Progetti e carico di lavoro: cosa c’è da sapere

Nella gestione dei progetti, valutare il carico di lavoro a cui sono sottoposte le risorse gioca un ruolo fondamentale per un Happy Ending.

In un mondo ideale in cui si lavora con risorse infinite i progetti sono sempre in-time.

Nel mondo reale invece si ha spesso a che fare con membri del team contemporaneamente coinvolti su più progetti, che devono gestire le attività quotidiane ed anche le eventuali urgenze. 

In questo caso una indicazione sulla “sostenibilità” è fondamentale per capire chi e quando potrà positivamente portare a conclusione il nostro progetto

La durata e l’effort

Agli inizi, mi sorprendeva la fatica che facevano alcuni dei ns. clienti a capire la differenza tra la durata e l’effort. Per molti di loro il rapporto era di uno a uno.

Questo tipo di approccio non è solo sbagliato in termini gestionali (una fase che dura 30gg potrebbe richiedere un effort di un’ora, si pensi alla fase di attesa di materiale da un fornitore), ma sottintende un totale ed esclusivo assorbimento della risorsa su quell’attività.

Se questo approccio va bene in fase di analisi e preventivo, non può funzionare in fase di pianificazione.

In Twproject la durata del progetto si definisce alla sua creazione, l’effort invece lo si definisce per ogni risorsa coinvolta al momento della creazione dell’assegnazione.

Una buona domanda da porsi a questo punto è: “quante ore può lavorare al giorno una risorsa sul suo progetto?”

Per rispondere correttamente si devono considerare diversi  parametri:

• l’ovvio orario di lavoro (full-time, part time orizzontali o verticali)
• ferie, malattie, permessi etc.
• quanto già allocato su altri progetti
• le attività di routine
• attività spot già programmate

Le prime due voci sono intuitive ed in parte fuori dal controllo del PM, per cui analizzeremo le altre e vedremo come queste contribuiscono a generare il “carico” di una risorsa. 

Attività di progetto

Un progetto, o meglio una fase, ha sempre una data di inizio, una di fine (quindi una durata, solitamente espressa in giorni lavorativi), delle risorse assegnate.

Ogni risorsa deve svolgere delle attività stimate per un totale di giorni/ore (effort).

Senza andare troppo nel dettaglio possiamo stimare il carico su una risorsa dividendo le ore stimate per la durata del progetto.

Ad es.: una fase di 10gg con un effort di 20h mi genera un carico medio di 2h al giorno ovvero del 25% (supponendo 8 ore al giorno). 

Facile, almeno prima che il progetto inizi.

Ma una volta iniziato, cosa accade se per i primi 5 giorni non sono riuscito a lavorare su questo progetto?

Accade che dovrò lavorare 20h su 5gg, ovvero con un carico del 50%.

Quindi nelle attività di progetto le ore “non ancora fatte” danno un feedback incrementale al carico, accumulandosi nei giorni restanti.

Avere la possibilità di confrontare la situazione “ideale” (quella pianificata dal PM, senza tenere conto del fatto/non fatto), con quella “reale” (che tiene conto del feedback ) dà molti spunti di riflessione e di possibili correzioni.

E’ interessante notare che il non essere riusciti a lavorare sul progetto pianificato lo possiamo leggere dalle registrazioni del worklog. 

Il worklog è un ottimo indicatore da questo punto di vista, è una sorta di “battito del cuore del progetto”; se il cuore non batte il progetto è morto!

Se una risorsa lavora su più progetti contemporaneamente i calcoli si possono complicare e per questo Twproject ci aiuta presentando queste informazioni in modo efficiente.

Le attività di routine: si lavora otto ore al giorno?

Sono la Cenerentola delle attività. 

Molti di noi pur stando in ufficio 8 ore (quando va bene :-)) possono dedicare solo una percentuale del proprio tempo ai “veri progetti”. 

Molto tempo lo spendiamo (n.b. non ho detto “lo perdiamo”) in attività non riconducibili ad un progetto. 

Nel mio caso: leggere le email arrivate, riunioni di reparto, telefonate, supporto ai colleghi.

Oltre a queste generiche ce ne possono essere altre più specifiche come aggiornamento, formazione,  archiviazione documenti, verifica backup,  manutenzioni etc.

Quanto tempo dedico a queste attività? Quasi 3 ore al giorno! 

Lo so con una certa confidenza perché sono ormai anni che con l’aiuto di Twproject registro giornalmente le ore impiegate e so che mediamente in un anno il 38% del mio tempo “lo impiego” così.

Se pianificassi un progetto che mi coinvolge al 100% per un periodo più lungo di qualche giorno, sicuramente sforerebbe.

Ma se mi chiedessero quante ore posso lavorare su una cosa ogni giorno d’istinto direi “otto ore”.  Per evitare questi errori è importante avere dati oggettivi su cui basare le ns. scelte ed analisi. 

La registrazione del worklog è la base per fare una buona pianificazione, non solo per un buon controllo sui costi.

