effettivamente alla pianificazione del progetto è prendersi il tempo per incontrare e connettersi con i membri del team. Ogni persona coinvolta è importante, quindi conoscere la sua esperienza, i suoi interessi, la sua disponibilità e il carico di lavoro aiuta a creare un piano ponderato.
2. Delineare una versione approssimativa del piano del progetto
Dopo aver raccolto tutte le informazioni durante la fase precedente, arriva il momento di iniziare a progettare una bozza del piano di progetto.
Ci sono due grandi obiettivi che occorre raggiungere in questa fase per assicurarti che il lavoro abbia successo:
- Annotare gli elementi principali del tuo piano di progetto: annota chi, cosa, quando e come del tuo progetto.
- Includere il contributo del team nella bozza: una volta che le esigenze di base del tuo piano di progetto e il modo in cui saranno soddisfatte sono state annotate, è il momento di coinvolgere il tuo team nel processo di stesura. Promuovi una discussione attiva con i collaboratori e definisci il tempo necessario per il raggiungimento degli obiettivi proposti. La comunicazione è fondamentale per raggiungere il successo del progetto, quindi assicurati che tutti possano fare le cose senza mettere a rischio il progetto stesso.
3. Creare il piano di progetto
Ora che hai gettato le basi per del project planning, è il momento di costruirlo effettivamente.
Un ottimo modo per farlo è utilizzare strumenti di pianificazione come Twproject.
Grazie a questo strumento è possibile indicare chiaramente le attività, la loro durata, le pietre miliari, le risorse assegnate ed il budget grazie ad un diagramma di Gantt.
Anche la flessibilità è fondamentale, poiché un piano di progetto potrebbe subire delle modifiche durante il ciclo di lavoro.
Twproject permette di effettuare modifiche al piano di progetto in maniera semplice e senza perdere di vista lo stato di avanzamento, le dipendenze e gli effetti che ogni cambio potrà avere sul futuro di un progetto.
4. Presentazione e conferma del piano
Ecco arrivato il momento di presentare ufficialmente il project planning agli stakeholder e ai membri del team.
In questo modo sarà possibile assicurarsi di essere tutti sulla stessa pagina prima di iniziare il lavoro vero e proprio.
5. Esecuzione del progetto e correzione della rotta
A questo punto inizia ufficialmente il lavoro. Ma non è finita qui!
Il project planning è come un documento vivente che ha bisogno di aggiornamenti costanti e correzioni di rotta.
Alcuni buoni consigli da tenere a mente per questa fase sono i seguenti:
- Comunicare in ogni momento con il tuo team di progetto e le parti interessate
- Aggiornare il piano di progetto quando le cose cambiano
- Monitorare i rischi man mano che il progetto si evolve
È evidente, quindi, come sia essenziale investire tempo in un processo di pianificazione del progetto per garantire una strategia di successo.
La pianificazione non deve essere complicata, deve solo essere ben eseguita affinché diventi efficace.
Con un’adeguata pianificazione seguita da un’efficace attuazione delle azioni, il team sarà sicuramente sulla buona strada per il successo.
Tuttavia, redigere un buon project planning non è una garanzia che il progetto andrà necessariamente secondo i piani.
Nonostante tutta la pianificazione del progetto, l’incertezza è sempre in agguato.
La chiave per ottenere ottimi risultati è quindi riconoscere che un’attenta pianificazione del progetto è una componente fondamentale per ridurre i rischi e aumentare il successo.
Un project manager da solo difficilmente riuscirà a farlo, ma con l’aiuto di un valido software di project management come Twproject, sarà possibile redigere un project planning efficace, condivisibile e flessibile in caso di modifiche.
