Progetti aziendali: come tenerli sotto controllo

Nel vasto panorama dei progetti aziendali, una delle sfide più pressanti per i project manager è quella di mantenere un controllo costante e rigoroso su ogni fase e aspetto del progetto.

Tenere sotto controllo i progetti aziendali è un’attività fondamentale per garantire il successo. Questo consente di tenere traccia del progresso del progetto, di identificare eventuali deviazioni rispetto al piano e prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo.

I progetti, per loro natura, sono fluidi e dinamici, con variabili che cambiano spesso in modo imprevedibile.

Queste variabili possono includere cambiamenti nelle aspettative degli stakeholder, risorse che diventano improvvisamente indisponibili, rischi non previsti che emergono o scadenze che vengono modificate.

In questo contesto in continua evoluzione, i project manager devono non solo anticipare e prevenire potenziali ostacoli, ma anche reagire rapidamente quando questi ostacoli si presentano.

Ma come si fa a garantire che un progetto proceda come previsto, rispettando tempi e budget?

La risposta sta nell’utilizzo di metriche e KPI (Key Performance Indicators) specifici.

In questo articolo, esploreremo le principali metriche e KPI che ogni project manager dovrebbe conoscere e utilizzare, utili per monitorare i progetti aziendali.

5 step per tenere sotto controllo i progetti aziendali

1. Definisci gli obiettivi e le metriche di successo

Il primo passo per tenere sotto controllo un progetto è definire chiaramente gli obiettivi e le metriche di successo. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART).

Le metriche di successo devono essere quantitative e misurabili, in modo da poter monitorare il progresso del progetto e identificare eventuali deviazioni.

Ad esempio, un obiettivo di un progetto potrebbe essere “Lavorare in collaborazione con un partner per sviluppare un nuovo prodotto entro il 31 dicembre 2023“.

Una metrica di successo per questo obiettivo potrebbe essere “Il nuovo prodotto è stato sviluppato e lanciato entro il 31 dicembre 2023“.

2. Crea un piano di monitoraggio

Una volta definiti gli obiettivi e le metriche di successo, è necessario creare un piano di monitoraggio. Il piano deve definire le attività di monitoraggio, la frequenza di aggiornamento dei dati e le persone responsabili del monitoraggio.

Il piano di monitoraggio dovrebbe essere specifico per il progetto e dovrebbe tenere conto delle dimensioni, della complessità e della natura del progetto. Ad esempio, un progetto di sviluppo di prodotto potrebbe richiedere un monitoraggio più frequente rispetto a un progetto di ristrutturazione aziendale.

3.Raccogli i dati e analizzali

Il monitoraggio consiste nel raccogliere dati e analizzarli per identificare eventuali deviazioni rispetto al piano. I dati possono essere raccolti da una varietà di fonti, tra cui:

• Report di avanzamento
• Riunioni di progetto
• Software di gestione dei progetti
• Dati di performance

I dati raccolti devono essere analizzati per identificare eventuali tendenze o problemi. Ad esempio, se i dati di performance indicano che il progetto è in ritardo, è necessario identificare la causa del ritardo e prendere provvedimenti correttivi.

4. Applica le misure correttive

Se il monitoraggio rivela delle deviazioni, è necessario prendere provvedimenti correttivi.

I provvedimenti correttivi possono variare a seconda della natura della deviazione. Ad esempio, se la deviazione è dovuta a un ritardo, è possibile riallocare le risorse o modificare il piano.

È importante prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo per evitare che le deviazioni si aggravino.

5. Comunica i risultati

È importante comunicare i risultati del monitoraggio agli stakeholder del progetto.

La comunicazione regolare consente di mantenere tutti informati sullo stato del progetto e di identificare eventuali problemi prima che diventino critici.

I risultati del monitoraggio possono essere comunicati attraverso una varietà di canali, tra cui:

• Riunioni di progetto
• Report periodici
• Comunicazioni e-mail

Le metriche essenziali per tenere sotto controllo i progetti aziendali

Come già detto, le metriche sono essenziali perché consentono di misurare l’avanzamento dei progetti e identificare eventuali deviazioni dal piano.

