La differenza tra Progetto e Processo può non apparire così evidente e, di fatto, persone confondono spesso i progetti con i processi.
Qualcuno potrebbe sostenere che si tratti solamente di una questione di semantica e che chiamarlo progetto piuttosto che processo non cambi poi molto.
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In effetti, ci sono alcune aree in cui progetti e processi possono sovrapporsi (motivo per cui scaturisce la confusione). Esiste, però, anche una differenza sostanziale che impatta direttamente sul modo in cui si gestiscono le attività nell’uno o nell’altro caso.
Progetto vs. processo: la definizione
Una definizione riconosciuta è che:
i progetti riguardano azioni mai fatte prima, mentre i processi sono azioni che si fanno ripetutamente.
Un progetto riguarda la creazione di qualcosa di nuovo o l’implementazione di un cambiamento. Diversamente un processo ha lo scopo di creare valore eseguendo ripetutamente un’attività.
In un progetto, gli obiettivi e i piani possono essere modificati dagli stakeholder. I processi, invece, sono procedure stabilite per il lavoro in corso e possono essere modificati, generalmente, solo con pianificazione e investimenti.
In effetti, con qualsiasi processo che abbia un impatto significativo su un business, è idealmente necessario un progetto per cambiare quel processo.
Un progetto è temporaneo in quanto ha un inizio e una fine nel tempo definiti, e quindi un ambito e risorse definiti.
Inoltre, un progetto è unico in quanto non è un’operazione di routine, ma un insieme specifico di operazioni progettate per raggiungere un obiettivo singolare.
I progetti sono destinati a creare cambiamenti.
Dall’altro lato, i processi sono progettati per resistere al cambiamento perché stabiliscono un flusso di lavoro ripetibile ed eseguibile.
Progetto vs. processo: i punti in comune
Sia i processi che i progetti mirano ad ottenere qualcosa attraverso una sequenza di attività pianificate.
Entrambi hanno in genere bisogno di team e risorse che possano eseguirli.
Inoltre, possono coesistere, come nel caso in cui le persone lavorano sui processi e hanno un progetto in movimento.
Progetto vs. processo: le differenze
Va comunque sottolineato che tra progetti e processi esiste una differenza significativa: la frequenza con cui si ripete l’attività.
I progetti sono infatti una tantum, anche se esistono casi in cui i progetti diventano ripetibili.
In questa situazione, se il progetto diventa ripetitivo, si trasforma in un processo.
I processi sono infatti ripetibili e creano valore producendo un dato output su richiesta.
Il fatto che le attività vengano ripetute significa che è possibile ammortizzare efficacemente lo sforzo di pianificazione grazie alle molte ripetizioni.
Nel caso invece di un progetto, pianificato una volta, lo sforzo deve essere ripagato dall’esito dell’unica volta in cui si esegue.
Quando si gestisce un progetto, gran parte dello sforzo va nella pianificazione iniziale. Dopo questo step, lo sforzo si focalizza nel controllare che il tutto venga svolto secondo i piani.
Il processo funziona diversamente. È possibile infatti rivedere il risultato da un processo e imparare da esso. E’ possibile, altresì, apportare modifiche al processo ed è possibile sperimentare e vedere cosa funziona e cosa no.
Lo “sforzo di gestione” è meno focalizzato a mantenere le cose in pista ed è piuttosto orientato ad imparare come ottimizzare il processo, appunto.
Esiste quindi questa grande differenza in merito allo “sforzo di gestione” nei progetti e nei processi.
Ulteriori differenze tra processo e progetto
Oltre a questo, i progetti e i processi sono supervisionati in modo diverso, rendendo la maggior parte degli strumenti incompatibili con la gestione di entrambi.
I progetti sono supervisionati da un’autorità principale, di solito indicata come project manager, che guida il progetto verso il suo obiettivo.
I processi sono invece gestiti da tutte le persone coinvolte nelle operazioni in corso che si riferiscono a quel determinato flusso di lavoro. In altre parole, sono azioni quotidiane che sono formalizzate con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la produttività complessive.
Il project management è una metodologia consolidata per la gestione e l’esecuzione delle modifiche all’interno di un’organizzazione.
È interessante notare che la stessa gestione del progetto è un processo definito e ripetibile. In definitiva, tutto il lavoro implica un processo e la gestione del progetto non è diversa.
La corretta gestione del progetto procede secondo principi e procedure ben definiti per gestire i cambiamenti organizzativi e le nuove iniziative per una conclusione positiva.
Si tratta semplicemente di un processo molto specifico e attentamente progettato che per essere ripetuto ed eseguito ogni volta che l’azienda apporta un cambiamento importante e sta facendo qualcosa di nuovo per la prima volta.
Il processo di implementazione di queste modifiche è chiamato gestione del progetto e ogni modifica deve essere gestita come un progetto.
Progetti, progetti e Twproject
Tutto quello detto sinora evidenzia come ci siano diversi motivi per estendere la gestione progetti con i processi; spesso progetti o processi sono presentati come alternativi per le esigenze organizzative del team.
Con Twproject puoi ottenere vantaggi da entrambi, in una soluzione integrata.
Sicuramente ti sarà capitato di ripetere nel tempo alcuni progetti dell’azienda e di standardizzarli a tal punto da essere eletti a “processi aziendali”.
Nel nostro software puoi trovare la soluzione a questa situazione…. E a tante altre!
In Twproject, lo strumento integrato per la gestione dei processi aziendali amplia notevolmente la possibilità di modellazione in relazione con l’albero di progetto. Ne migliora l’usabilità anche per casi d’uso complessi, mantenendo l’organizzazione basata sul progetto.
Nei nostri incontri con i clienti spesso presentiamo due modi per modellare i loro processi aziendali:
- con i progetti, mirato a dare una struttura minima per lavorare e raccogliere una quantità massima di feedback, worklog, etc.,
- usando modelli di processi aziendali, che sono flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono più rigidi ma più accurati. Sono più complessi da pianificare ma spesso più facili per l’utente finale, che deve solo dire “procedi” sui suoi task quando è il caso.
In conclusione, possiamo dire che non c’è differenza di importanza tra un progetto e un processo. Ognuno infatti svolge un ruolo importante nel raggiungimento di obiettivi all’interno di un’organizzazione ed è necessario assicurarsi di utilizzarli entrambi in modo appropriato.
I processi sono le procedure continue e ripetute che aiutano a raggiungere gli obiettivi di business, mentre i progetti sono i modi per modificare i processi, lanciare nuovi prodotti, o in altro modo apportare cambiamenti all’interno dell’organizzazione in modo da portare avanti gli obiettivi in modi nuovi.
Conoscevi giá prima la differenza fra un progetto ed un processo? Ci sono ulteriori differenze che consideri rilevanti? Dacci la tua opinione.