So benissimo che questo è uno sforzo aggiuntivo ed infatti quando dico ai nostri clienti di registrare le ore “perse”, la prima reazione che ottengo è del tipo “riluttante/sbuffante/mi alzo e vado via”. 

Per questo è importante che l’attività di registrazione del worklog sia il più “indolore” possibile.

Su questo punto Twproject è imbattibile; si può registrare worklog alla chiusura dei To-do, con i bottoni start-stop, su una/due/tre settimane, sull’intero mese day-by-day, etc..  L’overhead è minimo! 

Con l’obiettivo di “misurare” le attività di routine, l’avere a disposizione un “calderone” dove poter mettere tutto quello che non si riesce a ricondurre ad un progetto alleggerisce di molto la registrazione aiutandoci a “fare 8”. 

Ai nostri clienti consigliamo sempre di creare un non-progetto “calderone” (o “cestino” o “BAU” Business As Usual per quelli più raffinati) che inizia il 1/1 e termina il 31/12 per la registrazione delle attività non progettuali. 

Dopo qualche mese di registrazioni si può capire meglio quanto tempo le ns. risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Capita anche che sia necessario dare un’occhiata a cosa è andato nel “calderone”; magari si potrebbe strutturarlo per “classificare” meglio le attività di routine. 

Ad esempio questo è quello che usiamo noi in Twproject: 

Abbiamo capito come usare il worklog per misurare le ore che possiamo dedicare ai “veri progetti”, ma come si comportano i “progetti” di routine dal punto di vista del carico?

Più o meno come i progetti veri, ovvero l’effort viene “spalmato” uniformemente sul periodo, ma con una piccola differenza: non hanno il feedback incrementale.

Facciamo un esempio: la mia attività routinaria di supporto al team di sviluppo mi occupa “mediamente” un’ora al giorno.

Se oggi non ricevo richieste di supporto, non è necessariamente vero che domani ne riceverò il doppio. 

In pratica l’effort si considera costante su tutto il periodo.

La sua rappresentazione grafica è una barra costante:

Attività spot

Sono attività che si svolgono all’interno di un “contratto” senza sapere a priori quanto e quando.

L’esempio più calzante sono gli interventi da fare su richiesta nel quadro di un contratto di manutenzione annuale.

In questo caso si può creare un “progetto” cha ha le stesse date del “contratto” ed assegnare le risorse all’occorrenza.

Dato che è difficile prevedere a priori l’effort complessivo, per semplicità possiamo non specificarlo e lasciarlo a zero.

Se invece lo si vuole tracciare, perché al cliente è stato venduto un pacchetto di ore, le si può inserire, queste non verranno comunque considerate dal carico.

Quindi a differenza di progetti e attività routinarie, le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività.

Con Twproject questo lo si può fare direttamente assegnando dei ToDo oppure utilizzando il piano di lavoro.

Un esempio pratico: il carico di lavoro di Giorgio

Giorgio lavora in un azienda di produzione e si occupa da molti anni di un prodotto specifico, da supporto ai clienti che lo acquistano e partecipa allo sviluppo delle sue customizzazioni.

Il lavoro giornaliero di Giorgio è quindi composto da progetti di natura diversa. Creiamoli in Twproject e vediamo la gestione del carico come appare.

Giorgio ha un progetto di supporto clienti generico che dura tutto l’anno e che occupa più o meno un paio d’ore al giorno. Questo progetto è di tipo routine:

Ecco cosa accade nel carico di lavoro di Giorgio:

Giorgio viene poi coinvolto in un progetto, per un prodotto custom di uno dei suoi clienti. La fase in cui lui è coinvolto dura solo 10 giorni e la stima del suo effort è di 40 ore.

La sua assegnazione appare cosi:

Ed ecco il carico come cambia:

Infine Giorgio ha un contratto di supporto attivo con un cliente specifico, con un pacchetto di 40 ore a consumo. Su questo progetto Giorgio non lavora a meno che il cliente non lo chiami. Questa attività è spot e anche se inseriamo l’effort, il carico non cambia.

Ma cosa succede al carico di Giorgio se il cliente lo chiama e fissano un intervento sul prodotto? Giorgio creerà un ToDo schedulato e questo modificherà il suo carico di lavoro.

Come si evince dall’immagine, l’attività spot ha rubato del tempo al progetto di Analisi ed infatti le ore che Giorgio dovrà dedicargli nei giorni residui sono aumentate.

Questi sono solo tre esempi semplici mappati con Twproject ma che rendono bene l’idea di come mappare le diverse tipologie di attività aziendali.

Per una gestione ottimale dei carichi, è quindi fondamentale valutare il tempo necessario per completare ogni fase del progetto e tenere traccia delle attività coinvolte nel processo.

Con Twproject 7 abbiamo lavorato molto su questi aspetti ed introdotto un tool, che utilizzando le informazioni del carico “suggerisce” una data di fine progetto “sostenibile” per ogni membro del team.

Abbiamo anche introdotto un tool per risolvere velocemente i picchi di carico e le sovrapposizioni, perché non sempre va tutto liscio come per il nostro Giorgio, vedremo questo tool in un post dedicato.