Vediamo a seguire quelle più utilizzate per il monitoraggio dei progetti:

1. Metriche di base

Le metriche di base, spesso chiamate anche metriche fondamentali o metriche chiave, sono misurazioni standardizzate utilizzate per valutare e monitorare l’andamento, la performance o la qualità di un processo, attività o progetto.

Queste metriche forniscono una visione chiara e oggettiva dello stato attuale e aiutano a prendere decisioni informate.

Ecco alcune delle metriche di base comunemente utilizzate:

• Pianificazione temporale: questa metrica riguarda il rispetto delle scadenze stabilite. Se un progetto inizia a scivolare rispetto alla pianificazione, è essenziale intervenire tempestivamente.
• Budget: monitorare costantemente i costi è fondamentale. Se si supera il budget previsto senza una giustificazione valida, potrebbero sorgere problemi seri.
• Risorse: che si tratti di personale, attrezzature o altro, è vitale assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.

2. KPI specifici

I KPI sono indicatori di performance chiave che vengono utilizzati per misurare e valutare l’efficacia di specifiche attività, processi o obiettivi all’interno di un’organizzazione o progetto.

Essi sono essenziali per monitorare il progresso verso gli obiettivi strategici e tattici. Tra questi troviamo:

• Indice di Performance dei Costi (CPI): questo KPI misura l’efficienza dei costi del progetto. Un CPI superiore a 1 indica che il progetto è sotto budget, mentre un valore inferiore a 1 indica che è sopra budget.
• Indice di Performance del Tempo (SPI): simile al CPI, ma focalizzato sul tempo. Un SPI superiore a 1 indica che il progetto è avanti rispetto alla pianificazione, mentre un valore inferiore a 1 indica un ritardo.
• Valore Guadagnato (EV): rappresenta il valore del lavoro effettivamente completato in un dato momento, rispetto a quanto era stato pianificato.
• Costo al Completamento (EAC): una stima dei costi totali al completamento del progetto, basata sulle performance attuali.

3. Metriche qualitative

Le metriche qualitative sono misurazioni che valutano e interpretano aspetti non quantificabili o non numerici di un fenomeno o di un’attività.

A differenza delle metriche quantitative, che si basano su dati numerici e misurazioni oggettive, le qualitative si concentrano su percezioni, opinioni, qualità e altri attributi soggettivi.

Queste metriche sono spesso utilizzate in contesti in cui la valutazione richiede un’analisi più profonda e interpretativa piuttosto che una semplice conta o misurazione.

Ecco alcuni esempi di metriche qualitative:

• Soddisfazione del cliente: anche se un progetto viene completato nei tempi e nei costi previsti, se il cliente non è soddisfatto, qualcosa è andato storto. È essenziale raccogliere feedback regolarmente. Questa può essere misurata attraverso sondaggi, interviste o focus group.
• La qualità di un prodotto o servizio: anche se ci possono essere metriche quantitative associate (come il tasso di difettosità), la percezione della qualità da parte del cliente è spesso una metrica qualitativa. Questa può essere misurata attraverso valutazioni di esperti o recensioni dei clienti.
• L’usabilità di un prodotto o servizio: è la misura in cui può essere utilizzato da utenti specifici per raggiungere obiettivi specifici con efficacia, efficienza e soddisfazione. Può essere misurata attraverso test di usabilità o sondaggi.
• L’impatto di un progetto: è la misura dell’effetto positivo o negativo che il progetto ha sulle persone, le organizzazioni o l’ambiente.

Può essere misurato in termini di:

• Benefici: i benefici che il progetto ha generato
• Risultati: i risultati che il progetto ha raggiunto
• Cambio: il cambiamento che il progetto ha portato

4. Metriche quantitative

Le metriche quantitative sono indicatori di performance che misurano aspetti misurabili in modo quantitativo. Sono spesso utilizzate per misurare il tempo, i costi, la qualità e la produttività.

Alcuni esempi di metriche quantitative includono:

• Il tempo: può essere misurato in giorni, settimane, mesi o anni.
• I costi: possono essere misurati in euro, dollari, yen o altre valute.
• La qualità: può essere misurata in termini di errori, conformità agli standard o soddisfazione dei clienti.
• La produttività: può essere misurata in termini di output per unità di tempo.

Le metriche quantitative sono spesso più facili da misurare rispetto alle metriche qualitative, ma possono essere meno utili per misurare la qualità e la soddisfazione degli utenti.

Ecco alcuni suggerimenti per la misurazione delle metriche quantitative:

• Definire chiaramente gli obiettivi della metrica: cosa si sta cercando di misurare?
• Selezionare un metodo di misurazione appropriato: il metodo di misurazione deve essere valido e affidabile.
• Raccogliere dati da una varietà di fonti: questo aiuterà a garantire che i dati siano accurati.
• Analisi dei dati in modo sistematico: questo aiuterà a identificare le tendenze e i problemi.

I project manager dovrebbero utilizzare una combinazione di metriche qualitative e quantitative per monitorare il progresso dei loro progetti.

Le metriche quantitative possono fornire informazioni preziose sul tempo, i costi e la produttività, che possono essere fattori chiave per il successo di un progetto.

Alcune metriche quantitative comuni per i progetti aziendali includono:

Tempo:

• Tempo di sviluppo: il tempo necessario per completare il progetto
• Tempo di consegna: il tempo necessario per consegnare il prodotto o servizio finale al cliente
• Tempo di ciclo: il tempo necessario per completare un’attività o un processo

Costi:

• Costi totali: il costo totale del progetto
• Costi di sviluppo: i costi associati alla creazione del prodotto o servizio finale
• Costi di distribuzione: i costi associati alla distribuzione del prodotto o servizio finale al cliente

Qualità:

• Numero di errori: il numero di errori rilevati nel prodotto o servizio finale
• Conformità agli standard: la misura in cui il prodotto o servizio finale soddisfa gli standard stabiliti
• Soddisfazione dei clienti: il grado di soddisfazione dei clienti con il prodotto o servizio finale

Produttività:

• Output per unità di tempo: la quantità di lavoro completata in un’unità di tempo
• Efficienza: la misura in cui le risorse vengono utilizzate in modo efficace
• Efficacia: la misura in cui gli obiettivi vengono raggiunti

Queste sono solo alcune delle molte metriche quantitative che possono essere utilizzate per monitorare i progetti aziendali. I project manager dovrebbero scegliere le metriche più appropriate per il loro progetto specifico.

5. Metriche di team e comunicazione

Le metriche di team e comunicazione sono indicatori specifici utilizzati per valutare e monitorare l’efficacia, l’efficienza e la qualità delle interazioni e delle dinamiche all’interno di un team, nonché la qualità e l’efficacia della comunicazione tra i membri del team e con gli stakeholder esterni.

Queste metriche sono fondamentali per garantire che un team lavori in modo coeso e che le informazioni vengano condivise in modo chiaro e tempestivo.

Alcune di queste possono essere:

• Moralità del team: un team motivato e soddisfatto è più produttivo. Monitorare la moralità può aiutare a identificare e risolvere problemi prima che diventino gravi.
• Efficienza della comunicazione: la comunicazione è la chiave in ogni progetto. Se le informazioni non fluiscono correttamente, possono sorgere incomprensioni e ritardi.

Best practice per monitorare i progetti aziendali

Oltre agli strumenti e alle metriche menzionati, ci sono altre strategie e pratiche che i project manager possono adottare per avere i progetti aziendali sotto controllo:

• Revisioni regolari: programma revisioni periodiche del progetto per valutare l’andamento rispetto agli obiettivi stabiliti. Questo aiuta a identificare tempestivamente eventuali scostamenti e a prendere le misure correttive necessarie.
• Stakeholder engagement: mantieni una comunicazione aperta e regolare con tutti gli stakeholder del progetto. Comprendere le loro aspettative e preoccupazioni può aiutare a prevenire problemi futuri.
• Gestione dei rischi: identifica i potenziali rischi all’inizio del progetto e sviluppa piani di mitigazione. Monitora regolarmente questi rischi e adatta i piani di mitigazione di conseguenza.
• Formazione del team: assicurati che il tuo team abbia le competenze e la formazione necessarie per eseguire il progetto con successo. La formazione continua può aiutare a colmare eventuali lacune nelle competenze.
• Uso di metodologie agili: l’adozione di metodologie agili, come Scrum o Kanban, può aiutare a gestire meglio i progetti, permettendo una maggiore flessibilità e adattabilità ai cambiamenti.
• Documentazione completa: mantieni una documentazione dettagliata di tutte le fasi del progetto. Questo non solo aiuta nella tracciabilità, ma serve anche come riferimento per progetti futuri.
• Feedback continuo: incoraggia il feedback continuo da parte del team e degli stakeholder. Questo può fornire preziose informazioni su ciò che sta funzionando e ciò che potrebbe richiedere modifiche.
• Uso di strumenti di collaborazione: strumenti di project management come Twproject, possono facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, garantendo che tutti siano sulla stessa pagina.
• Bilanciamento del carico di lavoro: monitora il carico di lavoro di ogni membro del team per assicurarti che nessuno sia sovraccarico. Distribuire equamente il lavoro può prevenire ritardi e problemi di qualità.
• Valutazioni post-progetto: al termine di ogni progetto, conduci una valutazione post-progetto per discutere ciò che ha funzionato, ciò che non ha funzionato e le lezioni apprese. Questo può fornire intuizioni preziose per migliorare la gestione dei progetti futuri.

Progetti aziendali: tutto sotto controllo con Twproject

Twproject è un software di gestione dei progetti che consente di tenere sotto controllo ogni tipo di progetto, indipendentemente dalla loro grandezza e complessità.

Il software offre una serie di funzionalità che sono essenziali per il successo di qualsiasi progetto, utili per la raccolta e l’analisi dei dati, l’identificazione delle deviazioni e l’adozione di provvedimenti correttivi.

Ecco come è possibile utilizzare Twproject per monitorare i progetti:

• Diagramma di Gantt: Twproject offre un diagramma di Gantt interattivo che visualizza la pianificazione del progetto in termini di attività, dipendenze e scadenze. Questo strumento permette di avere una visione chiara dell’andamento del progetto e di apportare modifiche in tempo reale.
• Kanban board: per chi preferisce un approccio agile, Twproject offre una Kanban board che permette di visualizzare e gestire le attività in diverse fasi, facilitando il monitoraggio del progresso e l’identificazione di eventuali colli di bottiglia.
• Timesheet: il software consente di monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività dai membri del team. Questo aiuta a garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che il progetto rimanga entro il budget previsto.
• Dashboard e report: Twproject offre una serie di dashboard e report personalizzabili che forniscono una panoramica del progetto, compresi i progressi, le risorse utilizzate, i costi e altri KPI importanti.
• Notifiche e allarmi: ricevi notifiche in tempo reale su eventuali problemi, ritardi o cambiamenti nel progetto. Questo ti permette di intervenire tempestivamente e di prendere decisioni informate.
• Gestione delle risorse: utilizza la vista interattiva del carico di lavoro e della pianificazione per monitorare l’allocazione delle risorse. Identifica rapidamente chi è sovraccarico o sottoutilizzato e aggiusta il tiro.
• Accesso mobile: la piattaforma mobile di Twproject ti permette di monitorare i tuoi progetti in movimento. Puoi accedere ai dati, ricevere aggiornamenti e prendere decisioni ovunque tu sia.
• Gestione documentale: oltre a monitorare le attività e le risorse, Twproject ti permette di tenere traccia di tutti i documenti associati al progetto. Puoi accedere rapidamente a specifiche versioni, bloccare file e organizzare i documenti in modo efficiente.
• Supporto agile: il software consente di monitorare le attività, idee, bug e funzionalità all’interno dei tuoi progetti, garantendo che tutto rimanga allineato agli obiettivi del progetto.

 

Incorporando queste funzionalità e strumenti, Twproject fornisce una soluzione completa per monitorare efficacemente i progetti aziendali, garantendo che rimangano sulla giusta strada e raggiungano gli obiettivi prefissati.